באוקטובר האחרון פרסם פי.סי. מגזין נתונים לגבי קריסות מחשבים: עד 10% מתוך -700 מיליון המחשבים בעולם קורסים מידי יום. 50% מהעסקים שמאבדים את הנתונים שלהם לא מצליחים להתאושש מהאובדן ופשוט "סוגרים את הדלת", רק 6% ממשתמשי האינטרנט מגבים את המחשב מידי יום, ו-43% ממשתמשי המחשב איבדו קבצים בזמן כזה או אחר. אמרה ידועה אומרת שידע זה כוח וזה נכון גם לגבי עסקים. כל העסקים, ולא משנה מה גודלם מבוססים על מידע. כאשר המידע הזה הולך לאיבוד או כשפתאום נמנעת גישה למידע, ההשפעה של זה על העסק יכולה להיות קריטית ואפילו קטלנית. השפעה קיצונית זו הופכת את ההגנה, הגיבוי ואבטחת המידע העסקי לנושא בעל חשיבות עליונה.
עסקים קטנים ובינוניים מתמודדים בדיוק עם אותן בעיות גיבוי ואבטחת נתונים כמו ארגונים גדולים. אלא שעסקים אלה פגיעים במיוחד מכיוון שהתקציבים שלהם קטנים יותר, אין להם מומחי IT בתוך הארגון, ובנוסף, ברבים מהם אין נהלים ומדיניות אבטחת נתונים מנוסחת וידועה.
תוכנית להגנת נתונים הסיכונים למערכת המחשבים רבים וניתן לחלק אותם לשתי קטגוריות עיקריות:
1) איומים פנימיים - תקלות כמו שריפה, הצפה, כשלים של ציוד, גניבות וגם טעויות אנוש.
2) איומים חיצוניים - וירוסים, תולעים, האקרים ומשתמשים לא מורשים.
הצורך לוודא שמידע חיוני מאוחסן בצורה בטוחה ומוגנת הוא לא רק מדיניות עסקית טובה, אלא במקרים מסוימים דרישה חוקית. כך לדוגמה, בהוראות מס הכנסה ישנה התייחסות מפורשת לגיבוי מידע חשבונאי. הוראה 25 סעיף ו' עוסקת בחובתו של כל עסק המנהל מערכת חשבונות ממוחשבת לשמור גיבויים של המידע לאורך שנים.
תוכנית גיבוי והגנה על נתונים צריכה לכלול שרתים, מחשבים שולחניים ולא פחות חשוב גם מחשבים ניידים. חברות שמעסיקות צוותים, שעובדים מחוץ למשרד, שמצוידים במחשבים ניידים (כמו למשל אנשי מכירות) צריכות להכיר בפגיעות שיש במצב זה. מידע מצטבר על גבי מחשבים ניידים ולא תמיד מגובה - ארגונים חייבים לכלול נהלים שכוללים גם אותם. כלי תוכנה טובים יכולים להפוך את התהליך הזה לאוטומטי, התוכנה מסוגלת לזהות את המחשבים שלא גובו ולתת להם עדיפות בגיבוי הבא.
מקסימום אבטחה במינימום עלות בעסקים קטנים ובינוניים ניתנת תשומת לב מיוחדת לטכנולוגיות דווקא בגלל המגבלות שלהם בתחום ה-IT.
המאפיינים הכי חשובים שצריכים להיות לטכנולוגיה הם קודם כל האפשרות להרחיק את החומר המגובה כדי לבודד אותו ממש בצורה פיזית מהאיומים שיכולים להתרחש בעסק עצמו. ושנית, אוטומציה שתבטיח שגיבוי אכן מתבצע באופן סדיר (ובמקביל תפנה זמן למשימות פרודוקטיביות יותר).
אביב אינהורן, מנכ"ל RVM מערכות בע"מ: "מניסיוננו, הטכנולוגיה שעונה בצורה הטובה ביותר על דרישות אלה היא גיבוי מקוון, שנעשה בצורה יומיומית ואוטומטית. בעבר אפשרות זו התקבלה בהסתייגות מסוימת, אבל כיום שווה לבחון אותה ברצינות. הטכנולוגיה בשלה והמידע בוודאות בטוח יותר כאשר הוא מטופל על-ידי חברה מתמחה".
נתונים הם לב העסק ונחוצים לקיומו בדיוק כמו תזרים מזומנים. לכן קיימת נטייה בעסקים רבים לשמור את הנתונים המגובים קרוב, מאוד קרוב - בהישג יד ובטווח ראייה. אין ספק שזה מרגיע ויש בזה היגיון מסוים, מה גם שבעבר לא היו הרבה אפשרויות. כיום המצב שונה ואפשר גם אחרת. למרות התפיסה הרווחת, הטכנולוגיה של גיבוי מקוון מאפשרת דווקא יותר נגישות, שליטה על המידע והגנה. הנה כמה סיבות עיקריות:
1. באמצעות גישה בלתי מוגבלת לשרתים שעליהם נעשה הגיבוי הנתונים נגישים, זמינים, וניתן לשחזר אותם מכל מקום בכל זמן (המערכת גם שומרת מספר גרסאות אחרונות של המידע).
2. הלקוח מקבל דואר אלקטרוני אוטומטי שמאשר את תקינות הגיבוי שהתבצע. דבר זה נותן וודאות לבעל העסק שהגיבוי אכן בוצע כהלכה.
3. המידע המגובה מכווץ ומוצפן כך שלא ניתן לגנוב אותו מהשרתים או בדרך אליהם.
4. אחסון המידע נעשה בחוות שרתים מוגנות הכוללות אמצעי הגנה כמו מערכות אל פסק וגנרטורים, כך שזמינות המידע ואיכות הגיבוי אינם מופרעים.
אביב אינהורן, מסכם: "כל בעל עסק שרוצה שקט וביטחון צריך לבחון את היתרונות שמציעה הטכנולוגיה של גיבוי מקוון. בשורה התחתונה זו האופציה הכי טובה לקבל מקסימום אבטחה במינימום עלות".
