החלטת לפתוח עסק. רכשת ניסיון רב ועכשיו אתה רוצה להתרחב בעזרת צוות עובדים. אתה מקווה שהם יעשו את מה שאתה עשית בתחילת הדרך, אלא ש... הם פשוט לא קולטים את הדברים וזה גוזל ממך זמן יקר.
הנה דוגמה: עסק בשלבי התרחבות. בעל העסק, מומחה בתחומו, החליט להתרחב ולהתמקד יותר בניהול ופיקוח על העבודה, ולכן שכר עובדים, שיבצעו את הפעולות המקצועיות במקומו. במקרה הספציפי שלו, העובדים מרוחקים מהמשרד ועושים את העבודה אצל הלקוחות, ולכן הוא מנהל אותם בעיקר דרך הטלפון. במהלך בדיקה שנעשתה במשך שבועיים, נראה שחלה ירידה חדה בכמות הצעות המחיר שהוא הוציא ובכמות הפגישות שלו עם לקוחות חדשים. באותה בדיקה גם הסתבר שמכיוון שבעל העסק הרגיש מודאג מהביצועים של העובדים החדשים בשטח, הוא נמנע מלסגור מכירות נוספות. לדבריו, הוא הרגיש מתוסכל מכך שהעובדים לא מצליחים לקלוט הוראות פשוטות וגורמים לו לבזבז זמן על הסברים חוזרים, למרות שהוא כבר הסביר להם מה לעשות בטלפון. זה אילץ אותו לנסוע ללקוחות בעצמו, לטפל בדברים וכן הלאה.
אין ספק שיש צדק בדבריו, ואכן זה יכול להיות מתסכל מאוד להכשיר עובדים ולנהל אותם. אבל אפשר להשתמש בקיצור דרך שאותו ניתן לחלק ל"שלב 1" ול-"שלב 2":
1. בדרך כלל אדם שמקים פעילות חדשה עושה פעולות רבות בכוחות עצמו. כך הוא לומד את הדברים על בשרו ועם הזמן הופך למומחה. בשלב זה, כאשר אותו אדם מנהל את עצמו - זה נקרא "שלב 1".
2. לאחר מכן, הוא מביא אנשים נוספים ומעביר להם חונכות והכשרה. כעת הם עדיין לא מוכנים לקחת שליטה כל אחד על תפקידו. בעל העסק עצמו נמצא ב-"שלב 1", משום שהוא עדיין עושה את הדברים בכוחות עצמו.
3. במידה שהאדם מבצע את ההכשרה בצורה טובה, העובדים יתחילו להשתפר. בהדרגה מגיע מצב בו הוא פועל אך ורק כמנהל והעובדים יכולים לבצע את העבודה ברמה סבירה (שאמורה להמשיך ולהשתפר) - כעת הוא עובר ל-"שלב 2", ויכול להרחיב את תחום הפעילות האישית שלו.
במילים אחרות, מנהל לא יכול להתנתק מביצוע העבודה כל עוד הצוות שלו לא עבר הכשרה נאותה, ולא מסוגל לעבוד בכוחות עצמו - וגם אחרי ההכשרה הוא חייב להישאר זמין, ולוודא שהם ממשיכים להשתפר. זה אומר שאם שכרתם עכשיו מזכירה חדשה, זה לא מספיק להראות לה איפה השולחן והטלפון וארון התיוק. אין שום סיבה להתעצבן עליה אם היא לא מבינה בכוחות עצמה איך לעבוד - זאת האחריות שלכם להכשיר אותה. אין שום סיבה להתעצבן על איש המכירות כי הוא לא מכר בחודש הראשון בחצי מיליון - זאת האחריות שלכם להכשיר אותו. ובהחלט אין שום סיבה להתעצבן או לאבד את הסבלנות עם אף עובד אחר, כל עוד לא הכשרתם אותו כהלכה ולא נתתם לו הזדמנות לצפות בכם בעבודה, וללמוד מכם מה עושים.
צריך להראות לעובדים איפה הם עובדים, מה כלי העבודה שלהם, איך משתמשים בכלי העבודה, איפה שמים את הדברים בסוף יום, איך מדווחים לכם מה בוצע ומה לא בוצע, איך פותרים בעיות, מתי, איך ואיפה וכולי.
הכשרה והדרכה של צוות הן חלק בלתי נפרד מתפקידו של מנהל. זה תהליך, אבל זה תהליך מתגמל מאוד כי ברגע שהעובד קלט את המסר והתחיל לתפקד היטב, אתה מרוויח בגדול.
