בשנים האחרונות מרבית הארגונים הגיעו לתובנה כי הכנסת מערכות מחשוב לניהול התהליכים השונים בארגון תביא ליעילות, ליכולת לתעד כל פעולה, תאפשרנה מתן תשובות מדויקות ומענה לנושאים רבים וזאת במהירות רבה יותר. כתוצאה מכך, כבר ברור לכולם כי ארגונים יחסכו זמן ומשאבים רבים... אבל מה עושים כאשר אנשי הארגון המכניס מערכת ממוחשבת (או טכנולוגיה) חדשה אינם מורגלים בעבודה שכזו, או אפילו בעבודה עם מחשב בכלל..?
אמנם בעוד 2 עשורים לערך נעמוד במצב שונה לחלוטין: מירב העובדים יהיו כאלה ש"גדלו" יחד עם מחשבים, והגישה שלהם למחשבים תהיה טבעית. עוד 30 שנה יראה מוזר לאנשים כיצד בעבר עבדו ללא עזרת מחשבים... עד שנגיע לנקודה הזו, יש לא מעט ארגונים אשר אנשיהם אינם מורגלים בעבודה עם מחשב.
ניתן לעמוד על מספר סיבות לכך:
- ארגון Low-Tech - כזה שעבודתו היומיומית אינה מצריכה שימוש במערכות מידע ובתקשורת אלקטרונית.
- תפקידים ספציפיים של אנשים אשר אינם נזקקים כלל למחשבים / שימוש קל בלבד.
- פחד של אנשים מפני הטכנולוגיה וה-"לא ידוע"...
- תרבות ארגונית אשר אינה מחייבת עבודה ממחושבת.
על-מנת להתמודד עם הכנסה והטמעת טכנולוגיות לארגונים, אשר אינם מורגלים בעבודה עם מחשב, ישנם כמה שלבים:
- שיווק מקדים - המטרה היא לגרום למשתמש הקצה בארגון לחכות בקוצר רוח להתקנת המערכת ותחילת שימוש בה. על-מנת שינחל הצלחה מירבית, על התהליך להתבצע בתמיכה ועידוד למן המנהלים הישירים של העובדים ועד להנהלה הבכירה. במהלך התקופה שלפני הכנסת המערכת יש לשווקה ולהדגיש כמה תעזור לעבודה השוטפת. במקרים רבים ארגונים משתמשים במערכת החדשה ע"מ למדוד ביצועי עובדים ולתמרץ אותם בהתאם לביצועיהם.
- תהליך אפיון מקדים של צרכי העובדים והתאמה של התכנים במדויק לכל אוכלוסיה ואוכלוסיה - העובד חייב להרגיש כי התכנים הנלמדים נוגעים ישירות אליו ולעבודתו היומית. ברגע שעובד יחוש כי החומר הנלמד אינו רלוונטי עבורו, הוא יאבד קשב במהירות ומשם הדרך קצרה לאנטיגוניזציה מן המערכת "הגדולה והמסובכת...".
- היכרות של המדריכים עם תהליכי העבודה הישנים והחדשים של כל עובד ועובד - על-מנת להסביר לעובד כיצד הדרך החדשה מקבילה (וברוב המקרים מקצרת) את דרכי העבודה הישנות. במקרים רבים בנקודה זו מצליחים לרתום את העובד לטובת המערכת (והארגון), כאשר מבין "מה יוצא לי מזה".
- הדרכות פרונטאליות בשילוב תרגול - התרגול הינו בעל חשיבות עליונה, על-מנת שיוכל העובד להתנסות בעבודה עם המערכת ולהתחיל ללמוד אותה "דרך האצבעות". הדרכה פרונטאלית בלבד, בייחוד לעובדים ללא רקע במחשבים, מחטיאה את המטרה שכן לאחר חזרת העובד לעמדת העבודה רוב החומר הנלמד נשכח.
- הטמעות אישיות - כאשר מטמיע מיומן מגיע לשולחן עבודה של עובד המתמודד עם מערכת חדשה, ביכולתו לזהות את הקשיים האישיים שלו ולהעלות אותו על דרך המלך. פעמים רבות לאחר הכוונה אישית בנקודות בהם העובד התקשה והמטמיע עזר, מרגיש העובד ש"השד לא כזה נורא..."
- נאמנים - עובדי הארגון אשר מפיצים בין חבריהם לעבודה כמה התוכנה עזרה להם... - "יוסי, לא תאמין כמה זמן עבודה עם התוכנה החדשה חוסכת.." ברגע שעובד מקבל פידבק שכזה מן העובד שלידו, ערך המערכת בעינו עולה מכיוון שהוא נוכח שניתן לעבוד בה ואף לצאת נשכרים. עניין נוסף הוא - "אם מוטי הצליח לעבוד עם התוכנה, אני בטח יכול".
- חומרים כתובים ומתומצתים - עזרי הדרכה - במהלך ההדרכה וההטמעה האישית מפנה המדריך לחומרי הדרכה מתומצתים (כרטסת אזכור מהיר/תזכורון) אשר בהם מצוי המידע השימושי על רוב הפקודות השכיחות בהן יתקל העובד בעבודתו. על-ידי הפניה זו "משמיש" המדריך את עזר ההדרכה, והעובד יודע שבמידה ושכח דבר מה יוכל לגשת לעזר ולמצוא את מבוקשו.
לסיכום
במידה וארגון מודע לרמת כישוריהם של עובדיו ונערך בהתאם, ניתן להטמיע כל מערכת, פשוטה כסבוכה, וזאת ע"י השקעה מתאימה וממוקדת בנכס הארגוני החשוב ביותר - המשאב האנושי.