הכנה, תמצית, ניהול זמן - לקחים שמשנים את הדרך שאתה מנהל ישיבות ישיבות הן אחד הכלים הניהוליים הנפוצים ביותר, אבל גם אחד המאתגרים ביותר לניהול נכון. כמעט כל מנהל מוצא את עצמו מקיים אותן דרך קבע, וכל עובד משתתף בהן בשלב כזה או אחר של הקריירה. למרות זאת, מעט מדי אנשים עוצרים לשאול איך לנהל ישיבה בצורה אפקטיבית באמת. התוצאה מוכרת: ישיבות שנמשכות יותר מדי, מתפזרות לנושאים שוליים, מסתיימות בלי החלטות ברורות - ומשאירות את המשתתפים עם תחושה שאפשר היה לסכם הכל במייל. אורי עצמון, שותף מנהל ומנהל פיתוח עסקי ב-Namor Group, מתייחס לנושא הזה מזווית ייחודית. במהלך למעלה מ-25 שנות ניסיון בניהול עסקות, משא-ומתן וניהול משברים, הוא ניהל ישיבות עם בנקאים, קבלנים, משקיעים ורשויות מקומיות. לפי מחקר שפורסם ב-Harvard Business Review, מנהלים בכירים מקדישים כ-23 שעות בשבוע לישיבות - ורובם מרגישים שלפחות מחצין מהן לא אפקטיביות. עצמון מציע שלושה עקרונות ששינו את הדרך שבה הוא מנהל פגישות - עקרונות שרלוונטיים לכל מנהל.

עקרון 1: הכנה היא 80% מהישיבה

“כשאתה נכנס לישיבה עם אנשים ברמה גבוהה, אתה חייב להגיע מוכן יותר מהם”, אומר עצמון. “בישיבות שלי אני מכין תיק עם הנקודות הקריטיות שאני רוצה להשיג - וגם את מה שאני מוכן לתת כדי לקבל. כל עשר דקות נכנס מישהו חדש לדיון. אתה חייב לדעת מה כל אחד מהם צריך, ולהגיע עם תשובות מגובשות - ולא עם גישה של בוא נראה מה יקרה.” העיקרון הזה רלוונטי בכל סוג ישיבה, אבל במיוחד בעסקות נדל”ן. כשנכנסים למשא-ומתן על נכס בשווי מאות מיליונים, אין מקום לאילתור. מבחינת עצמון, הכנה מוקדמת היא תנאי בסיסי: להבין מראש מה חשוב להשיג, היכן אפשר להתגמש, ואיך לנהל את הפגישה בצורה מדויקת ותכליתית.

עקרון 2: תקשיב לפני שתדבר

העקרון השני, לדברי עצמון, הוא אולי המשמעותי מביניהם - והכי פחות אינטואיטיבי. “רוב המנהלים נכנסים לישיבה עם תשובות מוכנות בראש”, הוא אומר. “הם יודעים מה הם רוצים להגיד עוד לפני שהאדם שמולם פתח את הפה. זו טעות קריטית. אם אתה לא מקשיב - אתה לא מבין מה באמת עומד מולך. ואם אתה לא מבין מה עומד מולך, אתה לא יכול לנהל את הפגישה.” עצמון מדגיש את חשיבות ההקשבה - מיומנות שהוא רואה בה אחד הכלים החשובים ביותר למנהל. “להקשיב זה לא רק לשמוע מילים”, הוא מסביר. “זה לזהות מה לא נאמר, מה האדם שמולך באמת צריך. במשא-ומתן עסקי, אם אתה לא מזהה מה המשבר האמיתי של הצד השני, אתה לא יכול לנהל משא-ומתן.”

עקרון 3: תמצית - דע מה לתת מהר כדי לדעת מה לקחת בסוף

העקרון השלישי קשור ישירות לשני הקודמים, והוא נוגע לדינמיקה של משא-ומתן. “במשא-ומתן, אתה חייב לדעת מה לתת מהר כדי לדעת מה לקחת בסוף”, מסביר עצמון. “אם אתה נכנס לפגישה ומנסה להשיג הכל - אתה לא תשיג כלום.” לדבריו, העיקרון הזה נבנה לאורך שנים של ניהול ישיבות מורכבות, שבהן השתתפו בעלי עניין שונים ולעיתים גם מתחלפים. במצבים כאלה, הוא אומר, לא מספיק להגיע מוכן - צריך גם לדעת לזקק במהירות מה העיקר, היכן אפשר להתגמש, ואילו מטרות באמת חשוב להשיג. “לחלץ את התמצית של מה שאתה צריך, ולתת לצד השני את התחושה שהוא באמת חלק מקבלת ההחלטות - זו אומנות של מנהיגות.”

הקו המשותף

עצמון מיישם את שלושת העקרונות גם ב-Namor Group. הוא מספר שבשנה האחרונה הקדיש ארבעה חודשים להכשרת צוות המכירות של החברה - אקדמיה פנימית שהתבססה על העקרונות האלה. “התוצאה הייתה מדהימה”, הוא אומר. “אנשי המכירות הפכו לתותחי מכירות. הם הפכו לחדים, מוכנים, ולא מפחדים להגיד מה הם חושבים.” המסר למנהלים הוא פשוט, לדברי עצמון: “אל תבוא לישיבה כדי לדבר. תבוא כדי להקשיב, להבין ולקבל החלטות. זה מה שמשנה ישיבות מבזבוז זמן לכלי ניהולי אמיתי.” אורי עצמון הוא יזם נדל”ן עם למעלה מ-25 שנות ניסיון בניהול עסקות, גיוס הון ופיתוח עסקי בישראל ובזירה הבינלאומית. כיום משמש כשותף מנהל ומנהל פיתוח עסקי ב-Namor Group, חברת נדל”ן פורטוגלית בצמיחה מואצת הפועלת באזורי גאיה, אביירו, וליסבון (Gaia, Aveiro, Lisbon