הפקת אירועים לגיוס כספים הפכה לדבר נפוץ יותר ויותר בשנים האחרונות. דווקא היום, בזמן שהמשק נמצא בתקופה של האטה, כדאי יותר מתמיד למנהלי עמותות לארגן אירועי גיוס כספים. זוהי דרך מצוינת לגייס משאבים וכסף לארגון ולקבל חשיפה מירבית. יחד עם זאת, חשוב מאוד לתכנן בצורה קפדנית את כל מרכיבי האירוע הרלוונטיים על-מנת שהאירוע יוכתר כהצלחה. יישום הטיפים הללו יכולים להפוך כל אירוע לגיוס כספים למקצועי, לרציני ולאפקטיבי.
1. רצוי לתכנן את האירוע לפחות שלושה-ארבעה חודשים מראש, תכנון לוח זמנים מסודר ומאורגן הוא תנאי להצלחה. יש לכתוב בלוח הזמנים מה יתרחש בכל שבוע עד להשלמת ההכנות. ללא תכנון מדוקדק נמצא את עצמנו מופתעים ולא מוכנים לגבי מרכיבים רבים שלא נתנו דעתנו עליהם. יש לעבוד לפי רשימת מטלות מפורטת כשלכל מטרה יש להגדיר זמן להשלמתה.
2. גודל האולם הינו מרכיב משמעותי מאוד להצלחת האירוע. גודל החלל שבו יתרחש האירוע יגדיר לנו את גודל האירוע וסיכויי הצלחתנו. יש לחשב היטב את אפשרויותינו וסיכויינו להביא קהל. המקום צריך להכיל את כל המשתתפים אך גם אסור שייראה ריק וחסר באירוע עצמו.
3. חשוב לתכנן היטב את אופי האירוע, מיקומו ותוכנו, החלטה זו הינה גורלית להצלחה. כל ארגון חייב להתאים לעצמו את אופי האירוע ואת תוכנו המדויק. חשוב להימנע מערב עמוס מדי, ארוך מדי, שמורכב ממישמש של אמנים ונמשך בלי סוף. אורך אירוע אמנותי רצוי הוא כשעה וחצי.
4. הגברה, חניה, תאורה, אבטחה וסדרנים הם מרכיבים אשר עשויים להכשיל אירוע אם לא נתייחס אליהם בכובד ראש. יש לבדוק ביסודיות, שהמרכיבים הנ"ל מסודרים ומאורגנים. ללא חניה קלה, נגישה ומספיקה לכל הנוכחים לא נוכל להתחיל את האירוע בזמן. אמנים רבים התורמים בחינם את הופעתם לארגון שוכחים לציין שההובלה, התאורה, ההגברה והליווי שלהם אינו בחינם. יש לברר מבעוד מועד כמה בדיוק תשלמו על הנושאים הנ"ל.
5. מעורבות של חברות ועסקים באירוע היא כדאית מאוד. לחברות ולעסקים יש עניין רב לתרום לקהילה. בעזרת האירוע אנו יכולים לתת להם חשיפה, פרסום והוקרה. התרומות יזכו את נתוניהם בפרסום, בציון שמם בהזמנה או בחוברת מיוחדת שתופק לכבוד האירוע. רצוי להכין חוברת חסויות שבעזרתה ניתן יהיה לגייס כסף נוסף לאירוע דרך מכירת חסויות.
6. ארגון וניהול האירוע - יש להקים ועדה שתנהל את כל ההכנות. הוועדה צריכה להתכנס בכל שבועיים, לתכנן את הבאות ולבדוק שכל המטלות התבצעו. מכירת הכרטיסים תנוהל בצורה מקצועית ורצינית. הצורה הטובה והנוחה ביותר היא לפזר את הכרטיסים בין מנהלי מכירת כרטיסים כאשר כל אחד מהם מקבל מכסת כרטיסים למכור.
7. כדאי מאוד להקפיד בבחירתו של מנחה האירוע. הוא צריך להיות מקצועי ויעשה את עבודתו בצורה רצינית. כמו-כן, הוא חייב ללמוד היטב את הארגון, תוכן האירוע, קהל היעד, אופי האירוע, שמות המשתתפים ולוח זמנים.
8. רצוי לחלק באירוע את הדוח השנתי של הארגון. לדוח השנתי יש ערך חשוב והוא משאיר רושם רב, הדוח ייתן אינפורמציה על פעילות העמותה והצלחות הארגון.
9. שלב הברכות לאירוע צריך להיות קצר, ענייני ופרופורציונאלי לאורך האירוע. רצוי להראות סרט המשקף את פעילות הארגון. ניתן להעלות לבמה את אחד מצרכני העמותה, דבר אשר יכול לקרב את אורחי האירוע לעמותה.
10. הפקת תקציב רציני ומקיף הוא תנאי להצלחת האירוע. יש להכין חודשים אחדים לפני האירוע צפי מדויק של הוצאות מול הכנסות. ההוצאות חייבות להקיף את כל המרכיבים, וצפי ההכנסות צריך להיות מדויק. הכנת תקציב מדויק עשוי לחסוך לכם עוגמת נפש ולבחון האם האירוע משתלם ויסתיים ברווח נאה.
11. אירוע לגיוס כספים יכול לציין יום הולדת לארגון או נושא אחר אשר ישקף ציון דרך או הישג לעמותה, רצוי להגדיר צורך אשר לשמו אנו מפיקים את האירוע. תורמים אוהבים בדרך כלל לתת כסף למשהו מוגדר ולהתחבר לדבר מוחשי.
12. יש לשלוח מכתבי תודה חמים לכל אלה שנטלו חלק בהפקה. לעיתים אפשר לפרסם מודעה בעיתון ולהודות לחברות שתרמו להצלחה ולתורמים הגדולים.
