הוועדה לביקורת המדינה דנה (יום ב', 27.6.16) דיון בנושא ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן במשרדי ממשלה. הדיון כונס בעקבות דוח של
מבקר המדינה (66ג), שקבע כי אופן ניהול המסמכים והרשומות כיום במשרדי הממשלה לא יאפשר בעתיד העברה מסודרת של מסמכים לארכיון המדינה ובהתאם יקשה מאוד על איתור מסמכים לצורך בירור ומעקב אחר תהליכים.
יושב-ראש הוועדה, ח"כ
קארין אלהרר, פתחה את הדיון ואמרה: "לא פעם אנחנו רואים קושי של משרדים ממשלתיים לדבר אחד עם השני והטיפול בזה צריך להתחיל בפרטים הקטנים כמו ניהול רשומות אלקטרוניות. מדוח המבקר עולה שכל מיני דברים בסיסיים בפרויקט הזה לא עובדים כמו שצריך. למשל, בשנת 2012 קמה ועדת היגוי שאחד מתפקידיה היה קביעת מתווה הפרויקט והאסטרטגיה למימושו והובלת השינוי הארגוני הנדרש בממשלה. ועדה זו לא כונסה ולא קבעה מתווה לפרויקט, ובינתיים משימה זו לא הוטלה על-אף ועדה אחרת. דוגמה אחרת היא שאין לפרויקט גוף אחד שמרכז את התקציב שלו, אלא הוא מבוזר בין גופים ומשרדים שונים".
יובל חיו, סמנכ"ל משרד מבקר המדינה, הציג את עיקרי הדוח ואמר: "בעבר כל פעולות הממשל היו מתועדות במסמכים פיסיים והייתה תורת תיעוד שקוימה ברובה. מזה 20 שנה אנחנו נמצאים בשינוי דרמטי בנושא ועיקר פעולת הממשל היום לא מתועדת במסמכים פיסיים, אלא אלקטרוניים כאלה ואחרים - קבצי וורד, מיילים, גיליונות אלקטרוניים וכו'. אם נידרש בעוד 10-5 שנים לאסוף מידע על רפורמות שנעשו בממשל היכולת להגיע לאותו מידע שהיה צריך להישמר היא מוגבלת ביותר. כבר היום אם מישהו ירצה לבחון מה קרה לפני שנתיים ברפורמה מרכזית כמו משבר הדיור או הגז, ספק אם יצליח לעקוב על כל מה שנעשה. יש שקוראים לזה 'העשור האבוד'".
משרד מבקר המדינה התריע על כך כבר ב-1998 וגם בדוחו"ת ב-2004, ב-2007, וב-2011. כמענה לדוחות הקודמים נאמר לנו שהשינוי יבוא כשתקום מערכת שאמורה ליצור סביבת עבודה רוחבית ולנהל את התוכן במשרדי ממשלה וגופים ציבוריים. לכן, בדוח הנוכחי (2015) הלכנו לבחון מה קורה עם אותה מערכת סע"ר שהייתה אמורה לתת מענה לבעיה. המסקנה העיקרית היא שעד שלא יהיו נהלים למשרדי הממשלה איך הם מטפלים בכל המידע האלקטרוני, עד שלא יהיה אדם שאחראי להנושא בכל משרד ותהיה תורה סדורה וגם מערכת מחשוב מסודרת הבעיה לא תיפטר".
מיכאל וייס, מנהל ביקורת במשרד המבקר, הוסיף כי "ב-2013, שמונה שנים אחרי ההחלטה להקים את המערכת היא יושמה רק בגוף ממשלתי אחד. תקציב הפרויקט שעומד על 21 מיליון ש"ח ונועד ליישום ב-5 משרדי ממשלה, הספיק רק להתקנות מקומיות ב-3 גופים בלבד. הפרויקט ותקציבו מנוהלים בצורה מבוזרת ללא לו"ז ברור ומחייב, מה שגורר עיכובים ביישומו. משרדי הממשלה לא קיימו הערכות ארגונית כנדרש ומחצית מעשרת המשרדים שהתחייבו לקחת חלק מהטמעת המערכת לא מימשו התחייבותם. כמו-כן, הביקורת מצאה כי בניגוד לדרישת הדין חסר גורם מנחה, מטמיע ומפקח. נציבות שירות המדינה לא הכשירה עובדים לניהול רישום אלקטרוני במשרדי הממשלה".
