ביום 2.8.06 פורסם תיקון לנספח ה' שבסעיף 36 להוראות ניהול ספרים. התיקון הוסיף את סעיף (א1) שקובע: "תוכנה לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת החייבת להירשם במרשם... תאפשר הפקת קבצים אשר יכילו את פרטי התיעוד וספרי החשבון.... הכול כפי שיורה המנהל". הוראה זו נכנסה לתוקף ביום 1.1.07.
עם זאת, מנהל רשות המיסים, פרסם הוראה רק ביום 17.6.07 ("הכול כפי שיורה המנהל"). נוסח ההודעה: "החל מיום 1.1.08, על כל תוכנה לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת החייבת להירשם במרשם, לאפשר הפקת קבצים לפי הוראות לעריכת קבצים במבנה אחיד...תוקף הוראה זו מיום 1.1.08, כך שהחל ממועד זה תוכנה לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת החייבת להירשם במרשם שאינה מפיקה קבצים במבנה האמור, יראוה ככזו שאינה עונה על דרישות ההוראות לניהול פנקסי חשובונות".
אלו תוכנות חייבות לאפשר הפקת קבצים ב"מבנה אחיד"? כפי שנקבע בהוראות ובהודעה של "מנהל רשות המיסים" - רק תוכנות שחייבות להירשם במרשם יהיו חייבות לאפשר הפקת קבצים ב"מבנה אחיד".
סעיף (ג)(1) לנספח ה' שלעיל קובע כי תוכנות המיועדות למכירה, להשכרה או "לשימושו של אחר" יהיו חייבות להירשם במרשם. התוספת "לשימושו של אחר" נכנסה לתוקף, ביחד עם התיקון של הנספח ביום 2.8.06. כלומר, תוכנות הנה"ח שפיתחתי לצורך השימוש בעסק, אינן חייבות רישום ואינן חייבות לאפשר הפקת קובץ "במבנה אחיד"!
מהי החובה הנדרשת? החובה כאמור היא "לאפשר הפקת קבצים במבנה אחיד". אין שום דרישה בהוראות שהתוכנה תאפשר מיידית להפיק קבצים בבית-העסק.
במידה והתוכנה עצמה מאפשרת את הפקת הקובץ - אזי היא עומדת בהוראות ניהול ספרים.
לדוגמא: אם בבית-העסק אין אפשרות להפיק את הקובץ (אין שירות לתוכנה, למשל), אך ניתן להעביר את המערכת למשרד רואה-החשבון והוא יכול להפיק את הקובץ - אין שום בעיה.
כלומר, הדרישה היא שהתוכנה "תאפשר" להפיק את הקובץ, ולא שום דרישה אחרת. יש לשים לב, שבתי-תוכנות מסוימים מנסים להפחיד את הלקוחות בטענות שיש חובה שבמחשב שלהם ניתן יהיה להפיק את הקובץ - ללא שום בסיס לכך!
החיוב הוא על התוכנה עצמה! מובן, שאם מדובר בתוכנה (או גרסה מסוימת של תוכנה) שאין לה אפשרות שכזו - התוכנה אינה עומדת בהוראות כאמור.
ממתי החובה נכנסת לתוקף? כפי שראינו, מנהל רשות המיסים דחה את תחולת ההוראה מיום 1.1.07 ליום 1.1.08. עם זאת, בהגדרת "מערכת חשבונות ממוחשבת" שבסעיף 1 להוראות ניהול ספרים נקבע כי: "ביטל הנציב רישומה של תוכנה... יראו בה מערכת חשבונות ממוחשבת לגבי לקוחות שרכשו את התוכנה לפני ביטול הרישום, למשך תקופה שלא תעלה על שישה חודשים לאחר ביטול הרישום".
תוכנה שאינה מאפשרת להפיק קבצים ב"מבנה אחיד" רישומה יחשב כמבוטל. יחד עם זאת, התוכנה תחשב עדיין כמאושרת לגבי מי שרכש אותה לפני 1.1.08 עד ליום 30.6.08!
כלומר, השימוש בתוכנה שאינה מאפשרת הפקת קבצים "במבנה אחיד" עדיין אפשרי עד ליום 30.6.08, ואז יש חובה, בכל מקרה שאיננו משתמשים בתוכנה שיוצרה עבורנו בלבד, להשתמש רק בתוכנה שמאפשרת הפקת קבצים, כאמור.
החסרונות שבאפשרות הפקת קובץ "מבנה אחיד" מצד הנישומים הינם ברורים. עם זאת, יש לא מעט יתרונות באפשרות הפקת הקובץ:
1) החיוב של הפקת קובץ "במבנה אחיד" יוכל לסייע לנו לעבור בקלות מתוכנת הנה"ח אחת לתוכנה אחרת - ללא צורך בהסבות מסובכות, וזאת רק ע"י "קליטה" של הקובץ במבנה אחיד מהתוכנה הישנה.
2) במידה והתוכנה תאפשר "לקלוט" את הקבצים ב"מבנה אחיד" זה יקל מאוד על עבודתם של רואי-החשבון אשר מקבלים את ה"חומר" מהלקוח. ניתן יהיה "לקלוט" את הקובץ מהתוכנה של הלקוח, ולהזין אותו בתוכנת הנה"ח המוכרת לעובדי המשרד והמתמחים, ללא שום חשיבות מאיזו תוכנה ה"חומר" הגיע!
החיוב, כאמור, הינו אך ורק לאפשר "הפקת קבצים במבנה אחיד". אין שום חיוב לאפשר "קליטת" קבצים כאלו בתוכנה. לצערי, חלק מהתוכנות, אינן מאפשרות "לקלוט" קבצים "במבנה אחיד", ובכך הן
חוסמות את היתרונות שציינתי לעיל.
לאור החשיבות הרבה של התוכנות לאפשר "קליטת" הקובץ במבנה-אחיד, אני ממליץ לכל המנויים לפנות לבתי-התוכנה ולבקש מהם לאפשר גם "לקלוט" קבצים כאמור ולא רק "להפיק" קבצים כאמור. אני משוכנע שמתוך "לחץ מהשטח" גם אנחנו (ולא רק פקידי השומה) נוכל ליהנות מהיתרונות של קובץ "במבנה אחיד".