באחד מפסקי הדין היפים של בית המשפט העליון, ממשיל השופט המנוח דב לוין את המשפטן ביחס לטכנולוגיה: כשחקן על במה מסתובבת, שאם לא יתאים עצמו לקצב הסיבוב - יישאר מאחור או יעוף מהבמה.
כאשר אני התחלתי את הקריירה המשפטית, למרבית משרדי עורכי הדין בת"א היה מכשיר פקס. אך למי שזוכר, דפיו היו כימיים וכדי לתייקם, היה צריך לצלמם כדי שלא ידהו. באותה עת ה"קלדנית" הייתה יוצאת מהמשרד עם אצבעות שחורות מדיו, ולשם קבלת קו טלפון נוסף היה צריך לגייס פרוטקציה ב "משרד התקשורת". מי שהיה מתמחה באותה עת, בוודאי זוכר את העבודה הסיזיפית של עידכון ספרי חקיקה ומלאכת שחרור הברגים בספרים אלו.
כיום, אין כמעט משרד עורכי דין שאינו מנוהל במערכות ניהול מתקדמות ומוקף באמצעי טכנולוגיה, תקשורת ותוכנה ההופכים אותו לנגיש, מעודכן ויעיל. כיום יכול משרד לדחוס ידע של עשרות עורכי דין וארכיבים מפוצצים לכונן בגודל של חפיסת סיגריות, או בכלל לנהל ידע זה ב"ענן". ניתן לסכם עסקה ולחתום על חוזה תוך כמה שעות, בין שני עורכי דין היושבים בשני קצות העולם, באמצעות שיחות ועידה ותוכנות שיתוף במסמכים. כך השתפרה ללא היכר התקשורת המחשובית מול מערכת בתי המשפט ומוסדות ממשל שונים, גם אם יש עוד לא מעט מה לשפר.
ההתפתחות הניהולית של משרדי עורכי דין מזה והתקדמות הטכנולוגיה מזה תרמו להבנה, כי טכנולוגיה היא כלי קריטי במשרד עורכי דין. עם זאת, עורכי הדין בישראל עדיין נמצאים מאחור ביחס לחבריהם בעולם וביחס לסקטורים אחרים. במשרדי עורכי דין בארה"ב מושקעים בממוצע עד 5% מהכנסות המשרד במחשוב, בתקשורת, באינטרנט ובטכנולוגיה, בעוד בארץ, ההשקעה בתחומים אלו היא 2.25%-0.55% מהכנסות המשרד.
מטרתו של מאמר קצר זה היא להציג כיצד בכל הקשר ותחום במשרד עורכי דין, הפכו מערכות, התקשורת הטכנולוגיה והמחשוב ליקרי ערך במונחים של ניהול זמן, ניהול השיווק, ניהול לקוחות, ניהול מקצועי, ניהול הארגון, ניהול סיכונים ועוד.
ניהול השיווק בכפוף למגבלות האתיות, עורכי הדין רותמים את הטכנולוגיה ככלי שיווקי חשוב. מאתרי אינטרנט אשר מציגים מידע עשיר בפני המבקש לתור אחר מיומנויות המשרד, ועד אתרים המציגים ללקוח פורטל של תכנים ואפילו ממשק אינטראקטיבי למערכות המשרד. כל אלו - הישר למסך המחשב או לסמארט פון שבידי הלקוח הקיים, או הפוטנציאלי.
בנוסף, הרשתות החברתיות פתחו בפני עורכי הדין כלי שיווקי רב-עוצמה המאפשר להם לחשוף את לקוחותיהם הפוטנציאליים לעצם קיומם, מיצובם וניסיונם. זאת, אם באמצעות שותפות פעילה ברשת כגורמים פרטיים, דרך השתתפות כמומחים בבלוגים או דיונים ועד ניכוס אמצעי הרשת החברתית במסגרת ניהול פורומים, קבוצות בלוגים וכדומה.
