שליטה בתקציבי התקשורת בעידן אי ודאות כלכלית

הקדמה

מרבית העסקים והחברות במשק לא שולטים בפועל על חשבונות התקשורת שלהם, בגלל חוסר ידע והכרות מעמיקה של סעיפי החיוב המורכבים. למעשה, החשבונות מאושרים כמעט אוטומטית לתשלום, ללא כל ניסיון רציני לבדוק את נכונות החיובים או לבצע אופטימיזציה לחיסכון בהוצאות התקשורת. הוצאות התקשורת מהוות סעיף מאוד משמעותי בהוצאות העסק בכלל וה-ICT בפרט. כיום, הזמינות המיידית והתמידית של מכלול מערכות התקשורת, כמו: שיחות טלפון קוויות ושיחות סלולר בארץ ובחו"ל, קישוריות לאינטרנט, תקשורת נתונים בין עובדי הארגון, גורמת לעליה קבועה ומתמשכת של הוצאות התקשורת כפי שרואים ממגמת גידול ההכנסות של שוק התקשורת המקומי לאורך השנים האחרונות. נתוני התפתחות מדד עלויות שירותי התקשורת בישראל, מצביעים על הגידול המתמיד בהוצאות הקבועות והשוטפות על שירותי תקשורת, כשהעלייה הבולטת היא במחירי שירותי התקשורת הניידים (מול ירידה בהוצאות על שירותי טלפוניה נייחת ואינטרנט), (מקור: דוח גרונאו, 2008):

בעיות במצב הקיים

מאחר שבמרבית העסקים אין צוות מקצועי הממונה על בקרה ואופטימיזציה של חשבונות התקשורת, הבעיות הנפוצות בניהול והבקרה של חשבונות התקשורת, הן:

• חוסר בכלים ממחושבים לניהול ובקרה של חשבונות התקשורת.

• הקצאת משאבים של כוח אדם מקצועי לבקרה וניהול על ההוצאות.

• אי הכרות מעמיקה של סביבת עבודה ושוק התקשורת (הסכמים שלעיתים הם סודיים).

• הסכמי התקשרות ארוכי טווח עם קנסות יציאה מההסכם.

• אי ניהול וניתוח הסכמי תקשורת חדשים בשוק.

• היעדר בקרה שוטפת על ביצוע יישום בפועל של חוזה התקשורת.

יש לציין, שספקי התקשורת אינם מעמידים לטובת לקוחותיהם כלים ממחושבים לצורך בקרת החיובים וכל שכן, כלים ממוחשבים לאופטימיזציה של החיובים להפחתת עלויות תקשורת, באמצעות שילוב תוכניות תמחור שונות הקיימות כיום בשוק. במקרה הטוב, לפני איום של הלקוח על הפסקת התקשרות, מציעים ספקי התקשורת ללקוחות תוכניות חדשות מוזלות, וגם אז, לא את התוכנית האופטימלית הקיימת באותו מועד מכלל ספקי התקשורת בשוק.

פתרונות להפחתת עלויות תקשורת

בקרה, בקרה, בקרה....

מומלץ למנות צוות מקצועי בארגון, המורכב מאיש מקצוע בתחום ואיש כספים מומחה בניהול רכש והסכמים כולל ניהול מו"מ עם ספקי תקשורת. הצוות (לפחות 2 אנשים שיש להם כפיפות בלתי תלויה זה בזה בארגון) יהיה אחראי, בין היתר, גם על הכנת ההסכמים מול ספקי התקשורת, כולל ניהול מו"מ עד לחתימה וכמובן בקרה וניהול ההסכמים לאורך כל תקופת ההתקשרות.

שימוש בכלים ממחושבים לניהול ובקרה על הוצאות התקשורת

השימוש בכלים ממחושבים חיוני לא רק לצורך בדיקה ואימות החיובים של ספקי התקשורת מול ההסכמים, אלא גם לצורך אופטימיזציה של תוכניות התמחור השונות הקיימות בהסכם או בשוק באופן כללי, לצורך חישוב פוטנציאל החיסכון מול הפסקת הסכם קיים ותשלום קנסות יציאה.

החלפת ספק תקשורת

בעידן התחרות הגוברת בשוק התקשורת, כניסת מפעילי תקשורת חדשים וניידות מספרים, אין צורך לחשוש מהחלפת ספק התקשורת הקיים, גם אם מדובר בהסכמים ארוכי טווח עם קנסות יציאה. הפערים בין ההצעות של המפעילים השונים יכולים להגיע לעשרות אחוזים. גם לאחר קיזוז קנסות היציאה החיסכון בהוצאות התקשורת עדיין מובטח.

שימוש בטכנולוגיות מתקדמות בתקשורת

שוק התקשורת מוצף בפתרונות תקשורת מתקדמים לחיסכון בהוצאות התקשורת. יש כמובן לבחון התאמת כל פתרון למבנה הוצאות התקשורת של הארגון ולתרבות הארגונית, כולל שקיפות מלאה למשתמש, תוך שמירה על רמת שירות גבוהה במיוחד.

מיקור חוץ לניהול ובקרה על הוצאות התקשורת

לא לכל חברה קיימים המשאבים לניהול ובקרה על הוצאות התקשורת. גם אם כוח האדם המקצועי קיים בארגון, אין ברשותו את הכלים הממוחשבים לניהול החשבונות ולבטח לא מודיעין עסקי מפורט של הסכמים סודיים בשוק, או כלים לביצוע אופטימיזציה של תוכניות התמחור בשוק התקשורת.

סיכום:

השגת התוצאה הכלכלית הטובה ביותר עבור העסק\הארגון יכולה להיות פרי תכנון נכון של מהלכי הצטיידות, רכש וידע בתחום שבו עוסקים. מדובר בתהליך לא פשוט, כשייעוץ חיצוני איננו מילה מגונה, והוא בבחינת Must. לקראת היערכות לתוכנית עבודה לשנת 2009, יש להיערך לגל ההדף הכלכלי, שעלול לפגוע בחברות לא מעטות. מכאן, הצורך בניהול מו"מ מקצועי, שימוש בכלים ממוחשבים לניתוח הוצאות התקשורת וטיפול מקצועי במערכות התקשורת, הופכים להיות חיוניים יותר מתמיד לכל עסק או ארגון, שרוצה לשלוט בהוצאות התקשורת שלו. מיכאל פנחס הינו מהנדס תקשורת במקצועו, משמש בתפקיד סמנכ"ל הנדסה וטכנולוגיות בחברת הייעוץ "אגינקס תקשורת". מיכאל הוא ממקימי החברה וממייסדיה. מאז שנת 1991, מוביל בחברה ומנהל את מכלול התהליכים הטכנולוגים בדגש על עולם התשתיות, הטלקום והסלולר תוך התמחות אף בעולם בקרת העלויות והכלכלה התקשורתית.

אודות אגיניקס תקשורת

חברת אגינקס תקשורת בע"מ הינה חברה רב תחומית למתן שרותי ייעוץ, תכנון, פיקוח, אינטגרציה ושרותי Outsourcing לפרויקטים בתחומי מיחשוב, Datacom, Telecom, תקשורת סלולארית, אבטחת מידע, בקרה, ביטחון ומתח נמוך.