הממשלה דנה (יום א', 17.1.16) בעניין העמדת ערוץ תקשורת מקוון לציבור לפנייה אל הממשלה כחלופה לפקסימיליה, והחליטה להנחות את כל משרדי הממשלה ויחידות הסמך, לאפשר, בכפוף לכל דין, לכל אדם הפונה אליהם או מבקש להמציא להם מסמכים, בכל נושא לגביו הם מאפשרים לפנות או להמציא מסמכים באמצעות הפקסימיליה, לעשות כן גם באמצעות כלי דיגיטלי, וזאת בנוסף לשמירת האפשרויות לפנייה באמצעים הנהוגים כיום.
פניות ומסמכים שיתקבלו באמצעות הכלי הדיגיטלי ייחשבו, בכפוף לכל דין, ככאלה שהתקבלו כאילו נשלחו באמצעות פקסימיליה, ויטופלו בהתאם.
הוחלט להנחות את כל מנכ"לי משרדי הממשלה ויחידות הסמך:
א. לפרסם בתוך 90 יום ממועד החלטה זו, לצד כל פרסום של מספר הפקסימיליה, שנועד לשמש לפניות או העברת מסמכים, גם את פרטי הכלי הדיגיטלי, לרבות אופן הגישה והשימוש בו, לצורך פניות וצירוף קבצים כאמור. ככל שהדבר נדרש, משרדי הממשלה ויחידות הסמך יתאימו את תהליכי העבודה או נהלי העבודה הרלוונטיים לצורך יישום החלטה זו.
ב. להעביר לרשות התקשוב הממשלתי במשרד ראש הממשלה, בתוך 60 יום, את פרטי דרכי ההתקשרות עם המשרדים ויחידות הסמך, לרבות פרטי הכלי הדיגיטלי האמור, לצורך פרסומם לציבור באופן מרוכז באתר הממשלתי האחוד, בהתאם לנוהל מחייב שתפרסם רשות התקשוב בתוך 30 יום.
ג. לקבוע, בתוך 30 יום ממועד החלטה זו, גורם אחראי ליישום ההחלטה, לרבות מעקב אחר ביצועה, בכל אחד ממשרדי הממשלה ויחידות הסמך, לפי העניין.
4. להנחות את שרי הממשלה, לפנות לתאגידים ציבוריים שבאחריותם, ולהנחות את רשות החברות הממשלתיות לפנות לדירקטוריונים של תאגידים ממשלתיים, על-מנת שיבחנו את אפשרות יישומה של החלטה זו אצלם.
במסגרת יישום החלטה זו, יתנו כלל הגורמים הרלוונטיים את דעתם לשיקולים של צמצום הנטל הביורוקרטי, שיפור השירות לאזרח תוך שימת דגש על פשטות, נוחות וזמינות השימוש, אבטחת מידע, הגנה על פרטיות מידע אישי, יעילות וחיסכון ממשלתיים תוך מתן עדיפות לפלטפורמות ממשלתיות רוחביות ואיכות הסביבה בהיבטי צמצום השימוש בנייר.