ניהול לקוחות (CRM) הטכנולוגיה המתקדמת באה לעזרתנו גם בניהול ושימור הלקוחות. אומנם גישת ניהול לקוחות מקצועית והמערכות התומכות בה טרם הוטמעו במשרדי עורכי דין בארץ באופן מלא, אך בהחלט אנו רואים יותר ויותר משרדים העושים שימוש במודולים של ניהול לקוחות בתוכנות ניהול המשרד או מאפיינים מערכות CRM התומכות בכל הקשור בפילוחים, סגמנטציה, ניהול שיווק וקשר עם לקוחות.
ניהול הכסף גם בתחום זה מפגרים המשרדים בארץ אחרי חבריהם בחו"ל אשר במרביתם הותקנו מערכות ניהול ביצועים (Business intelligence) מתקדמות המסייעות להם בניהול התמחיר, פס הייצור, זמן, יעילות וכדומה. יחד עם, זאת יותר ויותר משרדים בישראל מסתייעים בכלי תוכנה מתקדמים ואפילו פשוטים, כדי לאפיין דוחות מתקדמים וחתכים פיננסיים רלוונטיים לניהול עבודת השותפים ועורכי הדין ולמדידה כלכלית מתקדמת של לקוחות, תיקים, תחומי עיסוק ומנגנוני תמחיר.
כך גם נעזרים המשרדים בתוכנות ו/או דוחות מתקדמים לניהול הגבייה באופן מתקדם ויעיל משהיו נוהגים בעבר, ובכך חוסכים תשומות וכסף רב וממזערים את ההסתברות לבעיות גבייה, עלויות מימון וכמובן - חובות מסופקים או אבודים.
ניהול ידע כמות הידע הנצבר במשרדי עורכי דין מכפילה את עצמו מדי שנתיים. בקבוצה זו כלולים ידע מקצועי, ידע ניהולי, ידע כלכלי, ידע שיווקי וכמובן הידע על הלקוחות. ידע זה מגיע למשרד בערוצים טכנולוגיים שונים, מהערוצים המסורתיים של דואר ופקס, דרך תיבת הדוא"ל ועד סוכני ידע מתקדמים כגון קבצי תמונה קול ומדיה. אלמלא התקדמות הטכנולוגיה היודעת גם לטפל בעושר המידע הזה, היו משרדי עורכי הדין אובדי עצות ומסתכנים באובדן מידע וזמן.
גם בתחום זה ישנן כמה רמות וכלי תוכנה. כמו בשאר העולם, יותר משרדי עורכי דין בישראל מבינים את ההבדל בין מערכות ניהול ידע מתקדמות הנותנות מענה לכל ניהול המסמכים והידע ברמה מתקדמת ואינטגרטיבית, לבין מודולים פשוטים של ניהול מסמכים בתוכנות ניהול התיקים.
תוכנות ניהול הידע המתקדמות אף מסייעות רבות בניהול המידע הפיסי, הארכיב ואף הספרייה. זה מתחיל ברמה פשוטה של תיעוד מיקום התיקים/ספרים ומגיע עד הוספת ברקוד לתיקים/ספרים, אשר בחלק מן המשרדים בחו"ל ומיעוט בארץ, נקרא על-ידי עיניים אלקטרוניות הקיימות בחדרי המשרד ומשדרות מידע חיוני זה לתוכנת המשרד.
הרשתות החברתיות סללו מסלול נוסף וזמין יותר, למקורות ידע מקצועיים ואחרים, שכן באמצעותן סוכני המידע אליהם אנו מקושרים רבים יותר, זמינים יותר ובעלי נכונות לחלוק מידע ביתר פתיחות. בעוד בעבר היינו מיגעים את מוחנו מי מהקולגות (בארץ או בחו"ל) נתקל בסוגיה נדירה או פסק דין ייחודי ומבצעים פניות אישיות לרוב, כיום די בהצפת השאלה ברשת או הבלוג הרלוונטי כדי להגיע בקלות למידע המבוקש.
