לא פעם אנו נתקלים בבעלי העסקים עם בעיית תזרים מזומנים הבטוחים שמדובר באסון נורא, ולהפך - יש כאלו שחושבים שאם יש להם תזרים מזומנים חיובי זה אומר שהמצב בעסק מצוין, שאפשר להשקיע, להתרחב ולבצע רכישות. עם זאת, כפי שנראה במאמר הבא, תזרים המזומנים הוא אומנם דבר חשוב המעיד במידת מה על מצבו הפיננסי של העסק, אך הוא בוודאי אינו הדבר החשוב ביותר ואינו אומר בהכרח שמצבו של העסק רע או טוב.
כמה מילים על תזרים מזומנים וחשיבותו תזרים המזומנים מביא הלכה למעשה את מצב החשבון העתידי ומצב ההתחייבויות לעומת הכנסות העסק. היתרון המרכזי של ניהול מוקפד של תזרים מזומנים הוא שניתן לראות את מצב חשבון הבנק קדימה לתקופה של מספר חודשים, כאשר עם התמונה המתקבלת אפשר לדעת בדיוק איפה עומדים ברמת הנזילות ומכאן ניתן להתנהל באופן יותר שקט, לבצע תכנון נכון ולקבל החלטות מושכלות. עם זאת, כפי שנראה בהמשך אין די בתזרים המזומנים לשם כך.
אין ספק שישנה חשיבות לניהול מוקפד של תזרים המזומנים. הדבר נכון לכל עסק ובוודאי למי שמסתמך אך ורק על דוחות רווח והפסד תקופתיים של רואה החשבון, שחלק נכבד מהכספים המוצגים בהם אינם מופיעים בתזרים למעשה, מה שעלול להוביל לטעויות קשות ולאי הבנות ולהוביל להסתכנות בחריגות ממסגרת האשראי, נטילה של הלוואות שלא דרושות להתפתחות וצמיחה, לצבירה של נקודות שחורות בבנק, ריביות חריגות נגררות, חובות שהולכים וגדלים וכן הלאה.
לפיכך, ניהול של תזרים מזומנים הוא יסוד להתנהלות פיננסית ריאלית וטובה, כאשר הכלי הבסיסי לניהול תזרים הוא דוח התזרים שמכינים בתוכנה ייעודית או בטבלת אקסל. אחרי שהדוח מוכן אפשר לראות בכל עת את המצב בבנק בחודשים הקרובים, וניתן לעדכן את הבנק בזמן לגבי חריגות צפויות ממסגרת האשראי. בנוסף, כאשר מאתרים חריגות צפויות אפשר לקבל מוטיבציה להגדלת המכירות, להתייעלות בהוצאות, לשים דגש על נושא גבייה מלקוחות שלא שילמו, ולפעילויות נוספות שתורמות להגדלת הרווחיות ולצמיחה. כמו-כן, הדוח מסייע להימנע מטעות חמורה של הערכת חסר של הוצאות לעומת הערכת יתר של הכנסות.
אז למה זה לא מספיק? לאחר שהבהרנו כי תזרים המזומנים הוא באמת כלי יסודי ובסיסי לניהול נכון של עסקים, יש גם צורך להסביר שאחרי הכל מדובר בכלי טכני שלא מראה באמת את מצב העסק. על-מנת לקבל תמונה מלאה ומקיפה יש להתבסס על דוחות כלכליים כלכליים שנבנים בתהליך של
ייעוץ עסקי המביאים מכלול של נתונים ריאלים, מדויקים ובזמן אמת, שרלוונטיים לניהול השוטף של העסק.
כאן בדיוק נכנסים לתמונה הדוחות שמפיק יועץ עסקי המלווה את העסק לאורך תקופה. לכאורה ניתן להסתמך גם על הדוחות של רואה החשבון אך הדוחות האלו לוקים בכמה חסרונות. הדוחות הכלכליים של מפיק היועץ העסקי מראים, בין היתר, רכישות חד-פעמיות, הלוואות ונתונים נוספים שבדוחות של רואה החשבון לא ניתן לראות. בנוסף לכך, הדוחות הכלכליים של היועץ העסקי מופקים פעם בחודש ללקוחות והוא גם נמצא עם היד על הדופק עבור הלקוח.
אם כן, נכון הדבר שחשוב שיהיה תזרים מזומנים חיובי עבור עבודה ותקשורת נכונה מול הבנק, תוך שמירה על דירוג האשראי, כמו גם בשביל לתכנן קדימה צעדים של נזילות, אבל במרבית המקרים תזרים מזומנים טוב או לא טוב עדיין אינו נותן תמונה שלמה ולא מעיד על מצב טוב או לא טוב של העסק. הדרך הנכונה לבדוק את מצב העסק ולהחליט החלטות פיננסיות וניהוליות היא להיות עם היד על הדופק, לבנות דוח רווח והפסד שכולל את כל ההכנסות וההוצאות האמיתיות כולל הלוואות ורכישה של ציוד בלי קשר לפחת של רואה החשבון.
