כל מנהל מכירות מתכנן לגבש צוות מכירות איכותי ויעיל ובסתר לבו מקווה שצוות זה ישאר עימו לעד, אולם אנו חיים בשוק חופשי ודינמי וכל עובד מחליף מקום עבודתו
מדי שנתיים בממוצע. צמיחת העסק או כניסה לתחומים חדשים, מחייבים את מנהל המכירות לגייס נציגי מכירות חדשים מדי מספר חודשים. בארגון גדול, מחלקת משאבי אנוש יכולה להיות לעזר בתהליך המיון. בארגון בינוני עד קטן, תוטל המשימה על כתפיו הרחבות של מנהל המכירות.
בשורות הבאות נלבן ונציג מספר "טיפים" וכללים, אשר יקלו על מנהל המכירות בתהליך המיון והגיוס וימקדו אותו, כדי שיצליח לבחור את נציג המכירות המתאים ביותר.
האם עדיף לגייס נציג מכירות מנוסה מתחום העיסוק שלנו? האפשרות הטובה ביותר היא לקלוט נציג מכירות שסיים עבודתו אצל המתחרה ובא לעבוד אצלך. תהליך ההדרכה של עובד כזה, בהשוואה לעובד שאינו מן התחום שלך יהיה קצר מאוד, כך שהוא יתן פרי במהרה. עובד מן התחום שלך עדיף במיוחד כאשר המוצרים הנמכרים מורכבים - למשל ריהוט משרדי או מוצרים כימיים - או כאשר נדרשת היכרות אישית של הקמעונאים בענף - כמו בחברות המזון, המשקאות והקוסמטיקה. כאן הוא גם יודע היכן נמצאים הלקוחות הפוטנציאליים.
אפשרות נוספת הינה גיוס עובד מנוסה, אך מענף אחר. אם תגייס נציג מכירות מיומן, שהועסק בארגון מהמובילים במשק וקיבל הכשרה איכותית במכירות ובאיתור לקוחות, הוא ידלג במהירות על לימוד תהליכי המכירה אותם הוא מכיר ויעבור חפיפה במוצרים הספציפיים שלך.
האפשרות השלישית, עדיפה כאשר אין ביכולתך לשלם שכר גבוה למוכרים ותיקים ומנוסים. אז תוכל לקלוט נציגי מכירות
לא מנוסים, אך בעלי פוטנציאל - בדרך כלל צעירים לאחר שירות צבאי או במקרים מסוימים לאחר סיום הלימודים האקדמיים - וללמד אותם אומנות המכירה והיכרות עם המוצר, בקבוצות בנות חמישה עד עשרה איש. לעיתים כדאי להשתמש בשירותי הדרכת - מכירות מקצועיים, אך אם קיים בארגון איש הדרכה או מנהל מכירות המיומן בהדרכה, תוכל לחסוך ממון רב ולהכשיר את נציגי המכירות בהשתלמות פרטנית או קבוצתית פנים-ארגונית.
לסיכום: יתרונם של נציגי מכירות שאינם מן התחום, שהם כמו "לוח חלק" ומוכנים לקלוט את שיטות העבודה שלך וליישמם. חסרונם בזמן ההכשרה הארוך יותר המתורגם לכסף ובשיטות העבודה שלהם הדורשות בחינה ומעקב שלך המנהל. סינון, מיון, ראיון והתמקדות בשיטת המשפך בשורות הבאות אציג עשרה כללי זהב לסינון ומיון מועמדים ולביצוע ראיונות ממוקדים ויעילים עמם. התהליך יוצר מעין "משפך" ובסופו תבחר את המועמד המתאים ביותר לתפקיד.
כלל ראשון מיין את קורות החיים. פרסמת מודעה בעיתון וקיבלת מאות דפי קורות חיים. עליך להגדיר לעצמך את פרופיל המועמד הרצוי: נסיונו התעסוקתי, השכלתו, מקום מגוריו, גילו, מצבו המשפחתי וכד' ולאתר בין המועמדים את עשרת המתאימים ביותר לפרופיל. אני נוהג לסמן במדגש ("מרקר") את השורות הרלוונטיות בקורות החיים של המועמדים ומשליך לפח פניות בנות שלושה עמודים ומעלה. (לעיתים אף קיבלתי חמישה ושחשה עמודים!)
