לביא טיימטק, מקבוצת תים, סיימה את פרויקט התקנת מערכת ניהול זמן עבודה במכבי שירותי בריאות. המערכת המרכזית שהותקנה תספק להנהלת הקופה מרמת המטה עד רמת היחידות כלי בקרה, ניהול ושליטה על נוכחות העובדים, זכאויות לתשלומים הנובעים מנוכחות העובד בפועל ופעילויות מזכות שכר שבוצעו על ידו . היקף הפרויקט כמיליון שקל.
מכבי שירותי בריאות פרוסה במאות אתרים ברחבי המדינה ומספקת שירותי רפואה לכ-1,600,000 חברי הקופה המהווים כ-24% מהאוכלוסיה בישראל. הקופה מעסיקה כ-6500 עובדים שכירים הפזורים באתריה השונים ברחבי הארץ.
במסגרת הפרויקט סיפקה חברת לביא מערכת מתקדמת מרכזית המותקנת על שרת AS/400 מולו עובדים כלל אתרי החברה (מעל כ- 200 מתקנים המפוזרים גיאוגרפית). במערכת שולבו מנגנונים ייחודיים אשר נדרשו על-ידי הקופה והנובעים מאופי עיסוקה.
המערכת מאפשרת לכל גורם מורשה לראות את נתוני הנוכחות / היעדרות של העובדים על-פי הרשאתו. המערכת מאפשרת עבודה בממשק חלונאי מלא או במסכי AS/400 על-פי החלטת הקופה.
במסגרת הפרויקט בוצעה הסבה של הנתונים ההיסטורים של כ: 25,000 עובדים כך שמנהלי המערכת יכולים להמשיך את עבודתם השוטפת . המערכת ממומשקת למערכת כ"א, שכר ושעוני הדיווח של הקופה.
במסגרת המערכת מנוהלים הסכמי הנוכחות ויתרות ההיעדרות של כלל קבוצות העובדים במכבי (לדוגמא: מנהלים בכירים, עובדי מינהל, רופאים, מטפלים פרא-רפואיים, עובדים המשולמים על-פי דווח וכו'), כאשר במסגרת הפרויקט בוצעה הסבה ופישוט של המערכת קיימת שבה הוקמו בעבר אלפי הסכמי עבודה אישיים למערכת חדשה שבו הוגדרו עשרות הסכמי אב בלבד על-פי מגזרי העובדים והסכמי העבודה.
יעילות הארגון מתבטאת בכך שכל תוספות הנוכחות משולמות על-פי ביצוע בפועל (למשל: תוספות פיצול או שעות נוספות) ולא על-פי תוספות גלובאליות להסכם. בדרך זו העובדים מתוגמלים ישירות על נוכחות שבוצעה על ידם וקיימת נכונות וגמישות למילוי מקום עובדים חסרים, או עבודה בשעות לא שגרתיות במוקדי חירום."
עופר זיינפלד סגן מנהל או"ש ומרכז הפרויקט במכבי מסכם ציין, כי "הצלחת הפרויקט נובעת מהובלתו על-ידי משתמשי המפתח במח' משאבי אנוש אשר הגדירו בתחילת הפרויקט כי מטרתם העיקרית לפשט את סיבוכיות מערכת הנוכחות הקודמת ולהפכה לידידותית למתאמות כ"א ולציבור העובדים. לאחר החלפת המערכת הפך התהליך של הקמת הסכם עבודה במערכת הנוכחות למיידי ומהיר, תוך ביצוע בדיקות בקרה נדרשות".
כמות הפניות של של עובדי הארגון לבירורים מול משאבי אנוש ירדה באופן משמעותי לאחר יישום שיפורים בדוחות ותהליכי חישוב הנוכחות.
הפרויקט נמשך כ- 9 חודשים תוך עמידה בתקציב שנקבע, כאשר חצי מהתקופה הוקדשה לאיפיון יסודי של הצרכים ותכנון מוקדם של נושא השינויים והסבות ההסכמים. הטמעת המערכת החדשה ארכה חודש אחד בלבד ובסיומה הוחלפה המערכת בלילה אחד ללא צורך בהקלדה כפולה ל-2 מערכות".