בנוסף, יש לעשות זאת לא רק עבור העסק כולו אלה גם ברמה של קטגוריה, של מחלקה ושל פרויקט אם מדובר בעסק גדול. בצורה הזו אנו יכולים לאתר נקודות ספציפיות בעסק שבהן הרווחיות לא גבוהה או חלילה אפילו מפסידים בהן כסף, ומכאן לצאת קדימה לטיפול בבעיות שהתגלו.
האם אי-אפשר להסתפק בדוחות של רואה החשבון בעלי עסקים רבים סבורים, כי ניהול מוקפד של תזרים המזומנים, ביחד עם הדוחות שמנפיק רואה חשבון בכל חצי שנה, שנה או רבעון, מספיקים להתנהלות פיננסית מדויקת ותקינה. עם זאת, יש להבין כי הדוחות של רואה החשבון אומנם מביאים את הרווח הגולמי, התפעולי והנקי אבל בהחלט לא מביאים את כל התמונה.
כך למשל, דוח רווח והפסד של רואה החשבון יכול לספר לכם שההכנסות גבוהות יותר מעלויות הייצור, הקנייה והאספקה של השירותים והמוצרים, ושלאחר הפחתת הוצאות שוטפות כמו חשמל, שכירות ושיווק עדיין קיים רווח סביר. הבעיה היא שמדובר ברווחים שנמצאים רק על הנייר ולא תמיד מתבטאים בחשבון הבנק. סיבה אפשרית לכך היא שהדוח של רואה חשבון אומנם מתייחס למרבית הוצאות העסק בתקופה מסוימת אבל לא בהכרח לכלל ההתחייבויות הכספיות, כמו למשל החזר הקרן של הלוואות שנלקחו מהבנק.
בעיה נוספת היא שהדוחות הכספיים של רואה חשבון מראים כספים שאמורים היו להיכנס אבל למעשה לא הגיעו ליעדם עקב גבייה לא אפקטיבית. הדוח של רואה חשבון כולל את העסקות שעבורן הוצאתם חשבוניות אבל ללא קשר לכך שהתשלום עבר לחשבון הבנק בפועל. מעבר לכך בעלי עסקים רבים פשוט לא מבינים את הדוחות הכלכליים לעומקם, גם אם הם כבר מנסים להיכנס לעומק הנתונים, וקשה להם להוציא תמונה נכונה מהמספרים והטבלאות.
כאשר מחברים את מורכבות הדוחות לכך שהם לא תמיד מספקים תמונה מלאה, קצרה הדרך לבלבול לבלגן פיננסי, כאשר תזרים המזומנים הוא רק סימפטום של המצב ולא מבהיר את התמונה.
אז מה עושים? קודם כל מבינים שתזרים המזומנים הוא לא חזות הכל, אלא יותר כלי טכני שיכול להעיד במידה מסוימת על מצב העסק, אבל הוא אינו הדבר החשוב ביותר. שנית, צריך להבין שהדוחות הכספיים של רואה החשבון יכולים לעזור בהבנה של היבטים כלכליים שונים בעסק, אבל אין זה מתפקידו של רואה החשבון לחקור בצורה מעמיקה את דרכי ההתנהלות הפיננסיות, את ההכנסות וההוצאות שלכם. כמו-כן, הדוחות של רואה חשבון משקפים מצב שקפא בזמן לפני כמה חודשים ולא מעידים על מצב העסק כיום, לא מביאים את כל התמונה, יכולים לבלבל וגם לא מביאים את הסעיפים הרלוונטיים באמת לקבלת החלטות בשוטף.
מה שצריך לעשות הוא לפנות ליועץ עסקי בעל השכלה כלכלית אקדמית מקיפה אשר ילווה את העסק לאורך זמן. היועץ העסקי לומד את הדוחות הכלכליים הקיימים במקביל לפעילות העסק על היבטיה השונים, ומוציא מדי חודש דוחות כלכליים מדויקים האומרים בדיוק כמה העסק מרוויח, מאילו שירותים ומוצרים ואיפה נדרש שיפור. דוחות רווח והפסד שמופקים על-ידי היועץ העסקי בתכיפות גבוהה הם גם הרבה יותר נוחים להבנה, ומוסברים בגובה העיניים ובפירוט על-ידי היועץ העסקי. כך אפשר להבין בדיוק היכן הכסף נמצא, האם אתם מרוויחים או מפסידים, ואיפה נמצאות נקודות הכוח והתרופה שלכם מבחינה פיננסית. זוהי הדרך לקבלת תמונה מובנת, נכונה ובזמן אמת ועימה ניתן ליישר קו, לייצר סדר ולפעול באופן יעיל להגדלה של הרווחיות.
