בסביבה העסקית הנוכחית ובתקופה של האטה כלכלית חברות רבות נאלצות לשפר את ביצועיהן ורווחיות החברה, במצב זה יישום של מהלכי חיסכון בעלויות הופך להיות חלופה מועדפת על-מנת שהחברה תמשיך להישאר תחרותית בשווקים השונים בהם היא פועלת.
עם זאת כאשר מסתכלים על שיעורי ההצלחה של תוכניות אלו, ניתן לראות כי מעל 50% מהחברות נכשלות ואינן פוגשות את היעדים שהציבה ההנהלה. אחת הסיבות המרכזיות לכך נובעת בעיקר בשל הרצון של המנהלים לייצר שיפור מהיר של התוצאות הכספיות וקושי ביישום מתמיד של התוכנית שנה אחר שנה.
אם כך, כיצד חברות שביצעו תוכניות התייעלות, הצליחו להוציא אותן לפועל ולהוביל לשיפור הביצועים הפיננסים שלהן? על-מנת להצליח ולהוביל לחיסכון משמעותי בעלויות ישנן מספר שאלות מרכזיות עליהן יש לתת מענה והן הכרחיות לצורך ביצוע אפקטיבי של התהליך:
ראשית, מה אנחנו רוצים להשיג? על החברה לקבוע מטרות ספציפיות וברורות מהתוכנית התואמות את האסטרטגיה העסקית שלה, ונתמכות באופן מלא על-ידי ההנהלה הבכירה. המטרות צריכות להיות, מצד אחד, ברות השגה ולשקף את מידת ההשקעה שהחברה מעוניינת לבצע ואת יכולת החברה ליישמה, ומצד שני עליהן להיות מספיק שאפתניות כדי לאפשר שיפור משמעותי של הביצועים. למשל, לעיתים על-מנת להשיג צמצום בעלויות יש לשלב מיכון וטכנולוגיה חדשנית, דבר אשר מצריך השקעה כספית לא מבוטלת. במצב זה, כבר בשלב הגדרת המטרות, על החברה לשקול את מרחב הפעולה שלה והנכונות בדבר השקעה עתידית זו, ובהתאם לכך לסנכרן את היעדים הצפויים.
היכן כדאי לצמצם בעלויות? חברה המבקשת לבצע הליך שכזה, עליה לבצע תחילה ניתוח מקדים של סעיפי ההוצאות ולזהות מהם מחוללי העלות המרכזיים, תוך מיקוד המאמצים והמשאבים באזורים בעלי פוטנציאל גבוה לחיסכון. בשלב זה, ניתן גם לבצע Benchmark אל מול חברות דומות בענף, דבר אשר יכול לסייע בזיהוי של פערים נוספים. אזורים פוטנציאלים לחיסכון מופיעים לרוב בתחומי הייצור, לוגיסטיקה ותפעול, מערכות המידע, רכש, ובמקומות נוספים בהתאם לסוג הארגון והתעשיה בה הוא פועל.
מה נדרש לעשות כדי להשיג את החיסכון? לאחר המיקוד באזורים הנבחרים, תתבצע בחינת עומק וניתוח של נתוני הפעילות, תהליכי העבודה והממשקים, מערכות המידע וההון האנושי, אשר יאפשרו איתור ויצירת רשימת יוזמות והזדמנויות לשיפור, תוך הגדרת יעדי החיסכון הצפויים על פני תקופת זמן. לרוב, יעדי החיסכון בתוכניות התייעלות מובנות יכולים לנוע בין 10%-20% (ובמקרים מסוימים אף יותר) וזאת כתלות במידת ההשקעה ומעורבות ההנהלה בקידום היישום בפועל ובאופן מתמשך של התוכנית.
כיצד מיישמים? על-מנת לבצע יישום אפקטיבי של התהליך, נדרשת הכנת תוכנית עבודה מוסדרת הכוללת יוזמות לשיפור והתייעלות בטווח זמן הקצר (Quick Wins) ובטווח הארוך. קיימת חשיבות רבה למינוי גורם אחראי, אינטגרטור, אשר יוביל את השינוי בארגון, תוך הקמת מבנה ניהולי תומך (ועדת היגוי) אשר יפקח על יישום התוכנית בהתאם לאבני הדרך המרכזיות ועמידה ביעדים שהוגדרו.
בניתוח מהלכי התייעלות שיושמו בחברות שונות בארץ ובחו"ל ניתן לזהות מספר יוזמות מרכזיות בהם החברות בחרו להתמקד בתוכניות העבודה שלהן, כגון: ניהול יעיל של ההסכמים מול ספקים, שיפור תהליכי הרכש וחיזוק מנגנוני הבקרה, שימוש יעיל בכ"א לאורך יחידות הארגון וחידוד הגדרות תפקיד, צמצום בשעות נוספות מצד העובדים, אוטומציה ושימוש יעיל בטכנולוגיה, איחוד של פעילויות ליחידה תפעולית מרכזית, בחינת ביטול קווי שירות הפסדיים, הסטת לקוחות לפעילות בשרות עצמי ובערוצים ישירים, ניצול מיטבי של השטחים במבנים הקיימים (שטחי עבודה וציבוריים), ועוד.
שלב מרכזי ביישום התוכנית הינו ביצוע מעקב שוטף אחר היוזמות בתוכנית והתועלות מיישומן בהתאם למדדים מוגדרים, תוך ניהול השינוי והטמעת תרבות ארגונית מתאימה בקרב העובדים ומנהלים, אשר צריכים להרגיש שהינם חלק מהתהליך ולהיות מחויבים אליו, וזאת על-מנת לאפשר להוביל את החברה להשגת יעדיה העסקיים.
השינויים החלים בשווקים הגלובליים במקביל להתפתחות המואצת מצד הטכנולוגיה, מציבים בפניי חברות רבות, אתגרים עסקיים נרחבים אשר לא היו קודם לכן. יישום תוכניות התייעלות הינן הכרחית בתקופות מסוימות, על-מנת לאפשר את הגידול והצמיחה של החברה והתאמתה לתנאי השוק. עם זאת, יש לבצען באופן סדור ומוגדר בהסתכלות לטווח הארוך, ולא על השגת התוצאות המידיות, תוך זיהוי וניהול סיכונים אפשריים שעלולים להתעורר כתוצאה מהמהלך.
