שנה לאחר שהיא הוציאה מדריך באשר לסמכויות הפיקוח שלה בתחום מניעת '
הלבנת הון ומימון טרור'
1 פרסמה בחודשים האחרונים הרשות הבנקאות האירופית (EBA) טיוטת הנחיה המגדירה את 'המשימות והאחריות של קציני הציות בהלבנת הון (AML) ואיסור מימון טרור (CTF). טיוטת ההנחיה
2, מתייחסת לראשונה באופן מקיף, למערך הציות של 'הלבנת הון ומימון טרור' במוסדות פיננסים הפועלים באיחוד האירופי
3.
ההנחיה קובעת כיצד על קציני ציות לפעול בתחום זה, מהן המשימות והאחריות שלהן בתחום 'הלבנת הון ומימון טרור' וכיצד עליהם לפעול בארגון ולקיים אינטראקציה בכל רמות הארגון/קבוצה (לרבות סדרי דיווח). להלן תמצית הפרק העוסק בקצין הציות:
1. קצין ציות ייעודי ל-AML/CFT (להלן - "קצין ציות ייעודי")
גופים במגזר הפיננסי, להוציא סוחרים (traders) יחידים או גוף קטן המעסיק מספר מצומצם מאוד של עובדים, צריכים למנות קצין ציות ייעודי לנושא 'הלבנת הון ומימון טרור' (AML/CFT) (להלן - "קצין ציות ייעודי"). גוף שיחליט שלא למנות קצין ציות נפרד ל-AML/CFT, צריך לנמק ולתעד את החלטתו, כאשר החלטתו זו צריכה להתייחס ל: (א) מאפייני הגוף (כגון פיזור ג"ג, בסיס לקוחות, ערוצי הפצה, סוגי שירותים/מוצרים) ורמת החשיפה לסיכונים הלבנת הון ומימון טרור; (ב) היקף פעילותו (כגון: מספר לקוחותיה מספר והיקף על עסקותיה); (ג) וצורת התאגדות/שליטה (לרבות האם הגוף הוא חלק מקבוצה).
2. המשימות והתפקידים של קצין הציות ל-AML/CFT
2.1. פיתוח מסגרת להערכת סיכונים
א. קצין הציות ייעודי צריך לפתח ולתחזק מסגרת אינטגרטיבית לניהול סיכוני 'הלבנת הון ומימון טרור' וזאת בהתאם להנחיות של EBA בנושא זה. כמו-כן קצין הציות ייעודי צריך לדווח להנהלה על התוצאות הפעילות ברמות הארגון שונות הנוגעת לסיכוני 'הלבנת הון ומימון טרור'.
ב. קצין ציות ייעודי צריך לייעץ ולהמליץ להנהלה על האמצעים שיש לנקוט כדי לצמצם סיכונים אלו.
ג. אין לבצע פעילות חדשה מבלי שהועמדו תחילה לקצין ציות ייעודי משאבים כדי לאפשר לו לנהל את הסיכונים הקשורים בכך ולהבטיח כי האמצעים לצמצום סיכונים שנקבעו מיושמים ביעילות.
2.2. הכנת מדיניות ונהלים
קצין הציות ייעודי צריך לוודא שהנהלה קבעה מדיניות ונהלים נאותים במקום, שהם מעודכנים ומיושמים ביעילות. על המדיניות ונהלי הארגון להתבסס ולהיות מתואמים לסיכוני 'הלבנת הון ומימון טרור' שזיהה הארגון. אשר על כן קצין הציות ייעודי צריך לכל הפחות:
א. להציע הצעות לגבי המדיניות והנהלים של 'הלבנת הון ומימון טרור' שיאומצו על-ידי הנהלה, כמו גם לגבי הבקרות והמערכות המיושמות בארגון.
ב. לוודא שמדיניות ונהלי הלבנת הון ומימון טרור נבדקים באופן קבוע ומועגנים בתהליך היכן שנחוץ;
ג. לייעץ להנהלה על הדרכים הראויות לטפל בדרישות משפטיות/רגולטוריות הנוגעות בסיכוני 'הלבנת הון ומימון טרור', ולהמליץ בפני הנהלה על הדרכים לתיקון הליקויים שזוהו, באמצעות ניטור או פעילות פיקוח.
המדיניות, הבקרות והנהלים הללו צריכים לכלול לפחות את הדברים הבאים:
א. מתודולוגיית הערכת סיכוני 'הלבנת הון ומימון טרור' בארגון (בכל הרמות);
ב. בדיקת נאותות לקוחות ותהליך קבלת לקוחות (במיוחד עבור לקוחות בסיכון גבוה);
ג. דיווח פנימי (ניתוח עסקות חריגות);
ד. שמירת תיעוד;
ה. הוראות לניטור סיכוני ציות בתחום הלבנת הון ומימון טרור.
