המתלונן ביקש ממינהל מקרקעי ישראל היתר לביצוע עסקה במקרקעין שהוא חוכר מהמינהל. ב-17.8.06 שלח לו המינהל מכתב בדואר רשום (להלן - המכתב), ובו צוין כי לצורך אישור העסקה הוא נדרש לשלם דמי חכירה מהוונים בסך 57,660 ש"ח בתוספת מע"מ, שהם 31% מערך הקרקע. במכתב נאמר כי אם יודיע המתלונן בתוך 14 יום שתנאי העסקה שפורטו במכתב מקובלים עליו, תועבר העסקה לאישור הנהלת המינהל, ואם לא יעשה כן, יסיק המינהל שהוא אינו מעוניין בביצוע העסקה.
המתלונן סר לסניף הדואר לקבלת המכתב ב-31.8.06, וב-11.9.06 הוא בא למשרדי המינהל וחתם על מסמך המביע את הסכמתו לביצוע העסקה. הוא התבקש להגיש למינהל מסמכים נוספים, והגישם כעבור יומיים.
ואולם לאחר זמן מה הודיע המינהל למתלונן כי לא יבצע את העסקה בתנאים שפורטו במכתב, מאחר שהמתלונן הודיע על הסכמתו לתנאי העסקה לאחר חלוף 14 יום ממשלוח המכתב, ובינתיים החליט המינהל לגבות עבור היתר לביצוע עסקות מסוג העסקה המבוקשת דמי חכירה מהוונים בשיעור של 91% משווי הקרקע; ולפיכך, יהיה על המתלונן לשלם כ-169,200 ש"ח לשם קבלת ההיתר.
המינהל הסביר לנציבות כי את מניין 14 הימים שהוקצו למתלונן להסכים לעסקה יש למנות מיום משלוח המכתב ולא מהיום שהמכתב הגיע לידיו. המינהל הדגיש כי המתלונן לא דאג לקבל את המכתב הרשום מיד כשקיבל ב-23.8.06 את ההודעה הראשונה בדבר דואר רשום שנשלח אליו, אלא התייצב בסניף הדואר רק ב-31.8.06, בעקבות הזמנה שנייה שנשלחה אליו.
ואולם הנציבות הסבה את תשומת הלב של המינהל לכך שבמכתב לא צוין במפורש מתי מתחיל מניין 14 הימים האמורים, ומכל מקום, המינהל צריך לקחת בחשבון את האפשרות שמי שקיבל הודעה על מכתב רשום ייקח אותו מסניף הדואר לקראת סוף פרק הזמן שהדואר מקצה לקבלתו, במיוחד כשאין באפשרותו לדעת שנקבעה במכתב מגבלה של 14 ימים למתן תשובה. יתר על כן, לאחר שהמתלונן הודיע למינהל על הסכמתו לביצוע העסקה בתנאים שפורטו במכתב, הוא התבקש למסור מסמכים נוספים בלי שנאמר לו אז שהוא כבר איחר את המועד למתן הסכמתו.
בעקבות התערבות הנציבות, ולאחר שהמינהל שקל בדבר, הוא החליט לאפשר למתלונן לבצע את העסקה תמורת שיעור דמי החכירה שנקבע במכתב.
המינהל גם הודיע לנציבות כי על-מנת למנוע חוסר בהירות ותקלות בעתיד, הוא החליט לתקן את נוסח מכתביו בעניין זה, ולציין בהם במפורש כי על החוכר להודיע על הסכמתו לתנאים המוצעים בתוך פרק זמן שיתחיל בתאריך המכתב, וכי פרק הזמן למשלוח ההודעה על ההסכמה יוארך מ-14 יום ל-30 יום.
