הרבה מהעסקים שמפסידים וקורסים מגיעים למצב הזה לאו-דווקא בגלל שפונקצית השיווק והמכירות בעסק לא עובדת. למעשה, חלק גדול מהעסקים הללו נסגרים בגלל ניהול לקוי של תזרים המזומנים בעסק שמבוצע בצורה לקויה ולא נכונה שמוביל לקשיי נזילות בעסק..
יותר מזה, חלק מהעסקים האלו מוכרים את המוצרים שלהם ברווחיות גבוהה, אבל מפספסים בכלל בסיסי בניהול, לא מתחייבים לשלם כשאין כסף בחשבון. אני לא מתייחס כאן למקרים בהם המחאות של לקוח שאמורות היו להיפרע לא נפרעו, אבל גם נקודה זו צריכה להילקח ע"י בעל העסק כשהוא ניגש להוציא המחאה לספק או כל גורם אחר.
אחת הסיבות העיקריות שגורמות לבעיות בתזרים המזומנים של העסק היא התחייבות לתשלום של כספים לספקים תוך התבססות על ה"מינוס" שהבנק מאפשר לעסק כחלק מהאשראי לפעילות השוטפת באופן קבוע ולא כפי שאמורים להתייחס אליו במציאות - "הלוואה לטווח קצר שעולה לכם הרבה יותר מהלוואה רגילה".
הדוגמה הכי פשוטה לכך היא עסק שמעניק אשראי ללקוחות שלו לתקופה של 60 יום בעוד התשלום של הלקוחות הוא בעוד 90 יום, אם נצא מתוך נקודת הנחה שלעסק יש מסגרת אשראי של 10000 ש"ח והוא מעניק אשראי לקוחות של 90 יום ומקבל אשראי ספקים של 60 יום מספיק שיהיו לו 4 חודשים מוצלחים והוא נתקל בקשיים תזרימיים.
אם נהפוך את הדוגמה למספרים מוחשיים, בהנחה שעלות מוצר היא 2,000 שקלים ובעל שיעור רווחיות של 20%, אזי אם העסק ימכור 4 מוצרים בחודש הוא יחל לראות את הכסף מהלקוחות בעוד 4 חודשים בעוד הוא יחל לשלם בעוד חודשיים כלומר תוך חודשיים הוא בגרעון של 8,000 שקלים וזאת מבלי לקחת בחשבון שלעסק קיימות הוצאות נוספות מלבד ההוצאות על רכישת המוצרים.
ניהול ומעקב מסודרים אחרי ההוצאות ואם לא מספיקה ההתייחסות הלא נכונה למסגרת העו"ש של העסק, הרבה בעלי עסקים לא מפנימים כי ברגע שהוצאה המחאה לספק, הכסף כבר לא שייך לנו, למרות שהוא עדיין בחשבון, ואם אין ניהול ומעקב מסודרים על הוצאת המחאות מהעסק, עלולה להיווצר תמונה וורודה מהמציאות כאשר החשבון נמצא ביתרת חובה אבל בחוץ למעשה מסתובבים שיקים רבים המחכים לתורם להיפרע, חברות רבות מנצלות את המצב הנ"ל לטובתן ומרוויחות ריבית מכסף ש"לא שייך להן" באמצעות חשבונות אוטומטיים, אלו חשבונות שמגובים בפק"מ או מנגנון חיסכון אחר ואשר מתקזזים כאשר נפרעת המחאה בחשבון, כך למעשה כסף ששייך בעיקרון לספק אבל עדיין לא נפרע צובר ריבית ומקוזז מהמנגנון חיסכון ביום הפרעון.
כלי ניהול תזרים יכולים להיות החל ממחברת שבה מפורטות ההכנסות וההוצאות הצפויות לעסק, גיליון אקסל ועד לתוכנות ייעודיות שכל המטרה שלהן היא לעקוב אחרי ניהול התזרים השוטף של העסק, בשורה התחתונה, כל צורת ניהול של התזרים היא טובה יותר מאי ניהול התזרים בכלל ולפעמים התנהלות תזרימית נכונה של העסק עשויה לסייע לעסק לצלוח תקופות קשות, גם כשהשיווק והמכירות אשמים.