יאיר פראנק, יו"ר רשות התקשוב הממשלתית, אמר: "טכנולוגיה היא לא חסם, אלא משהו שמאפשר. החסמים בהטמעת מערכת כזאת הם דווקא הצדדים הארגוניים. כניסה למערכת כזאת צריכה להיות וולנטרית, לא בכפייה ויש לזכור להפריד בין הדרישה החוקית לתעד לבין כלי עזר לעשות זאת. סע"ר היא כלי עזר, אבל יש גם אחרים. הרעיון בסע"ר היה שבמקום שכל משרד יבנה לעצמו מערכת וזה יעלה הון תועפות נמצה את הגודל. אני מאמין שזו מערכת טובה ולכן אנחנו מכניסים אותה למשרדים השונים שלא מעט מהם משתפים עם זה פעולה. אם העובדים לא יבינו את המשמעות והערך המוסף של המערכת היא לא תוטמע, זה גורם לסכסוכי עבודה ויוצר בעיות".
ניר צנטנר, ראש אגף מערכות מידע במשרד התשתיות הלאומיות, האנרגיה והמים, אמר: "מערכת מחשוב היא האמצעי, לא המטרה. במשרד האנרגיה יש מערכת לניהול מסמכים אבל זה לא מבטיח לנו שאותן רשומות שחשוב לנו לשמור נמצאות שם. המעבר הזה שנראה כמעבר מהיר, זה לא דבר טריוויאלי, אנשים שעושים פעולה מסוימת 20 שנה, בוקר אחד צריכים לעשות אחרת וזה לוקח זמן, יש ועדי עובדים".
ח"כ אלהרר התרעמה על האמירה ואמרה: "אני לא מוכנה לשמוע שוועדי עובדים עוצרים תהליכים כאלה. אני יכולה להבין את הקושי והעובדים שלא ששים לעניין, אבל אני מצפה למחויבות של הקודקודים במשרדים. כרגע אני חשה שזה לא הדבר הכי חשוב לכולם, אם זה היה מספיק חשוב זה היה מבוצע באפס טעויות".
ד"ר יעקב לזוביק, גנז המדינה, אמר: "יש נוהל לניהול מסמכים בתוך ומחוץ למערכת סע"ר, עבדנו עליו הרבה זמן בשיתוף עם משרדים שונים, אבל לארכיון המדינה יש כיום רק 4 תקנים להנחיל את הנוהל עבור 400,000 עובדי ציבור".
אבי חליבה, סמנכ"ל משרד הפנים, שספג ביקורת חריפה בדוח המבקר אמר "משרד הפנים עושה עכשיו שינוי תפיסה, יחד עם התקשוב הממשלתי. עשינו מספר מהלכים לקידום הנושא: כתבנו נוהל פנימי שיודע לתרגם את הדברים הגדולים לפרקטיקה, אנחנו מקדמים את פרויקט סע"ר ועושים מאמצעים לקלוט אותו השנה ובמקביל להקים אגף שיש לו פונקציה של ניהול ידע. מדובר בתהליך ארוך, אבל אני מעריך שבמחצית השנייה של 2017 נהיה במקום אחר".
יובל חיו, סמנכ"ל משרד מבקר המדינה, הוסיף בתגובה כי "בביקורת שערכנו חשנו בשינוי הכיוון במשרד הפנים. אנחנו מברכים על הפעולות שנעשו, אבל אני עדיין לא אופטימי לגבי קצב השינוי, עדיין חסרה לי מחויבות אמיתי של המנהלים לנושא, כולם צריכים להתגייס לנושא. זה לא עניין של מה בכך".
לסיכום, דרשה אלהרר ממשרדי הממשלה לשים את הנושא בראש סדר העדיפויות ואמרה "תמיד יש עוד דברים אבל אם זה לא יהיה בראש סדר העדיפויות כולנו נתכנס שוב בעוד שנתיים- שלוש ונדון באותם דברים. זה אכן קשה, אבל זה לא אמור לעצור את הטיפול. אבקש לקבל ממשרד רה"מ מיפוי של הנהלים לניהול המסמכים בכל משרד בתוך חודש ימים ותוך התייחסות לשאלות- מה קיים כיום, איך מתבצעים הדברים והאם ישנה כוונה לעבור למערכת חלופית?
