לחשוב תמיד מחוץ לקופסה, להעניק ערך מוסף משמעותי ועם זאת לעמוד בציפיות הלקוח זהו האתגר האמיתי בניהול פרויקטים. מנהל פרויקטים צריך לדעת לנהל נכון את המתח הקיים בין מענה לצרכים המידיים והתכופים של הלקוח לבין היכולת להתבונן בצורה רחבה ומעמיקה יותר על מכלול השיקולים מתוך מתן ערך מוסף ויצירת משמעות אסטרטגית לטווח הארוך - עשיית ההבדל בשירות ערכי ללקוח. הדרך ליישום לא בהכרח קלה, אך בהחלט אפשרית.
במציאות שבה הלקוחות נשאבים לשגרת העבודה השוטפת ומידת הקשב שלהם נמוכה הם מחפשים פתרונות מידיים ולא פנויים להכיל פתרונות רחבים, אפקטיביים, וחסכוניים יותר עבור הארגון.
כך תוכלו לשפר ולייעל באופן משמעותי את דרכי הפעולה ולעזור ללקוחותיכם באמצעות כללי האצבע הבאים:
מודעות - ראשית, צריך להיות מודעים לעצם קיומו של המתח הקיים בין הרצון לספק ללקוח פתרונות מיידים לבין הסתכלות רחבה יותר ומשמעותית יותר מצד מנהל הפרויקט. המתח בא לידי ביטוי לרוב בשלבי קביעת סדרי עדיפות בין משימות הפרויקט, בהוספת משימות חדשות ובגיבוש תוכנית עבודה ובעיקר כאשר עולים פערים בין הרצוי למצוי. בנקודות קריטיות אלו, שהן חלק אינטגרלי משגרת חייו של הפרויקט, חשוב לחשוב בצורה ביקורתית ולצד התכנון לטווח הקצר, לתכנן עם ראייה רחבה את התוכנית לטווח הארוך.
עולמו של הלקוח - כל אדם הוא שונה ולכן גם כל לקוח הוא שונה. כל אדם מורכב מכמה רבדים וערכים ולכן הבנת עולמו של הלקוח, והבנת ייחודו תפחית את מידת המתח ותמנע אי-הבנות בין שני הצדדים, כך גם יתחזק הקשר בין הצדדים שיוביל לניהול אוביקטיבי ואפקטיבי של הפרויקט.
כבר בתחילת הדרך חשוב לחקור וללמוד את עולמו של הלקוח, להבין את הקשיים, המורכבויות, הרגישויות והאתגרים הניצבים בפניו. השלב הזה הינו קריטי וחשוב בחיי הפרויקט שכן חיבור טוב ללקוח, יאפשר לבנות אמון בין הצדדים ויבנה את תחושת הביטחון ויאפשר למנהל הפרויקט להוביל ולקבל החלטות באופן עצמאי, ללא צורך לערב את הלקוח בכל צעד שוטף בפרויקט, אלא רק בשלבים מהותיים וקריטיים. המדד המרכזי הוא כאשר הלקוח מבין שהוא "נמצא בידיים טובות" ושיש לו על מי לסמוך. כמנהל פרויקט אתה מחויב להבין לעומק את האתגרים העומדים בפני הלקוח, כיוון שרק על-ידי הזדהות עם האתגרים תוכל לנווט נכון את הפרויקט, החל מבחירת הפתרון וכלה בדרך שתבחר לסלול ליישומו.
יצירתיות - כמנהלי פרויקטים אנו רוצים למסור תוצר איכותי, וישים - "פתרון עובד". לעיתים, החשש מטעויות ויציאה מהמסגרת מונע מאתנו להביא רעיונות יצירתיים לשולחן הדיונים ואת האופציה להעניק יתרון יחסי למוצר וללקוחות שלנו. מניסיוני, גם ערכים שלא בהכרח קשורים באופן ישיר לפן המקצועי, כגון: יצירתיות, תעוזה, שיח פתוח והזדהות יקנו לכם יתרון משמעותי ואפשרות לחולל שינוי משמעותי בפרויקט. כאשר מנהל פרויקט מעודד יצירתיות הוא הופך את סביבת הפרויקט לבית מבטח עבור פתיחות, שבירת מוסכמות, פוטנציאל לשיפור ויצירת דופי משמעותי בתוצר ובמקרים מסוימים אף להביא לפריצת דרך ומוצרים מהפכניים. באופן עקיף יצירתיות תביא ל"הגדלת" הצוות ופיתוח וקידום בארגון בצד המקצועי, ניהולי ועסקי.
