להפיק אירוע, החל ממסיבת יום הולדת אישית ועד אירועי ענק עסקיים, זו לא משימה פשוטה כל-כך. מדובר בעבודה שדורשת השקעה, כוח אדם, תקציבים, והרבה מאוד מקצועיות בתחום. תכלס, אי-אפשר להקל ראש בחשיבות של כל הפקה איכותית לכל סוג אירוע. עם זאת, בהפקה של אירועים לחברות, יש אתגרים ספציפיים וייחודיים, שהופכים את המשימה לכזאת שלא ניתן לבצע ללא ליווי מקצועי איכותי ברמה הגבוהה ביותר. חשוב להכיר ולהבין בדיוק במה מדובר.
אירועי חברה הם אירועים שכיחים שמתקיימים בכל תחום עסקי בעולם המקצועי של הפקת אירועים, אירועי חברה תופסים נתח משמעותי וחשוב מאוד, לאורך כל השנה ובכל תחום עסקי. בין אם מדובר בחברות משפחתיות שרוצות לחגוג מאורע כזה או אחר או לשווק את עצמן לציבור קטן יחסית, ובין אם מדובר בחברות ענק שמשיקות מוצרים חדשים מדי רבעון - מתחמי האירועים מארחים מדי שבוע כמות נכבדה של אירועי חברה. לכל אירוע כזה יש מטרה וחזון, וכל אירוע כזה נושא אתגר לא קטן כלל וכלל. חשוב להכיר את האתגרים השונים בהפקה איכותית של אירועים לחברות, בכדי לדעת כיצד להתמודד עימם בצורה הנכונה ביותר.
מה הם האתגרים המשמעותיים ביותר בהפקת אירועים לחברות? ניתן לחלק את האתגרים המשמעותיים ביותר
בהפקת אירועים לחברות למספר קטגוריות, וזה המקום לפרט:
- תקציב: האתגר התקציבי הוא פרמטר שקיים בכל סוג של אירוע, עסקי או פרטי, אך באירועי חברה הוא בהחלט יכול להיות מורגש ביתר שאת. כל חברה שמעוניינת להפיק אירוע, מעמידה לטובת העניין תקציב, ובמקרים רבים הגמישות התקציבית מוגבלת למדי. ככל שהעסק עבורו מפיקים את האירוע הוא קטן יותר עם יכולות פיננסיות צנועות יחסית - כך תהיינה גם המגבלות התקציביות, ולהפך. לכן, הפקת האירוע דורשת תיאום ציפיות של המפיק עם החברה, ויצירתיות תקציבית בבחירת מקום, במשא-ומתן עם ספקים ועוד.
- תשומת לב לפרטים: כל הפקה של אירוע דורשת תשומת לב לפרטים, אבל כשמדובר באירוע עסקי, חשוב להבין שכל פרט שאינו במקום יכול לשדר מסר מוטעה או בלתי רצוי על החברה שמפיקה את האירוע. המסרים שעוברים באירוע, העיצוב, הנראות - כל פרט באירוע מהווה מראה של פני החברה, וחשוב לתת עליו את הדעת ולא לעשות טעויות.
- דגשי לקוח: כשחברה מקיימת אירוע עסקי, למוביליה ככל הנראה יש חזון מאוד ספציפי על איך האירוע הזה צריך להיראות ומה יהיה או לא יהיה בו. הדגשים הללו הם קריטיים, אך לא תמיד ברי השגה. חשוב גם כאן לבצע תיאום ציפיות קפדני מאוד בין מי שמפיק את האירוע למי שהאירוע מופק עבורו.
- חוויית המוזמנים: סביר להניח שלכל אחד מאיתנו יצא להיות באירוע עסקי כזה או אחר, ולא תמיד זו חוויה מלהיבה כל-כך מהצד המוזמן. למעשה, עצם יצירת נוכחות גבוהה באירוע עסקי היא לא תמיד משימה פשוטה - האירועים מתקיימים בשעות אחר-הצהריים והערב, ולא כולם ששים להשתתף במשהו שקשור לעבודה מעבר לשעות העבודה. לכן, חשוב מאוד לחשוב על החוויה של המוזמן ולשדרג אותה ככל הניתן ביצירתיות ובחשיבה מחוץ לקופסה.
איך עומדים באתגרים האלה? פונים למי שמתמחה בתחום כמו שהתחלנו ואמרנו, הפקת אירועים היא לא משימה שניתן לבצע בלי סיוע מקצועי בתחום. אם אתם צריכים להפיק אירוע לחברה שלכם או לחברה בה אתם עובדים, כדאי לכם מאוד לפנות לחברה הפקה שמתמחה באירועים מהסוג הזה. כך תוכלו להימנע מהטעויות השכיחות בתחום, וליהנות מהפקת אירוע ברמה גבוהה שתואם לכל הדרישות והציפיות שלכם.
