פתרונות התקשורת לעסקים לעבודה מהבית

לפני שמנתחים את הפתרונות, חובה לנתח את הצרכים ולקבל כמה החלטות חשובות מקדימות. ניתוח צרכים, שבצדו הגדרת משאבים לרבות תקציב, הוא שלב ראשון וחיוני בתכנון נכון של כל פתרון תקשורתי ומחשובי לעבודה מרחוק.

לכן, יש לענות על כמה שאלות בסיסיות:

• האם העבודה מהבית (ומרחוק) תיעשה רק במצבי חרום, או גם בשגרה, כחלק מהרחבת אופציות העבודה ומתן השירות של העסק?

• למי מהעובדים והמנהלים נדרש לספק פתרונות של עבודה מהבית ומרחוק?

• האם יוקצה תקציב ייחודי לעובדים, שנדרשים לעבוד מהבית, כדי לרכוש עבורם ציוד ותוכנות כדי לבצע עבודתם מרחוק, או שיתאפשר להם לרכוש בכספם את אותם כלים (מה שמכונה: BYOD = Bring Your Own Device)?

• מה רמת האבטחה הנדרשת מהעבודה מהבית?

• איך אוכפים רמת אבטחה זו ומה מדיניות השימוש והאבטחה הנדרשת בעת שעובדים מהבית?

• אלו שינויים יש לערוך במערכות הפנימיות של העסק, כדי שניתן יהיה לספק גישה מאובטחת מרחוק למערכות אלו, בכל מצב, בכל שעה, בכל דרך תקשורת ומכל מקום?

המענה לשאלות הללו אינו מסובך, משום שאנו נמצאים בעידן הענן, שמספק תשובות בהחלט לא רעות לרוב השאלות הללו. אולם, הביצוע דורש תכנון מדוקדק, אחרת מערכות המחשוב והתקשורת של העסק (וגם בבית) תעמדנה בפני סכנות חמורות של פגיעה, גניבה, השחתה וחסימה.

היערכות לעבודה מהבית דורשת לבצע כמה שינויים במערך התקשורת והמחשוב העסקי לרבות:

• להחליט כיצד לפתוח את הטלפוניה (לרבות המרכזיה) לעבודה מבחוץ. מגוון האפשרויות כאן הוא רחב וכולל, בין היתר, את האפשרויות הבאות:

• מעבר לשירותי טלפוניה במיקור חוץ: IP Centrex מול IP PBX \ Hosting ומול שירותי ענן לטלפוניה.

• חיבורי IPPRI מול חיבורי SIP Trunk ומול חיבורים בענן ברשת האינטרנט הציבורית (או הפרטית).

• להחליט כיצד לפתוח את מערכות המחשוב והיישומים הפנימיים בעסק לעבודה מרחוק. יש כאן מגוון אפשרויות, החל מפתיחה מוחלטת, דרך חסימה מוחלטת ועידכון הקבצים רק כשהעובד מגיע פיזית לעסק או שולח אותם באמצעים אחרים (למשל בדוא"ל או ב-FTP), וכלה בעבודה בסנכרון חיצוני בענן חיצוני בלבד.

• להחליט כיצד לפקח על העבודה מהבית ועל מכשירי הקצה העובדים מרחוק. יש כאן מגוון אפשרויות, החל מאי פיקוח בכלל וכלה בפיקוח הדוק ושלם (למשל באמצעות כלים של MDM – Mobile Device Management).

• להחליט כיצד לפקח על מערכות התקשורת והמחשוב בתוך העסק בעת שניגשים אליהם ועובדים מולם מרחוק. יש כאן מגוון רחב של אפשרויות, החל מאי פיקוח, דרך ניטור הפעילות המתבצעת ודיווח בלבד וכלה בכלים, שבנוסף לניטור ולדיווח, מבצעים חסימות פיזיות של מערכות התקשורת ו\או המחשוב. בכל מקרה של חשד לפעילות בלתי הולמת, זדונית, שלא לפי הכללים, או מסוכנת למערכות הפנימיות בעסק.

