מה משותף לג'ף בזוס ולווינסטון צ'רצ'יל? – שניהם אוהבים מזכרים טובים, כותב ג'ון גאפר בפייננשל טיימס.
במכתבו האחרון לבעלי המניות של
אמזון סיפר בזוס, כי כל הישיבות הפנימיות מתחילות בכך שכל משתתף מציג מזכר שאורכו עד שישה עמודים ומסביר במה יש לדון. במקום לצפות במצגת פאואר פוינט או להיכנס לדיון מיידי, מנהלי אמזון מבלים חצי שעה בדממה מוחלטת, כאשר הם קוראים זה את מזכרו של זה.
"זוהי תרבות הדיון המוזרה ביותר בה תיתקלו", הודה בזוס בראיון אחד. הרעיון הוא שכל מנהל מוכרח לזקק את רעיונותיו כך שכולם יוכלו להבין אותם. קריאת המזכרים מביאה לכך שכל הנוכחים בחדר יודעים באמת על מה עומדים לדבר, ולא רק מעמידים פנים שהם יודעים.
צ'רצ'יל היה אוהב את השיטה הזאת. ב-9.8.1940, חודש לפני שהחל הבליץ על לונדון, הוא הכתיב מזכר לעובדי המדינה בנושא מזכרים. "כדי לבצע את עבודתנו, עלינו לקרוא כמות עצומה של ניירות. כמעט כולם ארוכים מדי. הקפדה על הצגה תמציתית של הנקודות החשובות באמת תסייע לחשיבה בהירה".
הגישה של אמזון נראית אקסצנטרית, אבל יש בה ערך רב – סבור גאפר. ברוב החברות הגדולות יש יותר ישיבות, ויותר מדי רבות מהן בלתי מאורגנות. המשתתפים יוצאים מהם בלי לדעת על מה דובר ומה עליהם לעשות כעת. בזוס הוא חסיד גדול של יעילות ניהולית, והוא הבין שאם מתחילים ישיבות בכך שכולם יודעים את הדברים הבסיסיים, הדיון הופך למודע יותר ודמוקרטי יותר. יש פחות סיכוי שהחלטה תתקבל בצורה מקרית או בחוסר תשומת לב, ופחות אפשרות לשניים-שלושה אנשים לשלוט בתוצאה.
ההיבט המפתיע הוא האמון שנותן בזוס לניסוח על פני המידע. "יש לנו כל כך הרבה מדידות, ושמתי לב שכאשר האנקדוטות והמידע אינם מסכימים – בדרך כלל האנקדוטות צודקות. יש משהו לקוי בדרך שבה אנחנו מודדים". הוא מאמין בסיפור בהיר ומעדיף אותו על פני הסתמכות על מידע, גרפים או שקפים. כמה מן המזכרים של אמזון מנוסחים כמעט כמו סיפור דרמטי: מזכר אופיני על מוצר חדש מנוסח כמו הודעה לעיתונות ושאלות ותשובות אותן יכול הלקוח להבין.
צ'רצ'יל – עיתונאי שהפך לפוליטיקאי – היה מסור להיגדים חזקים שיכולים לעצב את המדיניות. "הבה לא נירתע משימוש בביטוי משמעותי קצר, גם אם הוא שנוי במחלוקת", הנחה את עובדי המדינה. "רוב הביטויים הצמריריים הם רק ריפוד, שאפשר לוותר עליו לחלוטין". הוא ובזוס יכולים להסכים על המקום המתאים לנתונים: אי-שם בסוף. "אם דוח מסתמך על ניתוח מפורט של גורמים מסובכים, צריך להעביר אותם לנספח", הורה צ'רצ'יל. מנהלי אמזון קיבלו בדיוק את אותה הנחיה.
את התמציתיות, כמו כל דבר, אפשר גם לקחת רחוק מדי. צוות המועצה לביטחון לאומי הונחה לצמצם את מזכריו לעמוד אחד, כי
דונלד טראמפ לא אוהב לקרוא יותר מדי. לאחר מכן התברר, שהנשיא רוצה עוד פחות: שתיים-שלוש נקודות פשוטות ככל האפשר ועדיפות לתמונות.
הכנה של תזכירים מקוצרים מצריכה הרבה יותר עבודה מאשר שפיכת נתונים על שקף. הדבר מחייב את הכותב לא רק לחשוב על ליבת טיעונו, אלא גם לנסח אותה בצורה היכולה לעורר השראה מצד הקורא. צ'רצ'יל יכול היה לעשות זאת כלאחר יד; רובנו צריכים להתאמץ הרבה יותר. וכמו שאומר בזוס, יש צורך במאמץ רב כדי לכתוב מזכר "מבריק ומחושב". אבל התוצאה היא שגם הדיבור בציבור הרבה יותר ברור.
גאפר מסכם: "צ'רצ'יל, שהיה צריך לקבל החלטות של חיים ומוות, הקדיש זמן ביום בו הופצצה ברמינגהאם כדי להסביר כיצד לכתוב מזכרים. בזוס הצליח בצורה בלתי רגילה באמזון בכך שלמד את הערך של מתן תדרוכים מחושבים למנהליו. כדאי לנו להאזין להם".
