לא כל עסק הוא חברה גדולה שמגלגלת מחזורים גדולים של כסף, ופעמים רבות בעלי עסקים מחזיקים בעסק קטן שכל הוצאה עבורו יכולה למוטט אותו ולגרום לו להפסיד. לכן, עסקים בסדר גודל זה, טוב יעשו אם מלכתחילה יצמצמו את הוצאותיהם ככל שניתן. ראשית, מומלץ להשתמש בתוכנת הפקת חשבוניות פונקציונלית לבית העסק.
לא כל עסק חייב להחזיק מנהלת חשבונות בעלי עסק שפותחים את העסק ואינם ממש מבינים מה צריך לעשות פונים לשירותיהם של מנהלי חשבונות, רואי חשבון ומשרדים שונים במטרה לשכור את שירותיהם, אף שרובם אינם צריכים כלל שירות זה ויכולים לעשות את הכל לבדם. בייחוד אם מדובר בעסק המוגדר 'עוסק פטור' מול רשויות המס, שאינו צריך לדווח באופן דו-חודשי על הוצאות והכנסות ומע"מ, ולכן הדבר היחידי עליו יצטרך לדווח הוא דוח סוף שנה.
קיימות תוכנות מיוחדות של הפקת חשבוניות אשר מחשבות את המע"מ, וגם אם העסק מוגדר 'עוסק מורשה' מול רשויות המס, יוכל בעל העסק לדווח על המע"מ לבדו באמצעות חישוב המע"מ על-ידי התוכנה.
מה יודעת לעשות תוכנת הפקת חשבוניות? מה הפונקציות של תוכנה אשר מעניקה שירות הפקת חשבוניות - זוהי השאלה אותה תצטרכו לשאול בבואכם לשכור תוכנה שכזו. ברמת העיקרון, תוכנות אלו בנויות בצורה כזו שהן יכולות לבצע פעולות כגון: הפקת חשבוניות, הפקת קבלות, חשבונית עסקה, תעודות משלוח, הפקת תרומה, קבלה פיקדון (עבור עו"ד), דוחות כספיים, חישוב מע"מ, מחירונים, ממשק ניהול לקוחות ואם מדובר בתוכנה ממש משודרגת - תוכלו גם לקבל ממשק סליקה לכרטיסי אשראי של הלקוחות שלכם.
כיצד לבחור את התוכנה המתאימה ביותר לבית העסק? תוכנה המאפשרת הפקת חשבוניות ושירותי הנהלת חשבונות שונים לבית העסק, אמורה להיות נוחה, קלה וידידותית למשתמש באופן כזה שגם אלו שאינם מיודדים עם המחשב יוכלו לעבוד בקלות עם התוכנה. ברוב המקרים, לכל תוכנה יש גרסת ניסיון שתאפשר לכם לנסות את השימוש בה לזמן מה ואם תרגישו שהתוכנה נוחה לכם, תוכלו לרכוש את הגרסה הקבועה. בטרם הרכישה, מומלץ לבדוק מספר תוכנות ולהשוות בנוחות ובמיוחד בפונקציונליות שלהן. תוכנת הפקת חשבוניות טובה תכלול בתוכה גם אפשרות לחתום בחתימה אלקטרונית ולשלוח את החשבוניות דרך דוא"ל, הדבר מקובל מאוד בקרב עסקים רבים אשר חוסכים עמידה בתורי הדואר וניירת מיותרת.