המציאות בישראל מחייבת את העסקים, במיוחד ברמת ה- SMB וה- SME, שמספקים שירות ומכירה, להיערך למצבי חרום ולעבודה מרחוק. מצבי חרום במציאות הישראלית כוללים כמה גורמי סיכון, החמורים ביותר הם בתחום הביטחוני ובתחום רעידות אדמה וגורמי הסיכון המוכרים והנפוצים יותר הם: שריפה, הצפה, מזג אוויר סוער, תקלה ממושכת במערכות החשמל והתקשורת, שביתות ממושכות, תאונות ומעשי רשלנות או זדון בקנה מידה גדול ועוד. הבעיות והנושאים, שאליהם העסקים הקטנים אמורים להיערך אליהם לעבודה מרחוק במצבי חרום הם: הגנה פיזית על נכסיהם (מכל סוג), היערכות להמשך תפקוד ברמה האישית לרבות של העובדים, המשך מתן שירות ומכירות ללקוחות (למי שעוסק במתן שירות ומכירות), התמודדות עם מחסור בחשמל ודלק, התמודדות עם מחסור באמצעי תקשורת, ביטוחים שאינם מספקים וחסרי כיסוי למצב שנוצר. השלב המקדים בהיערכות לאירוע מכל סוג הוא אולי החשוב ביותר וחייב להיות בכתב והוא כולל: תכנון היערכות לחרום, תכנון סט הפעולות שיש לעשות בעת מעבר למצב חרום. בשלב הזה יש לבנות ולכתוב רשימה, של כל מי שיש לו קשר לעסק (עובדים, שותפים, ספקים וכיו"ב), שתעודכן כל הזמן, תודפס מחדש מידי חודש ותישמר במקום בטוח, ובה כל האפשרויות להשיג את כל אחד מהאנשים הללו, כולל כל הדרכים להשגת אותם אנשים בכל מצב (טלפונים, כתובות, דוא"ל, אמצעי קשר חלופיים - למשל שכנים וקרובים, וכיו"ב). זו לא רשימת ה-Contact List של המכשיר הסלולר או של ה-Outlook. זו רשימה רק של אנשים חיוניים, שיהיה בהם צורך בשעת חרום ודרכי השגתם בכל דרך אפשרית. רצוי שהרשימה תהיה בתוך פנקס (כי רשימה במחשב לא תועיל בהיעדר חשמל), עם העתק מגובה בענן. יש לשמור את המסמכים המודפסים החשובים של העסק במקום מוגן, ורצוי בשני מקומות מוגנים, בשתי ערים שונות. זה כולל גם את כל הקבצים החשובים, לרבות רשימת הלקוחות, המלאי וכיו"ב, אותה ניתן לגבות בענן. כשעובדים מהבית, יש להדפיס מסמכים חשובים שנוצרו כתוצאה מאותה עבודה ולשמור העתקים במקום אחר ומוגן (מחוץ לבית). הדרך הנוחה והטובה לעשות גיבויים למסמכים היא בשירותי ענן, המגבים קבצים באופן סינכרוני. המעבר לגיבויים בשירותי ענן טובה לא רק לעסקים גדולים, אלא במיוחד לעסקים ברמת ה-SoHo, ה-SMB וה-SME. למעשה, לכל אחד. זה כולל גם גיבוי כל מערכות הטלפוניה, ה- Call Centers וכיו"ב, בענן. אסור לצפות ולתכנן, שחברות התשתית דוגמת בזק או הוט תפתרנה במהירות את בעיות זמינות וגיבוי תשתיות התקשורת לכל אזרח ועסק בישראל, בעת אסון וחרום. בנוסף, תחומים חיוניים של מידע כמו: הנהלת חשבונות, כספים, מלאי, נתוני ייצור, נתונים אישים של עובדים, דוא"ל וכיו"ב, מוטב שיגובו בענן כבר כעת. רצוי כמובן לא לבצע הגיבוי למתקן שאינו מוגן המספק שירותי ענן והמצוי באותה עיר. יודגש, שכל מה שמגובה בענן ניתן לגשת אליו מכל מקום ובכל אמצעי תקשורת ומעל לכל סוג של מחשב לרבות מכשירי סלולר וטאבלטים. זה יתרון שאין לשום מערכת גיבוי אחרת.

היקף הספקים והפתרונות הקיימים מאוד רחב ומגוון. ספקי פתרונות לעבודה מהבית המרכזיים הם:

• ספקי התקשורת הגדולים. ספק התקשורת, שיש לו את המגוון הרחב ביותר של פתרונות שכאלו, הוא חברת בזק, שמאפשרת לעבוד ולייצר מערכת ומעטפת שלמה לעבודה מהבית במגוון תצורות, לרבות כל כלי הגיבוי וההגנה שנדרשים לעבודה שכזו. גם למתחרותיה של בזק יש פתרונות מעניינים ובראשם: קבוצת הוט, קבוצת סלקום וקבוצת פרטנר.

• ספקי שירותי תקשורת חלופיים, בדגש על שירותי תקשורת בענן. כאן יש מגוון רחב של ספקים: VoiceSpin, Voipli, תדיראן טלקום, Voicenter, בינת, שטרודל, TripleC, מיקרוסופט, טיקל רשתות, ועוד.

