בימים אלה של חוסר וודאות לגבי התנהלותן העסקית של חברות רבות במשק. בוער הצורך בהתייעלות המתורגמת אצל רובנו לקיצוצים במשאב היקר בארגון, כוח אדם. מנהלים רבים מכירים בעובדה כי עדיף לשמר עובדים וותיקים בעלי ניסיון שלעיתים קרובות מהווים מוקדי ידע בארגון. מאידך, עובדים אלה הם לרוב היקרים בארגון, עובדה המובילה להתלבטות לא פשוטה כיצד יש לפעול בתקופה זו. פיטורים עלולים להביא לאיבוד הזיכרון ארגוני המוחזק אצל מעטים ומכאן להקשות על עמידת האירגון ביעדיו ומחויבויותיו ללקוחותיו ולמשקיעיו.
ככלל, רצוי לשמר ידע בארגון בעיתות רגיעה ולא בתקופת מתח ולחץ. רצוי לבצע את התהליך בשיתוף העובדים, בכדי למנוע התנגדויות ומתח. מומלץ להיעזר בגוף המומחה בתחום ולפעול על-פי הכללים הבאים:
- חשוב שהנהלת הארגון תבין את החשיבות המכרעת בשימור הידע, כתנאי להמשך פעילותו של הארגון, לא רק ככותרת או אמרת אגב, אלא כהכרח קיומי. הפעילות כרוכה בעלויות כספיות אותן הנהלת הארגון צריכה להסכים ולהשקיע במקביל לרצונה לחסוך ולקצץ בעלויות. לרוב נתפסת הפעילות כהשקעה לטווח הרחוק, עם-זאת לעיתים קרובות ההשקעה מחזירה עצמה מיידית.
- יש לבחור את העובדים המהווים מוקדי ידע בארגון. תעירו כל מנהל באמצע הלילה ותשאלו אותו עם היעדרו של מי מעובדיו יתקשה להשלים, ותקבלו תשובה מיידית.
- חשוב לרתום את העובדים לסייע להצלחת תהליך התיעוד ושימור הידע שהרי בלי שיתוף הפעולה שלהם נידון התהליך לכשלון. יש להדגיש ששימור הידע הוא קריטי לחוסנו של הארגון בפני משברים. תלות העובדים בארגון היא כתלות הארגון בעובדיו.
- חשוב לבחור בגוף חיצוני לביצוע שימור הידע. זיכרו כי גוף חיצוני, שאינו חלק מהפוליטיקה הפנימית של הארגון, "נקי מביטחון תעסוקתי" - job security. גוף זה תפקידו לשמר כל פיסת מידע בארגון ללא קיצורי דרך ודילוג על מידע שנראה לעובד הארגון כברור מאליו.
- אופן הצגת המידע שנאסף בצורה ברורה ופשוטה ללימוד והטמעה חשוב לפחות כמו איסופו.
- לעיתים קיים חשש לחשוף את "קרביו" של הארגון לגוף חיצוני. זיכרו להחתים את בחירתכם על הסכם סודיות זהה לזה שהחתמתם את עובדיכם.
- מומלץ לקצר את פרקי הזמן של ביצוע פעולות שגרתיות כדוגמת: ארגון החומר "הקשה" הקיים כרגע בארגון: מידע הנדסי (שרטוטים ומודלים), מסמכי פיתוח, תיקי ייצור, תיקיות מידע, הצעות מחיר ועוד.
- מומלץ לבדוק מתי בפעם האחרונה ביצענו גיבוי מלא של המידע בארגון. כדאי לשקול לגבות את המידע ביותר מאמצעי אחד ולאחסן את המידע במקום מוגן ושמור.
- כדאי לבדוק כי אמצעי הגיבוי נמצאים בשליטה ומעקב ולרענן את הנחיות ביטחון המידע הקיימות בכל הארגונים. הכנסת מדיות שונות, דיסק און קי, חיבור מחשבים לאינטרנט ומדיניות שידור המידע מחוץ לארגון למניעת זליגת מידע באופן בלתי מבוקר.
זיכרו כי המידע הארגוני מהווה את ליבת פעילותו של כל ארגון. הצורך בשימורו ברור לכול, עם-זאת קל לכולנו לדחוק אותו לקרן זווית ולהיזכר בו בעיתות משבר. טוב יעשה כל ארגון עם יקדים תרופה למכה.
אודות קבוצת אופטימום קבוצת אופטימום העוסקת בהנדסת ייצור, תיעוד טכני אלקטרוני ושימור מידע בארגונים רבים כדוגמת אלביט, רפאל, התעשיה האווירית, נטפים, סולל HP, מוטורולה ועוד.
