גבייה בכללה מציבה בפנינו קשיים רבים הקצאת משאבים ואף לעתים אמוציות רבות, בנוסף לכל אלו וכשמדובר בגביית שכ"ט של מייצגים, רו"ח/עו"ד ויועצי מס, הבעיות קשות עוד יותר, שהרי הטיפול בלקוח לעתים מתמשך גם זמן רב מיום היווצרות החוב, מערכת היחסים בין המייצג ללקוח מיוחדת מטיבה, קיימים שיקולים של המשך שימור לקוח,יחסי חברות וכיוצב'.
פועל יוצא מכך כי מיצגים רבים לא גובים מלקוחות שכ"ט זמן רב, ולעתים אף מוותרים עליו מהסיבות דלעיל. בדומה לתחומים אחרים הטיפול בבעיה מתחיל במניעה ובמה הדברים אמורים:
עם היווסדות הקשר עם הלקוח,יש לדאוג כי הלקוח יחתום על הסכם שכ"ט מפורט ככול הניתן המסדיר את מכלול השירותים אותם אמור המייצג לספק ללקוח.
יש להפיק חשבון עסקה, סמוך ככול הניתן לאספקת השירות או לקבוע מועד מוסכם (לדוגמא כל חודש) המפרט התשלום הנדרש בגין הפעולות שבוצעו ושכ"ט עליהן.
כאשר החוב "טרי" ניאות בד"כ הלקוח לשלמו, תוך שהוא זוכר בדיוק על מה הוא משלם.
מחקרים בתחום הגביה מעידים כי על ציר הזמן חוב שמתיישן קשה לגביה עד כדי - 90% מחוב "טרי". ככל שמדובר על טיפול בחברות בע"מ, יש להקפיד ולהבנות ערבות אישית של הבעלים בגוף הסכם השכ"ט.
עם היווצרות מחלוקת כלשהי על שכ"ט עבור שירות זה או אחר (ככול שהסכם שכ"ט מפורט יותר, אזי עניין זה מצטמצם למינימום) יש לזמן את הלקוח למשרד ולפתור המחלוקת, כל עוד הצדדים זוכרים בדיוק העובדות והפרטים.
כאשר פעולות אלו, עולות בתוהו והלקוח הסורר עדיין לא משלם, יש ליצור מנגנון (בהסכם שכ"ט הראשוני), אשר מסדיר אופן העברת הטיפול בחוב לגורם חיצוני, עו"ד המתמחה בגבייה ואכיפת חיובים או בורר חיצוני מוסכם על הצדדים.
היתרון בהוצאות הטיפול בנושא לגורם חיצוני (המוסכם מלכתחילה בהסכם השכ"ט) מנתק ההתכתשות החזיתית בין המייצג ללקוח תוך העברת הזירה שבמחלוקת מחוץ למשרד המייצג, והמשך טיפול בלקוח (עפ"י שיקול דעתו של המייצג) במשרדו באווירה "נקייה" עד כמה שניתן.
כמו כן, המייצג החפץ ביקרו של הלקוח, קרי מחד לגבות החוב, ובמקביל להמשיך ולטפל בלקוח, יכול להנחות את עוה"ד באופן הטיפול בגבייה, החל מגבייה רכה, מכתב התראה שאינו "נשכני" מידי המודיע ללקוח כי המייצג העביר הטיפול בחוב לעו"ד, ומכאן הוא מבהיר ללקוח כי הוא העלה שלב בהתייחסותו לחוב, ומחד הוא עדיין לא פועל בכל ההליכים העומדים לרשותו עפ"י כל חוק ודין.
מקום אחר, בו המייצג אינו מעוניין לטפל יותר בלקוח אלא לגבות את החוב בלבד, ינחה המייצג את עוה"ד להיות אגרסיבי ככול הניתן ולהשתמש בכל הכלים העומדים לרשותו ע"מ לגבות החוב במהירות יעילות, לרבות הגשת תביעה ו/או טיפול בהוצאה לפועל.
לח"מ ניסיון גם במקרים בו נדרש לטפל בחוב ישן של לקוחו של מייצג, אשר מסיבות שונות (ולעיתים משונות) לא שילם החוב, כאשר לאחר סיום הטיפול בחוב, שוב שררה בין המייצג ללקוח אווירה נקייה, כאשר ביקש הלקוח כי המייצג ישוב לטפל בו ובעסקיו.
היטיבו חכמנו ז"ל (חז"ל) לסכם דבריי, סוף מעשה במחשבה תחילה. ככל שנשכיל לערוך הסכם טוב ומפורט, תצמצם יריעת המחלוקת עם הלקוח, ישכון שלום ויבוא לציון הגואל.