כלל שני קבע חלון זמן לראיונות. לפי שיטת המשפך, מי שאינו יכול להגיע בחלון הזמן שקבעת, הפסיד את ההזדמנות. תכנן לכל מרואיין 20 דקות. רצוי מאוד לראיין את כל המועמדים בראיונות עוקבים, בפרק זמן שתואם רק לכך. מומלץ להשתמש בחדר הישיבות. כדי להקטין תדירות ההפרעות, אל תענה לטלפון ואל תאפשר כניסת עובדים ואורחים למשרדך. שמור על ריכוז. המיקוד במרואיין יקל עליך לקבל ההחלטות.
כלל שלישי אתה מוביל את הראיון. עליך, המראיין, להוביל את הראיון לכל אורכו
ולא להיות מובל. גלישת המועמד לכיוונים שאינך רוצה בהם תפגע במיקוד שלך.
כלל רביעי אל תתאר את התפקיד טרם יסיים המועמד את דבריו, שמא יתאים את תכונותיו לצרכיך. הגדר Agenda והתחל את הראיון בהקדמה קצרה, בה תפרט את העומד להתרחש: קודם המועמד יספר על עצמו ואחר כך תתאר אתה את התפקיד המוצע. אמור גם כי בכוונתך לבצע ראיון היכרות קצר וראשוני בן 20 דקות וכי המועמדים המתאימים יוזמנו לראיון נוסף.
כלל חמישי בחן הטיפול בהתנגדויות. אם המועמד נציג מכירות טוב, תווכח מיד כי הוא מוכר את עצמו היטב. בקש ממנו כי יתאר את חייו מהתיכון ועד תפקידו האחרון. חשוב לדעת באיזה תיכון למד, באיזה ישוב, מה עשה בצבא או בשירות הלאומי כדי להתרשם מאישיותו. אם מדובר בעובד מבוגר - בקש שיתאר רק את תפקידיו האחרונים או הדומים לתפקיד המוצע. כוון אותו לספר גם מדוע הפסיק עבודתו ואל תעצור אותו אם יבקר את מעסיקיו הקודמים ושקול אם אתה מעוניין לגייס עובד שמחר ישמיץ אותך. נסה להפריע לשטף דבריו על-ידי שאלות, כפי שהיית נוהג אם היית הלקוח והמועמד היה מציע לך דבר מה. בחן איך הוא מתמודד עם ה"הפרעות" וכיצד מטפל בהתנגדויות.
כלל שישי הצג את התפקיד ואת החברה שלך באופן חיובי. עשה זאת גם אם השתכנעת כי המועמד אינו מתאים. לאחר שהמועמד סיים דבריו, תן תאור קצר ומכירתי של התפקיד והארגון. אל תסתיר קשיים ואתגרים, אך הצג הכל ברוח אופטימית. זכור כי אתה צריך לשכנע את המועמד להצטרף לשורותיך ואף אם לא תרצה בו כעובד, בוודאי תזדקק לשגריר טוב של הארגון שלך או של המוצרים שלך.
כלל שביעי קבל הצהרת עניין מהמועמד. בסוף הראיון שאל: "האם התפקיד מתאים לך?" או "האם ברצונך להמשיך בתהליך?" לעולם אל תקדם את תהליך הגיוס עם מועמד שלא יתן תשובה ברורה וחד ערכית כי הוא
מעוניין במשרה. לא פעם בזבזתי זמן יקר על מועמד, שמלכתחילה לא רצה לעבוד אצלי אך המשיך בתהליך ופרש בדיוק כשקיבל ממני הצעה.
כלל שמיני בדוק ציפיות שכר. שאל ואל תציע. אל תרמוז אף כמה נהוג לשלם בארגון. כך תוכל לקבל גם אינדיקציה לשכר בשוק למשרה הספציפית, וגם לבחון רצינות המועמד. אל תכנע ל"פינג פונג" המקובל אלא עמוד על כך שיגדיר ציפיות שכרו. מועמדים שציפיותיהם הכספיות גבוהות או נמוכות משמעותית מהמקובל בשוק למשרה המוצעת אינם מתאימים לך!
כלל תשיעי רשום. במהלך כל הראיון
ר ש ו ם ! ! ! כל הזמן את הנאמר. אחרי שתמיין מספר רב של מועמדים, לא תזכור מי אמר מה ולא תוכל לבחור את הטובים באמת.
