"ועדת היגוי בינמשרדית למפגשי רכבת" קיבלה באופן רשלני ובלתי תקין את ההחלטה המאשרת הקמת מפגש המסילה ברבדים. ההחלטה התקבלה על-ידי נציגי הגופים המרכיבים ועדה זו: נציגי רכבת ישראל, נציג משרד התחבורה, נציג השלטון המקומי ועוד. סיכום ההחלטה תועד במכתב מיום 11.12.03 ששוגר אל הגורמים הנוגעים בדבר.
במפגש זה אירעה ביום 21.6.05 תאונה קטלנית בין רכבת למשאית. על-פי הדוח, נהרגו שני נהגים ועוד חמישה מנוסעי הרכבת. בנוסף נפצעו קשה 46 מנוסעי הרכבת ו-202 מהנוסעים נפצעו קל.
ממסמכים שהגיעו ל-Nfc עולה, כי למרות רגישות הנושא, ולמרות החובה לקיים דיון ולשקול כדבעי האם יש מקום להקים מפגש מסילה ובאילו תנאים, חברי הוועדה לא קיימו ביניהם כלל וכלל דיון בנושא. השיחות עם חברי הוועדה התקיימו על-ידי הנהלת מזכירת הוועדה וגורמים נוספים, בתקופה שכיהן המנכ"ל הקודם, יוסי שניר. הנהלת הרכבת אישרה בתגובה, כי אכן - אישור ההחלטה נעשה בטלפון. נמסר עוד, כי הפרטים הובאו גם בפני ועדת החקירה שמינה שר התחבורה מאיר שטרית.
במסמך שהגיע ל-Nfc נקבע מפורשות: "סיכום דיון... שנערך באמצעות התייעצות טלפונית בין התאריכים 26.11.2003-11.12.2003". הוצג כאמור "סיכום דיון", למרות שלא נערך כלל וכלל דיון מסודר, שבו יוכלו חברי ועדת ההיגוי לומר את דברם ולהעלות הסתייגויות מקצועיות או אחרות.
ההצבעה באופן זה, בטלפון, נומקה ב"סיכום דיון": "בשל דחיפות הנושא שלהלן הוחלט, לקבל החלטה מיידית, שלא באמצעות כינוסה הרגיל של הוועדה הבינמשרדית למפגשי מסילה-דרך".
כפי שהתגלה גם על-ידי ועדת החקירה שהוקמה ביוזמת שר התחבורה, מאיר שטרית, באותו סיכום הוחלט כי מפגש המסילה יבוטל לאחר שחברת כביש חוצה ישראל תקים במקום מעבר תת-קרקעי ("נחת תמנה"). יחד עם זאת נקבע: "והיה והמעבר העילי לא יבוצע, תוך שנה מיום אישור הוועדה, תתקין על חשבונה חברת כביש חוצה ישראל מחסום אוטומטי במפגש".
כידוע, למרות שחלפה יותר משנה מעת סיכום הדברים (מדצמבר 2003), לא הוקם מעבר תת-קרקעי ולא בוטל מעבר המסילה שהוקם בשטח חקלאי רגיש.
מסמך ההחלטה בוועדת ההיגוי (11.12.03):