עד לא מזמן דיברנו על עומס שיחות הטלפון ועל עובדים שמבלים חצי משעות העבודה בשיחות טלפון, חלק בענייני עבודה וחלק בנושאים אישיים. היום זה קורה עם אי מיילים. התמכרנו לתקשורת באי מיילים, אנחנו קמים בבוקר ובודקים מי חיפש אותנו בלילה, עוד לפני הקפה הראשון, ואם במקרה קמנו באמצע הלילה, או יצאנו לרגע מארוחת שישי, מיד ניגש למחשב או לנייד ונחפש הודעות, כשברור שברב המקרים לא נוכל לטפל בנושא עד מחר.
חייבים להודות, אנחנו מכורים, אנחנו דור שמכור לתקשורת שאינה מבוצעת פנים מול פנים, וכמו כל התמכרות, גם ההתמכרות לאי מיילים מזיקה לאנשים, מזיקה לארגונים. 'ארגונים חכמים' מודעים לעובדה שמנהלים ועובדים זקוקים לרגעי פנאי, לניקוי ראש ולשקט מאי מיילים, כדי להיות אפקטיביים בעבודה.
מי שמדבר הרבה גם כותב הרבה, מי שלא ממוקד בשיחה גם לא ממוקד באי מייל, מי שנוהג להציף בשיחות טלפון או בשיחות פרוזדור, יעשה זאת גם באי מיילים. התקשורת באי מיילים משקפת את סגנון התקשורת של האדם, ולכן, כל ניסיון לשנות אותה מבחוץ, דרך חסימת אי מיילים על-ידי הארגון, כמוהו כמו ההחלטה לשים מלתעות על הפה למניעת אכילה אובססיבית כפתרון להשמנה. זה לא יכול להתקיים לנצח ולכן לא מצליח לשנות את ההתנהגות שלנו.
להודות בהתמכרות לתיבת הדוא"ל אין כאן חינוך להתנהגות חדשה, יש סנקציות וכפיה ולא ערכים, או ניסיון להטמיע הרגלים חדשים, בטח שלא שחרור מההתמכרות.
בארגונים ועסקים רבים אי מיילים הפכו לערוץ תקשורת מרכזי מול לקוחות, ספקים וקולגות. מנהלים שולחים אי מיילים למנהלים ועובדים שיושבים בחדר סמוך ובלבד שלא יצטרכו לזוז מהכיסא ולדבר. פגשתי מנהלים שהתגאו שב-Inbox מחכים להם 300, 500 וגם 800 אי מיילים, תוצר יומיים של חופשה שלקחו. מכיוון שעדיין לא הפנמנו את אמנות התקשורת האפקטיבית באי מייל, אנחנו גם מציפים וגם מוצפים ובעיקר, מבזבזים שעות רבות בבהייה באי מיילים ובהתייחסות אליהם.
כמו בכל התמכרות, ראשית חובה להודות - "אני מכור לאי מילים". שנית, כדאי לזהות את סיבת ההתמכרות?, האם זו התחושה שאתה מנהל מחוזר, מבוקש? אולי התחושה שאתה במרוץ מתמיד ועסוק עד למעלה מהראש בטיפול בשוטף שאינו חשוב ואינו דחוף?, או אולי קשה לך לשוחח וללבן בעיות מול עובדים ומנהלים ואתה מתחבא מאחורי האי מיילים?. אחרי שזיהינו את סיבת ההתמכרות להשקעה הבלתי פוסקת באי מיילים, נוכל לגשת לטפל בטקטיקה- שדרוג מיומנויות ניהול הזמן שלנו ביחס לאי מיילים בצורה אפקטיבית.
העיקרון של הפתרון הוא אימוץ כלים משלושה תחומים- ניהול זמן, כתיבה עיתונאית וכתיבה שיווקית, שיחד, כוחם יפה גם לניהול תקשורת אפקטיבית באי מיילים:
- אי מייל, כמו מכתב או שיחת טלפון, חייב להיות מבוסס על 7 מפתחות, כדי שיגזול מהנמען את הזמן המזערי- כלים מתחומי כתיבה עיתונאית וכתיבה שיווקית:
- רלוונטיות - אל תשלחו אי מיילים בתפוצת נאטו, גם אם אתם מאד נהנים מזה, בשנייה אתם מייצרים BUZZ - רעש חיצוני מיותר, שלא מקדם אתכם לעבר הפתרון, ורק משדר שאתם זקוקים לתשומת לב מיוחדת ומחפשים הכרה בכל מחיר או אולי כסת"ח, תכננו את מכותבי ה- CC בקפידה בהתאם לרלוונטיות שלהם לנושא, ולא ממקום של אגו. אתם מקבלים אי מיילים מעובד או מנהל שאוהב להציף, גשו אליו ושתפו אותו בבעיה ובפתרון.