ניהול מועדים ישנם משרדים שנושא ניהול המועדים אצלם קריטי ועיתים עולה כדי מספרים כה גדולים, שרק אמצעי טכנולוגיה מתוחכמים יודעים לנהל. הדבר נכון, בין השאר, למשרדי ליטיגציה והוצל"פ בהם יש עשרות מועדי דיון שאין לפספס, דרך משרדים התומכים בלקוחותיהם בניהול נכסים (כגון משרדים המסייעים לחברות הסלולריות בניהול מערך האנטנות) ועד משרדי הקניין הרוחני שמנהלים מאות ואף אלפי מועדים בשנה של ניהול וחידוש זכויות קניין רוחני ברחבי העולם.
ניהול הקשר עם הרשויות/בתי המשפט גם בתחום ניהול הקשר עם הרשויות/בתי המשפט נעשתה כברת דרך, כאשר כיום רוב משרדי עורכי הדין מחוברים למידע הנדרש להם מן הרשויות באופן ממוחשב. הימים בהם נדרשו עורכי דין "לרוץ לטאבו" או להגיש כתבי טענות למזכירות בית המשפט, כמעט חלפו לחלוטין.
עדיין קיימים קשיים לא מבוטלים בחלק מהמערכות, אם בזמינותן, אם בגודל הקבצים שניתן להעביר דרכן ואם בשכיחות לא קטנה של תקלות, אך כל הללו הולכים ומשתפרים. להתפתחותו של תחום זה תרמו לא מעט התפתחותם של תחומי משנה טכנולוגיים, שהינם "שושבינים" חשובים והללו הפרויקטים והכלים המתקדמים לאבטחת מידע והכלים המתקדמים למזעור/כיווץ מידע דיגיטלי ואחסונו.
ניהול הקשר עם קולגות ניהול הקשר עם קולגות, אשר כלל בעבר כתובות דואר, מספרי פקס ודואר אלקטרוני, מתבצע כיום גם באמצעות כרטיסי ביקור דיגיטליים, חתימות ברקוד המוחלפות בכנסים מסמארטפון לסמארטפון, הרשתות החברתיות (בעיקר פייסבוק, לינדקדין וטוויטר), הבלוגים, תוכנות השיתוף והעברת ההודעות כגון ווטסאפ ועוד.
אמצעים אלו גם מסייעים לעורכי הדין לאתר ביתר בקלות מומחים מתוך המקצוע ומחוץ לו בארץ או בחו"ל. כדוגמת עורך הדין שהעביר לחברו פרטי מומחה זר שחקר במשך שנים מחלות מקצוע מסוימות ומחקר זה סייע לזכות בתיק מול המוסד לביטוח לאומי. או כדוגמת עו"ד שהעביר לחברו פרטי מומחה אוסטרלי בתחום חקר האנרגיה המתחדשת, ובה התמחות ספציפית ביותר שטרם פורסמה כלל במאגרי מידע רלוונטיים וסייעה למקבל לקדם תביעת לקוח נגד מתחרה.
ניהול כוח אדם משרדי עורכי הדין בישראל גדלים וחלקם כבר כוללים מאות עובדים. גם בהקשר זה מסייעת הטכנולוגיה למשרד ושותפיו לנהל את כוח האדם. מניהול שכר, שעות נוספות, שעות גלובאליות וכדומה, ועד ניהול ביצועים, ניהול בונוסים, ניהול שיחות הערכה ועוד.
ניהול סיכונים ברור שניהולם הנכון והבטוח של כל אחד מהתחומים המפורטים במאמר זה, מונע או מגדר סיכונים רבים אליהם נחשף המשרד, כגון אובדן ידע, אובדן כסף, אובדן חומר ו/או אובדן מועדים חשיפה משפטית ואחריות מקצועית, שבחלק מן המקרים סיכונים אלו עולים כדי שרידותו של המשרד ואף איום על המשך פעילותם של השותפים בו.