כלל עשירי סכם ההתרשמות. מיד עם יציאת המועמד מהחדר, ולפני שתקבל את המועמד הבא בתור, רשום על גבי קורות חייו במקום בולט, חוות דעתך המסכמת בת שתים-שלוש מלים. אני נוהג לרשום בראש הדף את החלטתי -
כן/לא/אולי - יחד עם תיאור בולט של המועמד - גבוה, מזוקן, בלונדי וכד'. טכניקה זו מקלה עלי להחליט בסוף היום את מי להעלות לשלב הבא.
השימוש בשיטת המשפך מותיר אותך בסוף התהליך עם המועמדים הטובים ביותר. בחרת בשלושה מועמדים מובילים. מה עכשיו? קיימות מספר אפשרויות: 1.
ראיון ע"י מנהל נוסף בארגון - יכול להיות בכיר ממך, המנהל הישיר המיועד של המועמד או גורם מקצועי בארגון - לצורך הצלבת מידע והחלפת רשמים. המראיין הנוסף חייב להיות כזה, שתרגיש חופשי להתלבט עימו ורצוי שיהיה בעל כושר אבחון.
2.
סדנת מיון. מאפשרת לך לקבל חוות דעת או לראות במו עיניך את תפקודם של המועמדים בתנאי מעבדה. הסימולציות, בהנחיית איש מקצוע, מדמות סיטואציות בחיי העסקים והמסחר ומאפשרות לך לבחור את המועמד הטוב ביותר. זכור כי החוויה המרתקת שאתה עובר כצופה בסדנה, היא חוויה קשה ומתסכלת למועמדים!
3.
מבחני אישיות. מבחנים פסיכולוגיים האמורים לנבא סיכוייו של המועמד להצליח בתפקיד המיועד. חסרונם בעלותם היקרה ובזמן הרב שהמועמד צריך להשקיע אך אלה עדיפים על הנזק שבבחירת עובד שאינו מתאים.
4.
אבחון גרפולוגי (כתב יד). דרך מהירה לנבא התאמת המועמד בתפקיד. האבחון מאפשר לאתר גם תכונות נוספות כגון יושר, אמינות, יכולת חברתית ומוטיבציה - תכונות שקשה לאבחן במבחני אישיות. כמעט שלא ניתן "להתכונן" לאבחון גרפולוגי ומחיר האבחונים הללו זול ממבחני האישיות ומסדנאות המיון ותהליך האבחון קצר ומהיר הרבה יותר.
5.
ריאיון ממליצים. קבל חוות דעת מאנשים שעבדו עם המועמד. אינני מאמין בהמלצות בכתב בהן כולם מושלמים. ריאיון ממליצים משלים את התמונה. דע לשאול את השאלות הנכונות והקשב היטב לניואנסים בתשובות. אני משתדל למקד את השאלות בספקות שעלו בראיון שביצעתי. לעיתים יש להתעקש ולחדד השאלות כדי לקבל תשובה מדויקת. קרה שחקרתי לעומק והתברר לי שהממליצה היא... אשתו של המועמד. שמחתי לשוחח עימה אך לא לכך התכוונתי. שיטה מומלצת שבחנתי לאחרונה - לבקש מהמועמד שמות של שלושה ממליצים: מנהל ישיר, עמית וכפיף. ראיון של שלושתם יתן תמונה מאוזנת של המועמד.
אל תקבל החלטה חשובה ויקרה על גיוס מועמד, על סמך אחת מהאפשרויות שלעיל בלבד. שילוב של 3-4 מהאפשרויות יהיה נכון ואחראי. אני מעדיף לשלב ראיון על-ידי שני מראיינים שונים, גרפולוגיה וקבלת המלצות. בחרת את נציג המכירות האופטימלי. עכשיו מתחילה העבודה הקשה: הכנת תוכנית הדרכה אישית, תיאום לו"ז לחפיפה והיכרות עם העובדים הותיקים בארגון. יש לתאם את עבודת הצוות עם "שחקן הרכש" החדש ואתה זה שצריך לאתר את החריקות ולהביא את הצוות לעבודה בהרמוניה. בהצלחה.
יישמת את אחד מהרעיונות? ברצונך להביע דעה? לשאול שאלה? אתה מוזמן לשלוח מייל ישירות אלי לכתובת שלעיל.