1.
קביעת מועד ביצוע הפרויקט: קובעים ביומן יומיים המוקדשים לסידור הניירת. בכל יום 4 שעות. רצוי לרתום גם את בן/בת הזוג. זה יכול להפוך לחוויה משותפת, להעלאת זיכרונות ובעיקר להתייעלות העבודה.
2.
רכישת ציוד: עושים קנייה בחנות לציוד משרדי: קלסרים, חוצצים, מנקב חורים, מדבקות, ניילוניות.
3.
ריכוז הניירת: איסוף וריכוז של כל הניירת והמסמכים מהמחסן, מהקרטונים הזרוקים במחשכים ומהמגירות.
4.
מיון הניירת לפי נושאים (קלסרים): ראו טור ימני בטבלה שלהלן.
5.
מיון לפי תתי נושאים (חוצצים): ראו טור אמצעי בטבלה שלהלן.
6.
ארגון כל תת נושא לפי סדר כרונולוגי: לפי חודשים / רבעונים / שנים או כל תקופה רלוונטית אחרת, כאשר המסמך התחתון ביותר הוא הישן ביותר, והעליון הוא החדש ביותר.
7.
שמירת מסמכים: ככלל, חוזים, הסכמי התקשרות ופוליסות ביטוח חיים - יש לשמור לתמיד. לגבי פוליסת ביטוח - תלוי בסוג הפוליסה. ביטוחי חיים יש לשמור לתמיד. לעומת זאת, פוליסת ביטוח רכב, אחריות בנזיקין כלפי צד ג' או פוליסה המבטחת תכולת דירה, יש לשמור כל עוד היא בתוקף ולאחר פקיעת תוקפה רק 7 שנים. השמירה במשך 7 שנים נועדה להבטיח כי במידה ותוגש תביעה נגדכם או מצידכם במהלך תקופה זו, תהיה לכם הניירת הרלוונטית. יש לזכור, כי חוק ההתיישנות בתביעות אזרחיות קובע התיישנות של 7 שנים ממועד שבו נולדה עילת התביעה ולכן מומלץ לשמור מסמכים לא יותר משבע שנים אחורה.
בתביעות על-פי פוליסות ביטוח, תקופת ההתיישנות קצרה יותר. גם כאשר אתם זורקים מסמכים, מומלץ לגרוס אותם או לבער ולא לזרוק אותם בשלמותם לפח. חברות חקירה רבות מתפרנסות מחיטוט בפחי האשפה שלכם ודליית אינפורמציה רלוונטית. גם תלושי שכר יש לשמור 7 שנים למרות קיומו של טופס 106 שהינו המסמך המרכז את השכר השנתי וההטבות הנלוות וזאת למקרה של הגשת תביעות כנגד המעסיק, שאז תלושי השכר המפורטים הינם ראיה לרכיבי השכר, לשעות העבודה, תנאי העבודה וכיו"ב.