תוכנת ההשאלה החדשה של יד שרה היא אחת משלושת הפרויקטים המצטיינים למיחשוב לשנת 2009. כך החליטה ועדת הפרסים של לשכת מנתחי מערכות בישראל. הפרס ניתן לפרויקטים גדולים בעלי חשיבות ציבורית המשקפים חדשנות מקצועית וניהולית, תרומה לארגון ולשיפור השירות. פרס מיוחד על הישג זה, יינתן ליד שרה במסגרת יום העיון השנתי של חברי לשכת מנתחי מערכות שיתקיים מחר בכפר המכביה.
השאלת ציוד רפואי-שיקומי הוא שירות הליבה של יד שרה. בשנה האחרונה השאילו המתנדבים יותר מ-250,000 פריטי ציוד רפואי-שקומי ללא תמורה ביותר מ-100 סניפים ברחבי הארץ. התוכנה החדשה החליפה מערכת בת 20 שנה והיא מיישמת את תפיסת יד שרה "הלקוח במרכז" עם שירות One Stop Shop בסניף. הפרויקט כלל מחשוב מלוא התהליכים, קישור בין סניפים, ניהול מלאי מרכזי של ציוד ואספקה לרחבי הארץ, שיפור וייעול תשתיות מיחשוב סניפי, שדרוג חדר המחשב והקמת מאגר CRM מרכזי. מימוש המערכת חייב מציאת פתרונות יצירתיים תוך שימוש בכוח-אדם קיים וללא גיוס עובדים נוספים. מערכת ההשאלה החדשה פותחה בטכנולוגיה מתקדמת בסביבת
מיקרוסופט.
בימים אלו התוכנה החדשה מוטמעת באלפי משתמשי קצה, רובם אנשים מבוגרים המתנדבים בחלקיות משרה בהשאלת ציוד רפואי בעשרות סניפי יד שרה ברחבי הארץ. מאמצים רבים הושקעו ביישום תפישת הנדסת אנוש המותאמת גם למשתמשים חסרי אוריינטציה מיחשובית. זאת, על-מנת שיוכלו להפעיל את המערכת בצורה פשוטה. תהליך מורכב זה חייב הכנה וכנון רב במטרה לגשר על פני דורות של פערים דיגיטליים.
לתוכנה החדשה יתרונות רבים ללקוח ולניהול מערכת ההשאלה ביד שרה. מסביר משה לדרמן, מנהל אגף השאלה ביד שרה: "בעקבות הטמעת המערכת החדשה ניתן יהיה לדעת בכל רגע נתון אלו מכשירים קיימים בכל סניף. כך שאם אדם פונה לאחד הסניפים והמכשיר המבוקש חסר, המתנדב יוכל לאתר סניף קרוב בו המכשיר נמצא ולשמור אותו עבורו. כמו-כן, ניתן יהיה להעלות את כל הפניות הקודמות של הפונה ולהציע לו אפשרויות סיוע רבות יותר. התוכנה החדשה תאפשר לנו במטה גם להפיק דוחות ונתונים שישמשו אותנו ככלי בקרה ומדידה לשיפור ניהול מלאי הציוד הרפואי ותכנון רכש מושכל יותר בהתאם לצרכים בסניפים".
אירית חצרונוב, מנהלת האגף המיחשוב ביד שרה: "הושקעו בתוכנה החדשה אלפי שעות אפיון מפורט שהתבסס על ניסיון מצטבר של שנים רבות ועל ראיונות עם מנהלי סניפים ומתנדבי השאלה. מערכת ההשאלה עברה מהפכה של ממש. לכל מכשיר יש מספר בר-קוד וכל המידע הנחוץ מרוכז ונגיש. המערכת החדשה נותנת מענה יעיל ופשוט, חוסכת זמן לפונים וכסף ליד שרה. זו הרגשה נפלאה לדעת שהחתירה למצויינות זוכה להכרה".
שלמה לוברבום, מנכ"ל יד שרה: "המערכת החדשה היא צעד משמעותי בשיפור השירות ללקוח בעבודה עם צוות מלם-תים הרגשנו שהם נותנים ליד שרה את הלב והנשמה ושאין זה 'עוד פרויקט' עבורם. עם זאת חשוב לזכור, כי התוכנה החדשה היא רק כלי משמעותי לשיפור השירות. מאור פנים ותשומת הלב האישית של המתנדבים לכל פונה הם הדבר החשוב ביותר".
