ועדת המכרזים הבין-משרדית להקמת מתקן הגניזה הלאומי בערד וקבלת שירותים נלווים, פרסמה (יום ד', 28.3.12) את מסמכי המכרז. המכרז נערך במודל ה-BOT, בו ייבחר זכיין למימון, תכנון, הקמה והפעלה של מתקן הגניזה הלאומי, למשך תקופת זיכיון בת 15 שנים בתומה יועבר המתקן לידי המדינה.
ועדת המכרזים, בראשות גיל שבתאי, סגן בכיר לחשכ"ל, בה חברים נציגי משרד האוצר, משרד ראש הממשלה וארכיון המדינה, פרסמה למעשה את השלב השני בהליך המכרזי. זאת בהמשך לשלב המיון המוקדם, אשר בסופו הוכרזו ארבעה מציעים ככשירים להגיש הצעתם בשלב המכרז העיקרי. בהתאם ללוחות הזמנים שקבעה הוועדה, המועד להגשת ההצעות במכרז הוא ה-4 בספטמבר 2012.
מעבדת שימור ושיקום ומרכז מבקרים מתקן הגניזה הלאומי עתיד לכלול מערך משולב לגניזה לצמיתות של חומרים בעלי ערך היסטורי, ולגניזת ביניים של חומרים הנוצרים באופן שוטף במשרדי הממשלה ונדרשים להישמר לתקופות זמן מוגבלות. כמו-כן, יכלול מתקן הגניזה מעבדת שימור ושיקום של חומר ארכיוני, ומרכז מבקרים בו יוצגו בפני הציבור אוצרותיה הארכיוניים של מדינת ישראל ופעילות הארכיון הלאומי, דבר אשר לא נעשה עד כה באופן קבוע.
התנאים לאופן שמירת החומרים כפי שנקבעו בדרישות המכרז לצד פיקוח הדוק על העבודה במתקן על-ידי עובדי ארכיון המדינה, צפויים לשפר משמעותית את אופן הגניזה של חומר ארכיוני בישראל.
בהתאם להחלטת הממשלה, יוקם אתר הגניזה בעיר ערד כחלק מתוכנית לאומית אסטרטגית לפיתוח הנגב. המתקן ייבנה על שטח של כ-34 דונם, במרכזה העירוני המתוכנן של ערד, וצפוי להתחיל לפעול במחצית השנייה של שנת 2015. בין התועלות הצפויות לצמוח לערד ולאזור כתוצאה מהפרויקט, ניתן למנות את העסקתם של עשרות עובדים במתקן הגניזה הלאומי, ביקורי תלמידים ותיירים במרכז המבקרים, והעברתו של מוסד ממלכתי חשוב לנגב.
"כל החומר ההיסטורי של המדינה יאוכסן בתנאים אופטימליים" החשבת הכללית במשרד האוצר, מיכל עבאדי-בויאנג'ו, ציינה כי "פרויקט הקמת מתקן הגניזה הלאומי בעיר ערד, בסטנדרטים הראויים, מביא לידי ביטוי את מדיניות הממשלה - הן בתחום שיקום והעצמת תשתיות מורשת לאומית, והן בתחום חיזוק הנגב והפריפריה בכלל. מדובר בדוגמה נוספת למקום בו שיתוף הפעולה בין המגזר הציבורי לפרטי בביצוע פרויקטי תשתית, יכול להשיא ערך לציבור, וזאת בדומה למכרזים בתחומי התחבורה, התפלת מי-ים, האנרגיה ועוד".
גנז המדינה, ד"ר יעקב לזוביק, הוסיף כי "לראשונה בתולדותיה תכנס מדינת ישראל את כל החומר ההיסטורי של מוסדותיה ותשמור עליו בתנאים אופטימליים שיבטיחו את שמירתו לדורות".
ראש עיריית ערד, טלי פלוסקוב, מסרה כי "הכוונת הגנזך לערד היא מעשה ציוני ממדרגה ראשונה, שנשען על הבסיס החלוצי האיתן שעליו נשענת ערד כולה. האומץ וגדלות הנפש של אלה שעזבו את מרכז הארץ והגיעו לעיר חדשה בלב מדבר, עוד מורגשים באוויר. התושבים החדשים שמגיעים לעיר הם בעיניי ציונים חדשים, שבוחרים לגדל את ילדיהם במקום מרוחק ומתפתח. ראשי המדינה רואים את זה ומאמינים ביכולתה של ערד להחזיק במתקן חשוב כל כך. אני מאמינה בכל לבי שהגנזך יהווה מוסד תרבותי ותיירותי מוביל וראוי וימקם את ערד על המפה הארצית והבינלאומית".