יוזמה טכנולוגית נחשבת למוצלחת וכזו שכדאי לממן אותה, אם היא יכולה להציג החזר להשקעה הניתן למדידה (ROI - Return on Investment). מעבר לממשל זמין עונה על הקריטריון זה, מאחר שמדובר בגישה לשינוי מעשי, שמניבה תוצאות הניתנות לכימות.
יש לכך כמה דוגמאות בעולם. כך למשל באנגליה, 'המחלקה לעבודה וגמלאות' חידשה את תשתית הטכנולוגיה שלה ובכך קיצרה את זמן העיבוד עבור יישומי גימלה של המדינה משישים יום לעשרים דקות. בצרפת, אחת הרשויות שיפרה את איכות השירות שלה על-ידי הפעלת פעולות אוטומציה לעיבוד של מאתיים מיליון מסמכים בשנה, ויש דוגמאות רבות נוספות.
ברחבי העולם ממשלות משתמשות בטכנולוגיות ממשל זמין על-מנת לבצע דיגיטציה של מידע, ליצור מאגרים מקוונים מאובטחים, אוטומציה של רצף עבודה, ניהול רשומות וכו'.
מעבר לממשל זמין יעיל ומתקדם, יכול להתבצע בארבעה שלבים עיקריים:
שלב ראשון: תוכן בכל מקום
ככל שעומסי העבודה של הרשויות הממשלתיות, ובכלל בעולם, הולכים וגדלים והמשימות הופכות למורכבות יותר, ריבוי תהליכים מבוססי נייר, 'חונקים' כל יעילות אפשרית. הצמיחה המהירה של מערכות תפעול ייעודיות ומאגרי התוכן הדיגיטלי שלהן, מסבכת עוד יותר את העניינים. רשויות ששוקעות בתוך תהליכים מבוססי נייר, עם תשתיות IT מבוזרות, פשוט לא יכולות לעמוד בציפיות של אזרחים וארגונים שרגילים לבצע באופן מקוון פעילויות יומיומיות רבות.
שלב שני: איסוף, אחסון ואחזור
טכנולוגיית המשרד הדיגיטלי בשילוב חומרה, מהווים את הבסיס לממשל זמין. איסוף מידע ארגוני למאגר ריכוזי של תוכן דיגיטלי, מחליף ארונות עם קבצים פיזיים. המשרד הדיגיטלי מקטין את כמות הנייר, מאפשר ניהול יעיל יותר של כל המידע ומבטיח המשכיות במקרה של אסון טבע או הפרעה אחרת. קל יותר לאבטח את התוכן הדיגיטלי באמצעות טכנולוגיות גיבוי, בקרות גישה וחידושים במערכות ה-IT. בסופו של דבר, התוצאה היא שירות יעיל יותר לאזרח.
שלב שלישי: אוטומציה וניהול של תהליכים
לאחר שהונחה התשתית, השלב השלישי מפשט, מייעל והופך את תהליכי רצף העבודה וזרימת המידע המורכבים, שמנעו בעבר אספקת שירות אפקטיבית, לתהליכים אוטומטיים. זרימת מידע זו נפוצה בתחומים כגון רישוי והיתר, ניהול התכתבויות, חקירות ושמירת רישומי מטופלים. שלב זה מסתמך על תשתית לניהול תוכן במשרד, מאגר וירטואלי של משאבי מחשוב התומכים במידע ושיתוף משאבים בין מחלקות ותוכניות ממשלתיות.
שלב רביעי: שקיפות ושירות
השלב הרביעי נתמך על-ידי עיבוד אוטומטי של back-office, ומספק יכולות תקשורת אזרחיות מתוחכמות כמו שימוש בפורטלים בשירות עצמי המאפשרים לתושבים ולארגונים ליצור קשר עם רשויות ממשלתיות באופן פתוח, מאובטח ואלקטרוני - על-פי דרישה. זה נוח, מגביר את השקיפות, משפר את השירות וגם מפחית עלויות. הגישה הכללית ביחס לרשויות ממשלתיות, היא לספק להן מעבר בטוח מעולם ה-IT הפיזי לעולם IT פשוט יותר, חסכוני וזריז יותר, המכונה בדרך כלל "מחשוב ענן". שלב זה מבוסס על העתקת המהלכים אל עבר הענן על-מנת לשפר את השקיפות ולפשט את הניהול בכל סביבת ה-IT המקיפה.
בעת ששירותים הופכים למקוונים ואיסוף נתונים הופך לאוטומטי, לרשויות הממשלתיות יש הזדמנות לאסוף רשומות על בסיס כללים עסקיים מוגדרים מראש. מידע ממשלתי דורש אסטרטגיה יזומה ומנוהלת; מידע זה לוקח בחשבון דברים רבים, כגון: ניהול רשת (על-מנת לדעת לאן ואיך המידע זורם), בקרות גישה (על-מנת לשלוט למי יש גישה למידע מסוים) וארכיון חכם (כך שהנתונים יישמרו לתקופה מתאימה של זמן).
היוזמות השאפתניות ביותר של הממשל הזמין קשורות לריבוי רשויות בסביבת שירותים משותפים. בארצות הברית למשל, איגוד המנמ"רים הלאומי (NASCIO) כבר דירג בעבר את האיחוד והאופטימיזציה כגורמים הראשונים בסדרי העדיפות של תחום ה-IT. באמצעות איחוד ומיזוג התשתית, מנמ"רים ובכירי ממשל אחרים יכולים לספק שירותים מקוונים לרשויות ולתושבים בצורה גמישה וחסכונית. שירותים משותפים מעניקים סטנדרטיזציה של ניהול מידע, שהופכת את הטמעת היישומים למהירה וקלה יותר ומאפשרת לחלוק משאבי IT בין רשויות ופלטפורמות מקוונות רבות. פתרונות אחסון מאוחדים מסייעים לממשלות למזג את התשתית שלהם, לשפר את יעילות מערך ה-IT ולהגדיל את שיתוף הפעולה בין ובתוך הרשויות הממשלתיות. הודות לאמצעי אחסון אוטומטיים, המידע השכבתי מאורגן וכתוצאה מכך היעילות משתפרת.
