רשות ניירות ערך מפרסמת מעת לעת התראות סיכון, על-מנת להביא לציבור מידע על אופן פעולתה. זו הזדמנות יקרה מפז כדי לבחון מה עומד במוקד תשומת הלב של אחד מהרגולטורים המשפיעים ביותר, שהחלטותיו יכולות לגעת גם בחברות דואליות.
ב-19.11.2020 פרסם
1 המשרד לבדיקות ציות וחקירות (OCIE) ברשות לניירות ערך האמריקנית (SEC) התראת סיכון (Risk Alert) בנושא ציות, המצביעה על בעיות במערך הציות של תאגידים ציבוריים (חברות השקעה). התראת סיכון זו נועדה להדגיש עבור חברות אלה את סיכונים והנקודות הרגישות שהרשות איתרה והיא מתמקדת בהם בחקירותיה, ולאפשר בכך למנהלים להעריך את האפקטיביות של מערך הציות. בנוסף, התראת סיכון זו מצביעה על דרכים בהם יש לנקוט כדי להבטיח את צמצום הסיכונים הקיים בתחום זה.
הליקויים והחולשות במערך הציות שזוהו על-ידי OCIE
להלן דוגמאות לחסרים ולחולשות הבולטות שזוהו על-ידי צוות חוקרי ה-OCIE ביחס למערך הציות:
1. העדר משאבים הולמים לקצין הציות
צוות ה-OCIE מצא כי קציני ציות בחברות (השקעה) לא הקדישו משאבים נאותים, כגון טכנולוגיית מידע, הכשרה וכוח אדם, כדי לפקח באופן אפקטיבי על תוכניות הציות. להלן מספר דוגמאות:
- הטלת תפקידים ותחומי אחריות נוספים על קציני ציות מנע מהם מלהקדיש זמן למילוי אחריותם כקציני הציות.
- העדר משאבים מספקים לניהול תוכנית הציות - ה-OCIE בחן את אופן התפקוד של קציני ציות ומצא כי הם לא מקדישים משאבים מספקים כגון העדר הכשרות, להם ולצוות שלהם, כדי לעמוד בנדרש.
- חברות גדלו משמעותית בגודל ו/או במורכבותם, בעוד שיחידת הציות נותרה כפי שהיא, או שלא העמידו לרשותה טכנולוגיית מידע מספקת, דבר שהוביל לכשלים ביישום מדיניות ונהלי הציות.
2. סמכות שניתנה לקציני ציות אינה מספקת
צוות ה-OCIE מצא מקרים בהם היקף הסמכויות והגדרת העבודה שנתנו לקציני ציות אינם מאפשרים להם לפתח ולאכוף מדיניות ונהלי ציות, לדוגמה:
- מנהלים הגבילו את הגישה של קציני הציות למידע קריטי, כגון דוחות חריגים מסחריים והסכמי ייעוץ עם לקוחות מפתח.
- קיום אינטראקציה מוגבלת של הנהלה הבכירה עם קציני הציות, דבר המביא לכך שקצין הציות נחשף לידע מוגבל על הנהלת החברה, על האסטרטגיה שלה ועל העסקות ופעילות העסקית.
- אי-קיום התייעצות עם קצין הציות בכל הנוגע לעניינים שיש להם השלכות אפשריות על ציות.
3. ליקויים בדיווח
צוות OCIE מצא מקרים בהם עובדים לא הצליחו להוכיח שהם אכן ביצעו סקירה שנתית או שהביקורות השנתיות שנערכו על-ידי קציני ציות לא הצליחו לזהות בעיות ציות או רגולציה משמעותיות.
4. יישום פעולות הנדרשות על-פי מדיניות ונהלים בכתב
צוות OCIE מצא מקרים בהם עובדים לא ביצעו פעולות הנדרשות על-ידי מדיניות ונהלי ציות. לדוגמא:
- חברות לא הכשירו את עובדיהם.
- לא יישומו נהלי ציות בנושא סחר מניות, פרסום, ניגוד עניינים, אי-גילוי נאות ודרישות אחרות.
- יישמו רשימות תיוג בנושא ציות ותהליכים אחרים, כולל בדיקת חישובי עמלות ובדיקת תוכנית המשכיות עסקית.
- לא ערכו סקירת חשבונות לקוחות, למשל, כדי להעריך, בין היתר, את עמידה ביעדי השקעה, על בסיס תקופתי או על-פי לוח זמנים שנקבע במדיניות.
5. מדיניות ונהלי ציות עדכנים
הצוות מצא מקרים בהם מדיניות ונהלי הציות הכילו מידע מיושן או לא מדויק, ואף נהלים הכוללים מידע חלקי ו/או לא רלוונטי.
6. שמירה או קביעה של מדיניות ונהלים כתובים
צוות OCIE מצא כאמור מקרים בהם יועצים לא קיימו מדיניות ונהלים בכתב או שלא הצליחו לקבוע, ליישם, או להתאים כראוי מדיניות ונהלים כתובים שבכוחם למנוע הפרות חוק. למשל נמצאו מקרים בהם עובדים טענו כי הם מסתמכים על תהליכים אד הוק לא פורמליים, במקום לפעול בהתאם למדיניות ונהלים כתובים. כך מצא ה-OCIE ליקויים ו/או חולשות של יישום או התאמה של מדיניות ונהלי ציות בתחומים רבים המפורטים בהנחיה.
סיכום
ממצאים אלה אם כן מעלים שלוש מסקנות עיקריות, והן:
א. קציני הציות חייבים להיות בעלי ידע ובקיאות בנוגע לחוק החל.
ב. הנהלות בכירות צריכות להעצים את קציני הציות, להעניק להם את מלוא האחריות והסמכות לפיתוח מדיניות ונהלים בארגון ולפעול לאכיפתם.
ג. קציני הציות חייבים להיות בעלי מעמד ארגוני, ובעלי סמכות מספקים, על-מנת שהם יוכלו לחייב ולאכוף את המדיניות ונהלי הציות על עובדים בארגון.
חשוב לציין כי, לאור החשיבות שמייחס הרגולטור לקציני הציות, שבאה לידי ביטוי גם בהיקף הביקורת המבוצעות, ה-OCIE נכנס לפעולה גם כאשר נקטים צעדים נגד קציני ציות, בייחוד לאחר דיווחים על התנהגות חשודה או שאלה העלו דגלים אדומים בנושאים של אי-ציות, או כאשר הם מפוטרים כשעירים לעזאזל בגין ביצועי ציות לקויים, המובילים להטלת קנסות ולעונשים אחרים על הארגון והנהלת.
אשר על כן חשוב שמקבלי החלטות ייקחו בחשבון את חשיפתם לסיכוני רגולציה בבואם לקבל החלטות באשר להיקף המשאבים שהם בוחרים להעמיד לרשות קצין הציות, וכן באשר לשילוב קציני הציות וחיזוק מעמדם בתרבות הארגונית. מאידך-גיסא, על קציני הציות רובצת האחריות להתריע בפני המנהלים גם על מצבים בהם היקף המטלות האחרות המוטלות עליהם, או היקף המשאבים העומדים לרשותם, אינו מאפשר להם למלא את תפקידם. גם בישראל חשוב שמסר זה יופנם.