2.3. לקוחות בסיכון גבוה
קצין הציות ייעודי צריך לייעץ להנהלה לפני קבלת החלטה סופית על קבלת לקוחות חדשים בסיכון גבוה או במקרים בהם החלטה על שינוי סיווג לקוחות קיימים שהם בחשיפה גבוהה לסיכונים, אלא אם כן הסמכות לאשר זאת מופקדות ישירות בידי קצין הציות היעודי.
2.4. ניטור
על קצין הציות הייעודי להיות אחראי לניטור מתמשך של יישום אמצעים, המדיניות, הבקרות והנהלים שאומצו על-ידי הנהלה כדי להבטיח עמידת הארגון בהתחייבויות בתחום 'הלבנת הון ומימון טרור'.
2.5. דיווח להנהלה
קצין הציות ייעודי צריך לייעץ, לגורם הבכיר בארגון האחראי על 'הלבנת הון ומימון טרור', על אמצעים שעל הארגון לנקוט כדי להבטיח ציות לחוקים, לכללים, לתקנות ולסטנדרטים, וכן לספק הערכה לגבי ההשפעה האפשרית של שינויים בסביבה חוקית או רגולטורית שיכולים להשפיע על פעילות הארגון ו/או על תוכנית האכיפה/הציות שלו.
2.6. דיווח על עסקות חשודות
א. קצין ציות ייעודי צריך להכיר ולהבין כיצד מערכת ניטור העסקות פועלת לזהות ולנהל סיכוני הלבנת הון ומימון טרור, לרבות שימוש בתרחישי what if ולבחן את אפקטיביות הצעדים ששנקטו (כגון נהלים לטיפול בהתראות). לצורך כך עליו לפעול לקבל דיווחים מכל גורם שהוא לרבות מעובדים, סוכנים או מפיצים של הארגון, וכן לקבל עותק מדוחות שהופקו על-ידי גורמים אחרים במגזר הפיננסי.
ב. קצין הציות הייעודי צריך להיות מסוגל להבטיח שדיווחים אלה יבחנו מיידית כדי להבטיח שביכולת הארגון לנקוט על אתר פעולות לצמצום הסיכונים ולהבטיח שהנושא ידווח בדחיפות הדרושה לגורמים הקשורים בתחום הטיפול בעבירות 'הלבנת הון/מימון טרור'.
2.7. הדרכה ומודעות
א. כדי להבטיח שקצין הציות הייעודי יהיה מסוגל לזהות ולדווח כראוי על 'הלבנת הון ומימון טרור', תוך בחינת ההשלכות והשפעות לכך הן ברמה האזורית/לאומית והן ברמה הבין לאומית שבה הארגון פועל, הוא נדרש לעבור מעת לעת הדרכות וסימולציות לניהול סיכוני 'הלבנת הון/מימון טרור'.
ב. קצין הציות הייעודי נדרש ליישם גישה מבוססת סיכונים כדי לצמצם ולנהל סיכונים אלו, וכן עליו לפעול לקידום אימוץ אתיקה בארגון.
ג. קצין הציות הייעודי צריך גם לוודא שנוהלי הדיווח הפנימיים בארגון יאומצו ויובאו לידיעת כל צוות העובדים, לרבות עובדים זמניים ועובדי מיקור חוץ.
ד. קצין הציות הייעודי צריך גם להעריך את צרכי ההדרכה ולהבטיח כי ניתנת הכשרה מספקת לעובדים בתחומים אלה.
ה. קצין הציות הייעודי צריך לפקח על ההכנה והיישום של תוכנית הכשרה מתמשכת בתחום הלבנת הון ומימון טרור.
3. סיכום והמלצות
אם כן הרגולטור האירופי ממשיך למקד את תשומת הלב של הגופים הפיננסים הפועלים בפיקוחו בתחומי 'הלבנת הון ומימון טרור', והפעם באמצעות קביעת הנחיה המפרטת את המשימות והתפקיד של קצין הציות, וכן של חברי דירקטוריון ומנהלים בכירים בהקשר לכך.
הנחיה זו גם קובעת שיש לקבוע קצין ציות ייעודי לתחומים אלה, וכן היא מגדירה את הדרך שיש לנקוט כדי להבטיח כינון ויישום של מדיניות ונהלים אפקטיביים בתחומי 'הלבנת הון ומימון טרור'. עוד קובעת הנחיה, כדי להבטיח שהגוף הפיננסי אכן מסוגל לנהל סיכוני ציות בתחומים אלה ולקבל החלטות מושכלות, איזה מידע צריך להיכלל בדוחות הפעילות של קציני הציות, וכיצד עליו לפעול כדי וכן להבטיח שסיכונים האלה יטופלו ביעילות. מדובר אם כן בהנחיה מקיפה שעם אישורה ופרסומה בגרסה הסופית תסייע מחד לקציני ציות ומאידך תיצור בהירות לגבי היקף האחריות ורמת הציפיות שבהם קציני הציות נדרשים לעמוד.