• ספקי פתרונות MDM לניהול מרחוק של מכשירים ניידים המשמשים לעבודה מרחוק: פתרון Zscaler באינטגרציה של בינת תקשורת, מערכת AnyConnect של סיסקו בייצוג מקומי של כמעט כל האינטגרטורים בשוק, פתרונות משולבי ענן דוגמת אלו של: Salesforec.com, NetSuite אוויה, VMware Horizon Mobile וכיו"ב. יש עוד שחקנים בשוק החדש והמבטיח הזה.

כשעובדים מרחוק ובמיוחד מהבית, מומלץ לבצע כמה הכנות, שתאפשרנה תפקוד טוב ומאובטח יותר, ובכלל זה:

• חובה על כל המחשבים הנייחים \ הניידים ושאר המכשירים האלקטרוניים, שיש בבית ושקשורים לעבודה מרחוק (למשל מודם, פס רחב, נתב, מסך, מדפסת), להיות מוגנים באל-פסק כל הזמן.

• בכל המחשבים המשמשים לעבודה מהבית חובה להתקין תוכנה מתאימה לאל-פסק (בד"כ מגיעה עם האל-פסק). כך, שהמחשב ייסגר לאחר כמה דקות של הפעלת האל-פסק, כדי להגן על הנתונים שיש במחשב מפני כל נזק.

• בכל המחשבים המשמשים לעבודה מהבית (לרבות סמארטפונים) חובה להתקין תוכנות אנטי-וירוס ו- Firewall חזקות, מערכות תוכנה להגנה, שמעודכנות ומתוחזקות בצורה מתאימה, כדי למנוע כל נזק למחשב, לתקשורת ולמידע העובר ברשת בעת העבודה מהבית. במידה ויש מערכת MDM בעסק, יש לוודא, שתוכנת ה- Client למערכת ה- MDM עובדת ופועלת כנדרש על המחשבים (לרבות הסמארטפונים) בבית.

טיפ:

מומלץ להתנסות, כבר כעת, בשירות ענן אחד לפחות אצל חברת התקשורת או אצל ספק שירותי ענן ניידים אלטרנטיבי. אלו פתרונות, שיכולים להוביל ליתרון משמעותי לעסק, לספק פתרון מתאים לעבודה מהבית, לסייע בהגברת האבטחה והשרידות של מערכותיו ולהשגת יתרונות בתפעול ושירות מול המתחרים. חובה להתנסות בשירותים של ספק חדש \ שירות חדש ובענן, גם אם זה נעשה בקנה מידה מצומצם. אפשר לעשות זאת עם קבוצת עובדים הנמצאת למשל בסניף מרוחק, או קבוצת עובדים חדשה, שעובדת בנפרד ומרחוק. את הקישור ל-VPN העסקי עבור קבוצה זו, שתפעל ברשת של ספק אחר, אפשר לבצע די בקלות דרך המרכזיה (שהיא מרכזייתIP ). לאחר ההתנסות וקבלת משוב מהעובדים על רמת השירות אצל הספק החדש, ניתן להמשיך ולקבל החלטות: אם העובדים לא מרוצים מהספק החדש, מומלץ להחליף לספק חדש אחר. יש כמה בשוק, וצריך להמשיך עד שמוצאים ספק טוב ומתאים לעסק ולצרכיו. ההתנסות בקנה מידה קטן אצל ספק חדש, במיוחד בשירותי ענן, תוכל להוסיף מידע לתהליך קבלת ההחלטות של העסקן בטרם ייטוש (או יצליח לשפר) את ההסכם הקיים שלו עם הספק הוותיק.

התגברות התחרות בין חברות התקשורת פתחה בפני הלקוחות העסקיים מגוון רחב של הזדמנויות לחסוך ולהפעיל שירותים חדשים לפי צרכיהם ולבחור במגוון רחב של פתרונות בענן מלהיבים וזולים. כיום, עבודה מהבית הפכה לצורך ממשי בעסקים רבים. לכן, עסקים יכולים להיכנס בשקט לבחינת פתרונות בענן. הפתרונות, שיש כיום בשוק, זולים, יציבים, דוברי עברית, מכילים יכולות מתקדמות לרבות Call Canter ו- UC, ומאובטחים לא פחות מפתרונות קנייניים. הטאבלט והסמארטפון הופכים לכלי עבודה מקובל ומשולב במערכות הקיימות בכל מקום. הם מאפשרים עבודה מהבית לכל אחד. לכן, עסקים צריכים לראות את עצמם עוברים לעידן הענן כבר כעת. בבחירת פתרונות בענן לעסק יש להשקיע מחשבה ולקבל החלטות רק לאחר הבנת הצרכים של העסק. מומלץ לבחון את החלופות השונות הקיימות כיום, שהן רבות, ולקבל החלטה, שמבוססת על ניתוח צרכים מול החלופות הקיימות בשוק.