אחת הדרכים לגבות את כל הודעות הדואר המתקבלות היא להעביר אותן בצורה אוטומטית לתיבת דואר ברשת באמצעות יצירת כלל בתוכנת הדואר שלכם.
איך לעשות? על-מנת לעשות זאת, יש לפתוח חשבון ייעודי לגיבוי באחד משירותי הדואר המקוונים ברשת. למשל, בוואלה! מייל, יאהו! מייל, הוטמייל או Gmail. חשוב לבחור שירות דואר אמין ויציב, המספק תיבת דואר בעלת נפח גדול, שתספיק לשמירת כל הודעות הדואר הנשלחות אליו.
לאחר פתיחת החשבון נכנסים לתוכנת הדואר שלכם ומגדירים בה כלל להעברת עותק מכל ההודעות הנכנסות לתיבת הדואר החדשה. בתוכנת אאוטלוק אקספרס עושים זאת כך:
- נכנסים לתפריט "כלים", בוחרים באפשרות "כללי הודעה" ולוחצים על "דואר".
- בחלון שנפתח לוחצים על הכפתור "חדש".
- בחלון הבא מסמנים ב-V את האפשרות "כאשר ההודעה היא מהחשבון שצויין", שבתיבה הראשונה, ואת האפשרות "העבר אל אנשים" שבתיבה השנייה.
- לאחר מכן, בתיבה השלישית לוחצים על "שצויין" ובוחרים בחשבון הדואר שלכם (אם יש לכם מספר חשבונות יוצרים כלל לכל חשבון) ולוחצים על "אנשים" ומקלידים את כתובת האימייל של החשבון החדש שלכם המיועד לגיבוי.
- בתיבה 4 בוחרים שם לכלל (כל שם אפשרי) ולוחצים לאישור.
כעת כל הודעה תשלח אוטומטית לתיבת הגיבוי שלכם.
התועלת בטיפ באמצעות שימוש בטיפ זה תוכלו להבטיח את שחזורן של הודעות האימייל החשובות לכם גם במקרה של קריסת המחשב.
הערות שימו לב, מומלץ לבדוק מידי פעם ששירות הדואר לא מגדיר את ההודעות הנשלחות מהחשבון שלכם כספאם. במקרה כזה, הוא עשוי למחוק אוטומטית את כל ההודעות המתקבלות ואז לא יתבצע הגיבוי. איך יודעים? למרבית שירותי האימייל יש תיקייה בשם "ספאם". ניתן להיכנס אליה ולבדוק האם ההודעות נשמרות בה במקום בתיקייה הראשית. אם כן, כנראה שהשירות מגדיר את החשבון שלכם כספאם (בדרך כלל ניתן לשנות את ההגדרה הזו ידנית).
