תוכנית טלוויזיה מסוג הריאלטי נתנה לנו תמונת מצב על מספר חברות במשק הישראלי הבנויה על כך שהיא לוקחת מנהל בכיר של החברה מנתקת אותו מסביבתו הטבעית ולוקחת אותו מחופש לסיבוב בחברה אותה הוא מנהל.
בסיומו של הסבב, הוא נפגש עם האנשים אותם פגש, ועכשיו כשהוא לא מחופש ופותר להם את הבעיות בהם ניתקל במהלך הסיבוב אותו עשה, התוכנית כשלעצמה מאוד נחמדה ולעיתים מרגשת, מתגלים מקרים קשים מחד-גיסא, ורצון עז מאידך להצלחה ולהגשמה אישית.
אולם הדבר החשוב ביותר היוצא לאור כתוצאה מכך - היא שהמנהל הבכיר אינו מכיר את עובדיו, אינו יורד לסניפי החברה, אינו מסתובב בין עובדיו, אינו מקיים ראיונות שוטפים וכפי הנראה אינו מקבל דוחות שוטפים על עובדים.
זה דבר חמור ביותר כי השלד של החברה הוא העובדים המקיימים אותה, ואוי לאותה חברה שצריכה תוכנית טלוויזיה על-מנת להכיר אפס קצהו של סגל העובדים שלה. זוהי תרבות ארגונית פסולה שצריך לבער אותה מהיסוד.
הייתי בעברי מנכ"ל עירייה, והיה לי מנהג קבוע כל שבוע לרדת ולשבת עם עובדי השטח, אם אלה עובדי התחזוקה, אם אלה הפקחים, ואם אלה יחידות קצה קטנות .בפגישותאלו למדתי על האנשים יותר מכל דבר אחר.
הנהגתי אצלי מדיניות של דלת פתוחה, לא רק לתושבים אלה לעובדים, הנהגתי ישיבות סגל ודרשתי מהם ללמוד את האנשים שתחתם, ולהביא בפני כל בעיה אשר הם מאתרים אצל העובדים הכפופים להם. הגעתי למצב שהעובדים היו פתוחים בפני על בעיותיהם האישות יותר מאשר בפני המנהלים שלהם.
ביתי ובני שהם מנהלים בכירים בקשו ממני להתוות להם דרכי עבודה ולהלן מובא מה שכתבתי:
דרכי פעולה בניהול המשרד - התחל את יום העבודה כאשר אתה עובר על חומר כתו, כגון - דוחות, מכתבים, הנחיות ומכתבים שאתה רוצה לכתוב (סגור את הדלת ואל תתן לאף אחד להפריע לך).
- עבור בין העובדים ושים לב למה שהם עושים. תתעניין מה נשמע אצלם, ומה הם עושים היום.
- אם יש לך טלפונים להשיג תן אותם למזכירה. באמצע היום או בסופו בדוק מה עם הטלפונים האם קיבלת את כולם.
- כל שבוע תן תוכנית עבודה שבועית לעובדים ובקש מהם דווח היכן עומדים הדברים.
- ערוך פעם בשבוע או שבוע וחצי ישיבת צוות. בישיבה כל אחד ידוח מה הוא עושה ומה הבעיות העקריות בהן הוא ניתקל.בקש את התייחסות המשתתפים בדיון.שתף גם את הפקידות בישיבה.
- לפחות פעם בשבוע צא לשטח יחד עם הנוגעים בדבר, ובדוק מקרוב את הנעשה.
- אל תקבל מתנות מהקבלנים, לא לחגים ולא לשום דבר אחר.הקפד שגם העובדים ינהגו כך.
- קיים יחסי עבודה תקינים עם המנהלים שעובדים סביבך, אבל אל תיתן להם לעלות לך על הראש.
- קיים פגישת עבודה עם הממונה הישיר לפחות פעם בשבוע.
כללי - על כל מכתב שאתה מקבל שתהיה חותמת מתי התקבל במשרד. אחרי שאתה עובר עליו והחלטת מה צריך לעשות איתו כתוב זאת על גבי המכתב תחתום ושים תאריך. לדוגמה: משה תבדוק את החשבון, מה היתרות שלנו בתקציב? ומה הבעיות שאתה רואה. חתימה ותאריך.
- מכתבים חשובים שמור אצלך עותק עם ההנחיה שלך. מכתבים מודפסים שאתה מוציא שמור עותק בתיק רץ שבו המכתבים מסודרים לפי תאריך ההוצאה,וכן בתיק פרויקט.
- הזמנות עבודה ו/או חוזים שמור בתיק נפרד לפי קבלנים למעקב.
- ערוך טבלה באקסל למעקב אחרי הוצאת הכספים.
- אל תתבייש להתייעץ עם הממונה עליך.
- במידה והוא נותן הנחיות -שיתן בכתב במיוחד כאשר מדובר בעגול פינות.
- ערוך רשימת תיוג ליציאה לפרויקט.
- הכר את מנהלי בית הספר מולם אתה עובד.
נוהלים - עיירות פועלות על-פי צווים ונוהלים ולכן צריך להכיר אותם היטב במיוחד בכל הקשור להתקשרויות עם קבלנים,תהליכי הוצאת הזמנות עבודה סמכויות חתימה ועוד.
- קרא את פקודת העיריות בכל הקשור למכרזים הנדסה ורכישות.
- שיהיה לך כרך של הנוהלים הפנימיים של האגף בו אתה עובד.
תקציב - מאחרי כל פרויקט יש תקציב וחייב להיות.
- כמו-כן, הקצבת חשב שזה האשור הפורמלי והמוסמך שניתן לצאת לעבודה.
- בתקציבים משותפים צריך שיהיה ברור כמה אתה נותן וכמה בית הספר.
- צריך לבדוק ששני המקורות מכסים את העבודה.
- צריך לקבוע את שיטת התשלום והחיוב של כל שותף.
- מי מפקח על העבודה ומי מאשר את חשבונות הקבלן.
לסיכום, כל מנהל צריך להכיר את עובדיו מקרוב ולא לחכות לתוכנית טלוויזיה כזו או אחרת על-מנת שיאלץ להיפגש עם עובדיו