הדוח כולל נתונים עדכניים של עובדים במשרות תקניות בשרות המדינה נכון ל-31.12.2008 ומדגיש את השינויים שחלו בשנים האחרונות (השוואה לשנת 2007 ולשנת 2006).
ע"פ המתכונת שסוכמה בשנים קודמות ומתוך מטרה למקד את הדיון בקידום נשים בדרגות העליונות, גם בדוח הנוכחי הוחלט לשים דגש על ניתוח הייצוג ההולם ומצב קידום הנשים בשלוש וארבע הרמות העליונות בדרוגים השונים הקיימים בשרות המדינה (לאורך הניתוח
מוצגים בחלק ניכר מהתרשימים שעורי הנשים בדרגות 1 עד 3 ו-1 עד 4 - טווחים אלו מייצגים את שעור הנשים בשלוש וארבע הדרגות העליונות בהתאמה).
הצגת נתונים של משרד לפי דרגות אינה משקפת בהכרח את הדרגים מבחינת היררכיה ובכירות ארגונית. קיימת בעיית השוואה בין הדרוגים השונים לדוגמא: השוואה בין הדרגה העליונה של דירוג המח"ר לדרגה העליונה של דירוג האחיות.
הלוחות מציגים את התפלגות כל העובדים במשרות תקניות מאוישות, בשרות המדינה באופן כללי ובאופן פרטני לגבי המשרדים והיחידות. כך למשל , כשמופיע "דרגה עליונה" הכוונה היא לחתך הדרגות העליונות המאוישות בכל הדרוגים , באותו אופן לגבי "דרגה שנייה"
פירושה חתך של הדרגות השניות המאוישות בכל הדרוגים.
כמעט כלל הנתונים מתייחסים לדרגות של משרות בתקן של העובד/ת ולא לדרגת השכר בפועל, פרט לנתונים הבאים: א. חוזה בכירים ב. דרוג טכנאים (בשל טווח הדרגות הרחב במיוחד בתקן פתוח). יש לציין שבשל תיקון זה שבוצע בדרוג טכנאים,בסקר האחרון, ניתן
2004 בלבד. - היה לבצע השוואה לאחור לשנים 2007.
בסעיף נתוני הדרוגים (סעיף ג) נבחרו מספר דרוגים בולטים לצורך הניתוח : מנהלי, מח"ר, מהנדסים , טכנאים, משפטנים, פרקליטים, עובדים סוציאליים, רופאים ואחיות.
הנתונים המופיעים בלוחות כוללים מספרים מוחלטים ואחוזים , על-מנת לספק תמונת מצב מלאה יותר. יש לשים לב שבד"כ מספר העובדים בדרגות העליונות הוא קטן, לכן יש להתייחס לשינויים לאורך השנים ולהשוואות השונות בזהירות.
במטרה להציג מגמות, יפורטו בדוח השינויים בהשוואה לשנים 2006 ו- 2007. בחלק מהניתוחים תוצג השוואה גם לשנים מוקדמות יותר. בסיכומי שנים קודמות, נכללו נתוני כל עובדי המחקר בדרגה העליונה של כל דירוג. בדוח זה פוצלו נתוני עובדי המחקר בין 3 הדרגות העליונות (בהתאם לדרגתם). פיצול זה בוצע בדוח
הנוכחי ובקודם גם לגבי נתוני שנים קודמות (כך שלא עולה בעיית השוואה נתונים לשנים קודמות). יחד עם זאת, תיקון זה עשוי ליצור פערים קלים בנתונים בהשוואה לדוחות מסוכמים שהופצו בשנת 2005.
הנתונים הגולמיים הופקו על-ידי יוסי אבן פז מיחידת המיכון בנציבות שירות המדינה ועל כך נתונה תודתנו לו.
דוח זה הוכן בהנחיתם של יעקב ברגר, המשנה לנציב שירות המדינה ועו"ד טלילה שחל רוזנפלד, הממונה על קידום ושילוב נשים בשירות המדינה.