המדור פעל בחדר מרתף במשרדי הסוכנות וכלל כרטיסיות המכילות אלפי שמות של אנשים המחפשים את קרוביהם. אמצעי התיוק היו פרימיטיביים יחסית אבל העובדים גילו מסירות וראו בעבודתם שליחות. מספר העובדים במדור בשנותיו הראשונות הסתכם בכמה עשרות. בגבור העלייה ומספר הפונים למדור, מספר העובדים הגיע אף ל-60.
לקראת סוף שנות החמישים ירד מספרם לחמישה. כתובת המדור הייתה אחידה במשך שנים: "המדור לחיפוש קרובים ת.ד 92 ירושלים". היו לו כאמור סניפים בתל אביב ובחיפה. בשנותיו הראשונות של המדור רוב ועיקר הפונים אליו היו ניצולי שואה שחיפשו את מכריהם שאבדו במהלך השואה ובתקופת מלחמת העולם השנייה.
בתחילה פורסמו בעיתונות היומית רשימות שמיות של פליטי שואה, של אנשים שחיפשו את קרוביהם אך מאחר שהרשימות הלכו וגדלו ולא היה ניתן להכניסן לשטח הקטן שהוקצה להם בעיתונות הוחלט בסוכנות להוציא לאור
עיתון מיוחד בשם "לקרוב ולרחוק" שכלל רשימות הניצולים, שמות עולים המגיעים לארץ ישראל, ורשימות פליטים המחפשים את קרוביהם. מחיר העיתון היה 35 מא"י.
באתר הארכיון הציוני, שכמה מהנתונים ופרטי המידע בכתבה זו מתבססים על המידע המופיע בו, יודעים לספר כי "העיתון "לקרוב ולרחוק", השמור בארכיון הציוני, יצא לאור מיולי 1945 ועד ספטמבר 1947. בסך-הכל פורסמו 63 גיליונות, שהכילו יותר מ-180,000 שמות של ניצולים.
לפי דיווחי המחלקה לחיפוש קרובים לקונגרס הציוני הכ"ב, בעקבות פעילות המדור נפגשו 30,000 מתושבי הארץ עם קרוביהם הפליטים ו-60,000 ניצולים באירופה יצרו קשר עם בני משפחתם בארץ.
בנוסף לעיתון "לקרוב ולרחוק" הופצו מטעם "המדור לחיפוש קרובים" חוברות מיוחדות בשם "פנקסי הניצולים" שכללו רשימה של עשרות אלפי ניצולים. החוברות הודפסו בהוצאת מסדה ונמכרו בקיוסקים לממכר עיתונים, בחנויות הספרים ועוד.
באתר ארכיון הציוני מספרים כי מספר שנים לאחר סיום המלחמה התמעטו הפניות למדור לחיפוש קרובים מצד ניצולי שואה ויושבי מחנות העקורים ופינו את מקומם לפניות של עולים חדשים, שביקשו למצוא קרובים ובני משפחה.