- שיהיה קצר - כותרת נושא בת מספר בודד של מילים ולא כפי שרבים אוהבים- כותרת שהיא סיפור בן 5 פסקאות. תוכן ערוך וקצר שלא נותן הרגשה ששפכת כל מה שבא לך ליד בלי ביקורת ועריכה, מקצרים את זמן הקריאה.
- ענייניות - אי מייל כמו שיחת טלפון אינו הצגת תיאטרון: אין צורך בדרמות קורעות לב, או בסיפורים, הסברים, התנצלויות ותיאורים, בשביל זה לרב עדיפה שיחה פנים מול פנים. GET TO THE POINT כבר במשפט הראשון אחרי מילות השלום.
- בהירות - כמו בכותרת עיתונאית טובה, בה באמצעות כלי נHהיולי - 5 הממים, או 5 WH-מיד בהתחלה אתה מבין במה מדובר, כך גם באי מייל: מה קרה, מי צריך מה, היכן, מתי ומדוע.
- מיקוד - חותר לשורה התחתונה כבר במשפט הראשון.
- אטרקטיביות - אנחנו טובעים במידע וקשה לנו לסנן אותו, לכן, מהכותר ועד משפט הסיום אתה חייב להיות מעניין, מרגש, מסקרן, בקיצור אטרקטיבי לקורא שלך. אמנות כתיבה וניהול אפקטיבי של אי מיילים כוללת הטמעה של כללי הכתיבה השיווקית- שימוש ב-B כדי להבליט מסר, שימוש בקו תחתון כדי להדגיש בצורה אחרת, הוספת צבעים למסרים כדי להבליט אותם ולקצר את זמן הקריאה, כי כמו בכתבה עיתונאית, נוכל לקרוא את המסרים המודגשים, להבין מהר את העיקר ולחסוך זמן.
- הנעה לפעולה - משפט סיום מניע לפעולה ולא מברך ברכה סתמית יזכיר לנמען מה רצית ממנו ויחסוך לשניכם זמן תקשורת בהמשך.
ברגע שנכתוב אי מיילים ע"פ 7 המתפתחות נפסיק להציף ונפסיק להיות מוצפים.
כלים מתחום ניהול זמן אפקטיבי: יצירת תיעדוף GATING- 'העיקר להתחיל בעיקר' כפי שאומר סטיבן קובי, ולכן, דרוג אי מיילים על-פי סדר חשיבותם באמצעות צבעים, סימנים ודגלים, יאפשר להתייחס לחשוב ולדחוף לפני השוטף שאינו חשוב אך מאד מושך.
- תיבות דואר שונות לפי החשיבות: יצירת תיבות דואר שונות לצרכים שונים: אי מייל לדואר מלקוחות וספקים אסטרטגיים, אי מייל ב-gmail לדואר שאינו משמעותי לכם, מעבר לתיבת הדואר האלקטרוני הרגילה.
- מני מענה - עיקרון 'רק תחליטו': קריאת אי מיילים 3 פעמים ביום- בבוקר, בצהריים ובערב לפני סיום יום העבודה. כל אי מייל שאתם קוראים, תחליטו האם יש בכוונתכם לטפל בו ואז תשאירו אותו עד לטיפול בתיבת ה- Inbox, האם להעבירו לטיפול למישהו אחר וליידוע השולח או שאין לכם עניין בו.
- מענה אוטומטי לאי מיילים: מאשר קבלה וחוסך אי מיילים נוספים שבודקים אם קיבלת את האי מייל הראשון...
- העברת אי מיילים חשובים לתיקיה לטיפול מרוכז ומיידי, אחרים העברה לטיפול אחרים ולתיקייה FU
- יום ניקיון: תיבת ה-Sent items הארכיון וה- DELETE, הם כמו מחסן וחדר אחורי שאינכם משתמשים בו כי הילדים גדלו, גם שם נדרש ניקיון. אחת לכמה ימים היכנסו ומחקו את כל האי מיילים שאין לכם עניין בהתייחסות אליהם.