לקוחות אשר ישתמשו בגרסה הבאה של Microsoft Office, הגרסה הידועה בשם הקוד "12", יוכלו ליהנות מיכולת שיתוף מסמכים על-ידי האפשרות לשמור קבצים בפורמט הפתוח PDF, ישירות מתוך יישומי Office כמו: Word, Excel, PowerPoint, InfoPath, OneNote, Access וכד'.
יישומי Office 12 יאפשרו למשתמשים לייצר מסמכים בפורמט PDF ללא צורך בתוספי צד שלישי, או כל תוכנה אחרת. במקום לשלוח פקס, או להדפיס ולשלוח כעותק פיזי בדואר, משתמשים יוכלו כעת לשמור עותקים של מסמכים בפורמט PDF ולהפיץ אותו בדואר אלקטרוני "לקריאה בלבד" כעותק זהה להדפסה של המסמך המקורי.
התמיכה ב-PDF באופיס 12, לעומת זאת, לא תכלול יכולות DRM של Adobe או מערכת סיסמאות.
הוספת יכולת זו באה כמענה ישיר לדרישות הלקוחות. על-פי החברה, כל חודש מגיעות למיקרוסופט באמצעות מערכת התמיכה Office Online כ-120,000 פניות של לקוחות ברחבי העולם בבקשה ליכולת שמירת מסמכים בפורמט PDF.
הלקוחות מבקשים תמיכה בפורמט אשר יאפשר להם להציג מסמכים המייצגים את ה"דף המודפס" הסופי, ואשר ניתן לצפות בהם בריבוי פלטפורמות, גם אם לנמען אין את Microsoft Office.
פורמט PDF נפוץ ומקובל בעולם לשיתוף מסמכים במצבים בהם הכותב אינו מעוניין שהקורא יוכל לשנותם בקלות, או כאשר אין צורך לערוך עוד את המסמך. השילוב של יכולת שמירה בפורמט PDF באמצעות התמיכה שתהיה ב-Office 12, מאפשרת לעשות זאת בקלות.
התמיכה ב-PDF מתווספת לתמיכה בפורמט הפתוח של XML (פורמט ברירת המחדל לשמירת מסמכים ב-Office 12) וממשיכה את המגמה של הרחבת התמיכה בפורמטים פתוחים בחבילות Office במהלך השנים.
השילוב של תמיכה מובנית ב-XML אשר תאפשר תאימות ויכולת העברה של מסמכים בין מערכות שונות והתמיכה ב-PDF, מספק לעובדי המידע בארגונים כלים וסביבת עבודה הרחבה והעשירה ביותר לשיתוף ועבודה על מסמכים.
