בעקבות הטלטלות הרבות שהעולם הפיננסי חווה בשנים האחרונות, גופים עסקיים רבים מפנימים את החשיבות של פיתוח תוכניות להמשכיות עסקית (BCP - Business Continuity Program).
תוכניות להמשכיות עסקית טומנות בחובן את הסיכונים הפנימיים והחיצוניים של חברה, ומציגות הנחות אשר תאפשרנה התאוששות מהירה של החברה ממשבר, תוך שימור היתרון על-פני המתחרים ואמינות מקצועית. הגורמים המובילים למשבר מגוונים ויכולים לנבוע מהתחזקות מתחרים, עזיבת עובדים, בעיות טכנולוגיות, הרס מקום העבודה או בעיות אחרות. תוכנית להמשכיות עסקית היא למעשה מתווה דרך לפעילות תחת תנאים מגבילים בכל המובנים העסקיים של ארגון.
בעבר, התפיסה העסקית הנפוצה הייתה כי הכנה של תוכנית להמשכיות עסקית משדרת ללקוחות כי החברה נמצאת על סף משבר. אך בעשור האחרון, חברות כגון ג'יי.פי מורגן, מריל לינץ' וג'ונסון רייס, מפרסמות בריש גלי כי ברשותן תוכניות להמשכיות עסקית.
לא רק בנקי השקעות שותפים להבנה זו; גם חברות כמו
סמסונג ואינטל משקיעות משאבים על-מנת להכין תוכניות להמשכיות עסקית וכך גם עסקים קטנים ובינוניים. משרד הבריאות האמריקני אף הוציא תקנה המחייבת את כלל חברות ביטוח הבריאות להכין תוכנית להמשכיות עסקיות; ומכון התקנים הבריטי פרסם כבר ב-2006 שורה של טפסים והמלצות בתחום זה. ניצנים של ההבנה של החשיבות של תוכניות אלו הגיעו גם לישראל, וכיום ברשות גופים בישראל, כגון בנק ישראל, תוכניות להמשכיות עסקית.
כיום, לא רק שתוכניות להמשכיות עסקית אינן בגדר "מילה גסה", אלא להפך, הן מסמלות תו איכות, המבטיח ללקוחות כי הגופים איתם הם בוחרים לבצע עסקים מוכנים ליום סגריר, וכי הן ההנהלה והן העובדים, יודעים להתמודד עם משברים שונים ולהבטיח המשכיות של פעילות גם בתקופות קשות.
למרות שמנהלי עסקים רבים נמצאים תחת התפיסה המוטעית ש"לי זה לא יקרה" או ש"אצלי יודעים איך להתמודד עם משברים", מנתונים סטטיסטיים לא ניתן להתעלם. 70% מהחברות נאלצות להתמודד עם התפוררות עסקית ברמה כלשהי. 92% מבין החברות שלא הכינו תוכנית להמשכיות עסקית, לא יצליחו להתאושש ממשבר זה ויתפרקו תוך חמש שנים.
דוגמה בולטת ממנה ניתן ללמוד היא "אסון התאומים". מנתונים עולה, כי חברות אשר משרדיהן מוקמו במגדלי התאומים והכינו מראש תוכנית להמשכיות עסקית, כגון חברת השירותים הפיננסיים קנטור פיצג'רלד, הצליחו להתאושש ולהמשיך לשגשג, בעוד רבות מהחברות ללא תוכניות כאלו, לא התאוששו.
אם כן, כיצד בונים תוכנית נכונה שאכן תאפשר התאוששות מהירה בשעות משבר? חברות רבות טוענות, כי ברשותן הנוסחה הנכונה לבניית תוכנית מסוג זה, ובאינטרנט זמינים צ'ק-ליסטים מוכנים. גישה זו, אשר מאפשרות למנהלי חברות להתייחס לתוכנית כזו כמעמסה או נטל, לא תבטיח שרידות לעסק שלך.
תיעוד המידע העסקי, בניית אמצעי תקשורת נכונים, זיהוי מסמכים בעלי חשיבות, הכנת טכנולוגיות חלופיות ותיעוד כלל החומר, כל אלה ביחד הם אכן חלק מהאלמנטים שיעזרו בצורה רבה לעסק אחרי משבר. אך ישנו רכיב אחד שאין לו תחליף, וסביר כי בלעדיו המאמצים כולם ירדו לטמיון - "משחקי מלחמה".
ללא סימולציה מהימנה של מצב חרום, ומבלי תרגול של מקבלי ההחלטות שיחוו על בשרם את התחושה שהעסק מתפורר, לא ניתן יהיה להעריך את הדגשים בצורה נכונה. רק כאשר הכשלים נחשפים בפועל, ורק כאשר מנהל מרגיש שהצעד שהוא עושה קובע בפועל, ניתן יהיה להבין מה לא עובד כראוי, והיכן כדאי לשים את הדגש בבניית תוכנית המשכיות עסקית. ללא משחק מלחמה, המנוהל בצורה חכמה ומותאם בדיוק מירבי לסביבת העבודה של החברה, קשה עד בלתי אפשרי לבנות תוכנית אמיתית שתשרת את העסק בשעת צרה.
בעוד שתאגידי ענק מתכוננים לימים מסוג זה, 50% מהעסקים הקטנים והבינוניים, פועלים ללא תוכנית להמשכיות עסקית, ורבים מאלו אשר כן בנו תוכנית כזו, לא עשו זאת כראוי. התפיסה המוטעת שקיימת בקרב מנהלים שמשבר לא יקרה, או החשש ללא הצדקה מהמסר שהכנת תוכנית כזו יכולה להעביר למשקיעים וללקוחות, הם אלו שעלולים באופן פרדוקסלי להביא לקריסתו של העסק. מנהל נבון יודע להתכונן למשבר, בונה משחק מלחמה, כותב תוכנית להמשכיות עסקית, ומתחזק אותה.
