כיום, תיק הפטנטים של חברה הוא יותר מאשר תעודות הפטנטים שהוענקו ותלויות על הקיר. למעשה, תיקי פטנטים יכולים להניב לחברה נכסים וערך, להגן על מאמצי המחקר והפיתוח (מו"פ) ו/או להרחיק מתחרים, לספק מינוף לעסקות, וכן לייצר תזרימי הכנסות חדשים.
על-מנת לבנות תיק פטנטים, עליכם לאתר את זרעי ההמצאה בתוככי החברה. יש לבנות תחילה מוּדעוּת בחברה לנושא הקניין הרוחני, לזהות ו'לקצור' את ההמצאות החשובות, להכין בקשות פטנטים ולהגיש אותן, ולנהל באופן אסטרטגי את תהליך הבחינה של בקשות הפטנטים.
בניית מוּדעוּת לנושא הקניין הרוחני כוללת: הרחבת הידע של החברה בכל הקשור לערך של הקניין הרוחני, לחוק (למשל, על מה ניתן לרשום פטנט, מתי להגיש בקשה לרישום פטנט, מה זה 'ידע קודם'), כיצד משיגים פטנט, ומהם ההליכים בנוגע להמצאות / תגליות.
בין הדרכים שבהן ניתן לבנות מוּדעוּת לנושא הקניין הרוחני ניתן למנות מתן הרצאות ומצגות בנושא קניין רוחני, קביעת 'יום חדשנוּת' בחברה ו/או הענקת פרסים לממציאים, קביעת נהלים פנימיים ברורים (למשל, תרשימי זרימה, טפסים וכדומה), וכן מינוי 'נציגי קניין רוחני' שיהיו זמינים כדי לענות על שאלות בכל הנוגע לתגליות ולהמצאות בחברה.
כיצד מזהים ו'קוצרים' המצאות חשובות? ניתן לעשות זאת, לדוגמה, באמצעות עריכת סריקות מוקדמות לאיתור המצאות, הכנת 'טופסי גילוי המצאה' (invention disclosure) זמינים, כינוס דיונים או צוותי חשיבה לקצירת המצאות, עבודה בשיתוף פעולה עם מנהלי המו"פ ומנהלי המוצרים, וכן מינוי 'מועצות הגשת המצאות' / 'ועדות פטנטים' ייעודיות, שתפקידן לבחון ולדון בטופסי גילוי ההמצאות.
לאחר שטופסי גילוי ההמצאות האלה נבחנו, נבדקו והוגשו כבקשות לרישום פטנטים, יש לנהל באופן אסטרטגי את תהליך הבחינה של הבקשות אלה על-מנת להבטיח כיסוי למוצר ולהתכונן לאכיפתן. ניהול תהליך בחינה אסטרטגי כולל חיפוש וזיהוי של 'הידע הקודם' הקרוב ביותר להמצאה, הבנת המאפיינים החדשניים והחשובים של ההמצאה (למשל, גילומים מועדפים, האם ההמצאה בעלת משמעות מסחרית או כזו שקרוב לוודאי יחקו אותה), וכן הקפדה על כך שהבקשה מנוסחת לצורכי אכיפה (למשל, הכללת מידע רב ככל האפשר בתיאור ההמצאה, לרבות מאפיינים עיקריים ותלויים, וכן מתן אפשרות למאפיינים וגילומים חלופיים).
אם כך, כיצד מנהלים את הקניין הרוחני הזה? במסגרת ניהול תיקי פטנטים, צריך לפתח אסטרטגיה שעולה בקנה אחד עם היעדים העסקיים של החברה, לארגן את תיק הפטנטים, לפקוח עין על המתחרים, וכן לפתח תוכנית מונטיזציה. פיתוח אסטרטגיה לתיק פטנטים כולל את הגדרת התחומים של טכנולוגיית הליבה, הערכת תיק הפטנטים כדי לקבוע את תחומי הכיסוי והחולשות של התיק, ביצוע ניתוח של סביבת הפטנט וזיהוי הפגיעוּת שלו לתביעות מצד מתחרים, וכן תיעדוף של הבקשות / הפטנטים באמצעות דירוגם או סידורם מבחינת "ערך" ו/או ליבּתיוּת.
מרגע שנקבעה האסטרטגיה, יש צורך לארגן את תיק הפטנטים. אפשר, לדוגמה, ליצור מאגר מידע או סוג אחר של מערכת לצורך מעקב ואכסון של מידע בסיסי בנוגע לנכס הקניין הרוחני (למשל, תאריך תפוגה, כיסוי מוצרים, הודעת הסתלקות, וכדומה). מבחינה מעשית, פיתוח וניהול של מאגר מידע כזה בנוגע לתיק הפטנטים, יכול לסייע בקידום תהליכי הניתוח האסטרטגי וקבלת ההחלטות.
בעוד שישנן מספר דרכים לבנות ולנהל תיק פטנטים, חשיבות עליונה מוקנית לקבלת משוב לא רק מעורכי הפטנטים, אלא גם מהמחלקות העסקיות והטכניות. כך, בהשתתפות שלושת הגורמים, ניתן לתאם בין מי שמייצרים, מספקים הגנה ומממנים את מוצרי החברה.