חותמת עסקית נחשבת לאחד הפריטים המשרדיים החיוניים ביותר בחיי העסק והיא זו שמאגדת תחתיה את כל פרטי העסק במקום אחד, מסייעת לטיפול והניהול השוטף של מסמכי הארגון, משדרת רשמיות ומקצועיות טובה יותר ולפעמים עשויה לחסוך לא מעט זמן ומשאבים נוספים. אז מי צריך אותה ואיך בוחרים את סוג החותמת?
עדן חותמות עם מה שלא ידעתם על הפריט הקטן בעל החשיבות הגדולה:
תיעוד, סיווג ורשמיות מסמכים
חותמות מלוות אותנו מאז ומעולם. הן נחשבו לדרך החיתום המקובלת בקרב מלכים ושליטים, לסימון טריטוריאלי בקרב כובשים שסיפחו אליהם שטחים והשליטו בהם פיקוח ומנהגים רשמיים חדשים ובימינו גם לדרך שבה מסיימים את החוזה או ההסכם ומעניקים לו תוקף רשמי ולעיתים גם חוקי.
למעשה, חותמת העסק היא כלי חיוני ביותר בכל ארגון שיש בו התנהלות מסוימת עם מסמכים מסוגים שונים. היא מאפשרת לבעלי העסק לחתום על כל מסמך במהירות ולתעד את פרטיו המופיעים על משטח החותמת (למשל מספר הח.פ, כתובת, טלפון וכן הלאה), לבדל בין אנשים שזכאים לקבל את המסמך לעיון ובין אנשים שאין להם הרשאת צפייה מתאימה (חותמות "מסווג", "חשאי" או "סודי ביותר") ואף להעניק לבית העסק תדמית רשמית ויוקרתית ככל שמעורבות במסמכים מטעמו חותמות מעוצבות וייחודיות.
ניהול, פיקוח ובקרה
לרוב החותמת מאוחסנת אצל בעלי העסק, אך היא תוכל להישמר גם אצל עובדים מטעמו. היא מספקת שליטה ובקרה יעילים מאחר שניתן להחיל לגביה מדיניות מיוחדת. למשל - רק מסמך שנחתם על-ידי המנכ"ל יוכל לצאת החוצה, או רק חוזה שמכיל חתימה מהווה מסמך תקין וקביל ולא טיוטה כלשהי. בנוסף, עסקים רבים זקוקים לחותמת שתעניק אישור למסמכים מסוימים כמו חשבוניות, הסכמי עבודה, צ'קים, תעודות משלוח ועוד. החותמת משקפת הן ללקוחות, הן לעובדים והן לספקים מקצועיות מקסימלית ומאפשרת להם להבין את הפעילות ההיררכית והבקרה המבוצעת ברמה המשרדית.
חובה על-פי חוק
ישנם עסקים המחויבים לעבודה עם חותמת על-פי החוק, מאחר שהחותמת הבלעדית שלהם מהווה אישור למקוריות המסמך ולעובדה כי הופק על-ידי גורם רשמי. תחומים אלו לרוב הם רפואה ועריכת דין ובהם החותמת מחויבת לכללי ייצור חשובים, כמו החובה שיופיע עליה מספר הרישיון של הרופא (מ.ר) או מספר הח.פ של משרד עורכי הדין. כמו-כן, רשויות המדינה מחויבות לחתום כל מסמך בחותמת "נתקבל" ולהפיק חותמת מטעמן על מסמכי פנים כמו תעודות לידה ונישואין, אישור תושב, דרכונים ועוד.
סוגי חותמות לרכישה
הזמנת חותמת צריכה לכלול בתוכה גם את היבט החיתום בפועל כך שיתאים לצרכי הארגון במלואם. לשם כך, יש לבחור את סוג החותמת המתאימה מבין כמה אפשרויות:
חותמת קפיצית - הנפוצות שגלופתן עשויה גומי או פולימר ובעת הלחיצה מסתובבות ונלחצות כלפי הנייר עצמו.
חותמת לייזר (פלאש) - חותמות מהדור המתקדם, המציעות הדפסה בלייזר. הגלופה מחוברת לכרית הדיו (מבוסס שמן) וכך בעת החיתום יש ללחוץ על החותמת כך שהכרית תילחץ מטה. חותמות אלו מספקות רמת דיוק מצוינת לטווח של עשרות אלפי חתימות.
חותמת גומי - היא רשמית יותר למראה וכוללת ידית עץ ומראה עגול, מה שמתכתב עם הצורך לחיתום מטעמים אסתטיים (למשל על מארזים שונים) אבל גם הצורך ברשמיות מיוחדת.
קיימות בשוק הרחב סוגי חותמות רבות. אנו ממליצים להתרשם מהמלאי וההיצע הקיימים בכל חנות המספקת חותמות ולבחור את זו שהכי תתאים לכם לעבודה חלקה ולדרישות הארגוניות.