טכנולוגיה - לרוב לקוחות לא ערים לשיקולים טכנולוגיים המתקיימים בפרויקט וההתייחסות לכך נראית להם לעיתים לא רלוונטית. המסר המרכזי מתייחס לדרך שבה מממשים את הפתרון והיא לא פחות חשובה מהתוצאה והפתרון עצמו. על מנהל הפרויקט לתמוך ולקדם את הלקוח להשקיע בפונקציונליות עתידית ושיפורים טכנולוגיים שיחסכו בזמן ובעלויות בעתיד ולנהל את שיקולי הלקוח לטווח הקצר אל מול שיקולים וערכים בטווח הארוך. גם כאן, אמון מצד הלקוח יאפשר למנהל הפרויקט מרחב תמרון ואפשרות להסתכלות רחבה ונכונה יותר עבור הפרויקט.
אמונה - כאשר מנהל הפרויקט מאמין בפרויקט ומאמין במטרתו, הוא באופן טבעי ואותנטי יצליח לרתום את חברי הצוות. הוא יצליח למצוא את המכנה המשותף בניהם אשר הכרחי להצלחת הפרויקט. לרוב מעורבים בפרויקט מגוון רחב של אנשים בעלי תפקיד, השקפות ודעות שונות. כאשר כל המעורבים יכירו ויבינו שהחלטותיו של מנהל הפרויקט מונעים אך ורק לטובת הצלחת הפרויקט וקידומו הם ירתמו להצלחתו.
שקיפות ותקשורת - לאורך כל הדרך הקפידו להציג ושתף את הלקוח בסטטוס הפרויקט, במצב התקדמות התוכנית, עדכנו אותו בבעיות, בנושאים בטיפול, בצווארי בקבוק, בעיכובים ובכל מידע רלוונטי לניהול הפרויקט. אפשרו זמינות מידע בזמן אמת, תוך הצגת המצב בדיוק כפי שהוא (לטוב ולרע) והימנעו מתרבות של שמועות וספקולציות שעלולות לסכן את הפרויקט. דאגו לשווק ולפרסם אבני דרך משמעותיות ולשתף ולהוקיר על הצלחות. על-ידי שיתוף הלקוח בכל האספקטים תוכלו להביא את הלקוח להרגיש חלק בלתי נפרד מהפרויקט, כשותף ולרתום אותו להיות חלק מהבעיות וחלק מהפתרון וההצלחות. התנהלות זו תביא להעלאת אחוזי ההצלחה של הפרויקט ולשביעות רצון גבוהה יותר של הלקוח מתוצרי הפרויקט. הרווח הוא כפול, מצד אחד מפלס המתח ירד, אווירת הפרויקט וההנאה מהתהליך והדרך יעלו מדרגה ומאידך-גיסא, תוכלו לרתום ביתר קלות את הלקוח וצוות הפרויקט באופן ישיר תמיכה וגיבוי של דרג מקבלי ההחלטות.
לסיכום, כיום, יותר מבעבר, ארגונים מבינים שמנהל פרויקט הוא מקצוע שנדרשת בו מיומנויות רבות להתמודדות עם תהליכים מורכבים והוא זה שנושא באחריות הכוללת למצב הפרויקט. מנהל הפרויקט מצליח יביא עימו ראיה רחבה, יכולות מקצועיות בתחומים מגוונים, לצד יכולות הנעה והובלה וכישורים בין-אישיים וזה הרווח העיקרי ללקוח. כאשר עולמו של הפרויקט מורכב ממספר דיסציפלינות וצוותים שונים שלכל צוות נקודת המבט שלו, מנהל הפרויקט אחראי על גיבוש התמונה הרחבה והאבחנה המושכלת בכל שלב בפרויקט - להכיר האם הספינה שטה לכיוון הנכון ואם לא, לדאוג לנווט אותה בדרך הבטוחה.
חשוב תמיד לזכור שמאחורי כל פרויקט עומדים אנשים שהם המשאב החשוב ביותר לארגון בזכותו דברים באמת קורים ולכן מנהל הפרויקט חייב להניע את האנשים מהמקומות הנכונים והאנושיים ביותר - רתימה, מוטיבציה, שיתוף והליכה יחד לעבר מטרה משותפת אחת.
