בטרם נציג בפניכם עצות שימושיות כיצד לבחור מייצג, בראש ובראשונה אנו ממליצים לכם לשאול את עצמכם האם הנכם זקוקים למייצג? כך לדוגמא, עסק קטן, בעל מחזור עסקות נמוך, אינו נזקק לשירותיו של רואה חשבון לשם מילוי דוחותיו השנתיים.
להלן מספר עצות לבחירת מייצג:
1)
בצעו סקר שוק - בצעו סקר שוק מקיף ורציני, לרבות קבלת המלצות אודות המייצג.
2)
בחרו מייצג בעל אופי עבודה אישי - ודאו מהי שיטת העבודה במשרד, האם המשרד איתו החלטתם לעבוד מצמיד לכם מייצג האחראי על תיקכם באופן אישי, הנותן לכם מענה באופן מיידי, או שמא מדובר במספר חברי צוות האחראים על תיקכם, כך שכל פעם עלולים אתם למצוא עצמכם עובדים מול אדם אחר.
3)
עימדו על קיום ערוץ תקשורת פתוח עם המייצג - לעתים, במהלך ניהול תיקכם האישי, המייצג נזקק, באופן לגיטימי, להתייעץ עם מייצג בכיר יותר בסוגייה מסוימת. כאן עליכם לבדוק, אם ניתן לקיים ערוץ תקשורת פתוח עם המייצג הבכיר/המומחה שאליו מופנית השאלה. יתרון נוסף הנובע מערוץ תקשורת ישיר הינו חסכון בזמן.
4)
ערכו הסדר שירותים כתוב ומפורט - סכמו עם המייצג מבעוד מועד, בכתב, את גובה שכר הטרחה לתקופה קצובה, בצורה ברורה, הכוללת התייחסות הן להנה"ח, הן להגשת דוחות שנתיים, הן להגשת הצהרות הון, הן לצורך אפשרי בדיונים שומתיים ועוד. מהלך זה ימנע בעתיד היווצרותה של סיטואציה לא נעימה בה תידרשו לשלם בגין שירותים עליהם לא סיכמתם מראש עם המייצג. אל תיקחו כמובן מאליו, כי המייצג שהכין עבורכם את דוחותיכם הכספיים לשנת מס מסוימת, יתייצב עתה לדיון במס הכנסה ללא תשלום נוסף.
5)
ערכו הסדר שירותים קצוב בזמן עם מנגנון לפתרון סכסוכים - בעיה נפוצה שבה נתקל משרדנו היא חתימה של יחידים על הסדרי שירותים ארוכי טווח עם המייצג. הסכמים ארוכי טווח מונעים מכם להיפרד מהמייצג, כאשר עבודתו אינה משביעה את רצונכם. אם בכל זאת הנכם סמוכים ובטוחים, כי קשר ארוך טווח שכזה עולה בקנה אחד עם הצרכים שלכם, הוסיפו להסכם מנגנון לפתרון סכסוכים והפסקת התקשרות בין הצדדים במקרה הצורך. קבעו כי במקרה של סכסוך ימונה בורר המוסכם על שני הצדדים, אשר יחזיק בנאמנות את שכר טירחת המייצג עד למתן החלטה סופית בבוררות נגד התחייבות המייצג לשתף פעולה עם המייצג החדש, לא לעכב הצהרתו, להבהיר כי לא נדרש לבצע פעולות בלתי לגיטימיות ולשחרר תחת ידיו את תיקכם המנוהל על ידו.
6)
בחרו מייצג עם אמצעים טכנולוגיים מתקדמים – יש לקחת בחשבון כי קיים פער טכנולוגי משמעותי בין מייצגים, אם לעניין תקשורת שוטפת באמצעות האינטרנט בין הלקוח למייצג, אם בעניין יכולתו של המייצג להתחבר למחשבים של רשויות המס היישר ממשרדו ולתקצר את דוחותיכם השנתיים עצמאית ממשרדו, אם באמצעות גישה אינטרנטית מבית הלקוח המאפשרת ללקוח לגלוש אל תוך אתר המייצג ובאמצעותו לבחון את הנה"ח של עסקו ועוד.
7)
התאימו את אופי פעילותכם להתמחות המייצג - ודאו כי המייצג אותו בחרתם מסוגל להעניק לכם את סל השירותים לו הנכם זקוקים. בחירתו צריכה להיעשות בהתאם לאופי פעילותכם העסקית, כך שרואה החשבון שאליו אתם פונים, יהיה בעל ידע וניסיון בתחומי פעילותכם הכלכלית. נבהיר, כי לכל ענף הייחוד שלו, הבעיות שלו והיתרונות שלו, כך שנכון יהיה להתנהל מול ובאמצעות מייצג המכיר את הענף ואת הפרסונות העוסקים בתחום מטעם רשויות המס השונות, את שיעורי הרווח הנהוגים בענף, שיטות דיווח, אופן ניהול ספרים ועוד.
כך לדוגמא, חברה המעוניינת לצאת להנפקה בבורסה, נדרשת לשירותיו של מייצג בקיא ומנוסה בתחום. כמו כן, מייצגים אשר במהלך עיסוקם וייצוגם נישומים, נחשפו לתחומים ספציפיים, כגון יהלומנים, רופאי שיניים, נהגי מוניות וכיוצ"ב, בקיאים בדרישות הספציפיות והמיוחדות של כל תחום ותחום, וכתוצאה מכך יכולים להדריך את הלקוח כיצד לבצע את הנהלת החשבונות השוטפת.
בהקשר זה נציין, כי מייצג המתעסק בתחום מסוים יודע מהם שיעורי הרווח הממוצעים באותו ענף, נתון המאפשר לו להסב את תשומת לבו של הנישום המציג בפניו רווח החורג מהמקובל בשוק.
8)
בחרו מייצג אשר יכול להעניק לכם ליווי עסקי – לעתים קרובות, העסק המנוהל על ידכם דרוש לשירותיו של מייצג לא רק לשם עבודה שבשגרה כגון מילוי דוחות שנתיים וכדומה, אלא גם לליווי עסקי צמוד ושוטף בכל מהלך שנת המס. בחרו מייצג שיש באפשרותו להעניק לכם ולעסק שלכם ליווי וייעוץ עסקי במהלך החיים העסקיים והדינאמיים של העסק. כוונתנו היא לחיווי דעתו של המייצג אודות השלכותיו של מהלך עסקי זה או אחר, צירופו לפגישות עסקיות, ייעוץ כיצד לבצע מהלך עסקי מסוים אשר יקל על התנהלות עסקיכם מול רשויות המס ועוד.
9)
אין חכם כבעל ניסיון - באפשרותו של מייצג מנוסה, לבצע עבורכם תכנוני מס חוקיים, כלומר תכנוני מס אשר עולים בקנה אחד עם הוראות החוק וכתוצאה ישירה מכך, לחסוך לכם כסף רב. המשפט "אין חכם כבעל ניסיון" נאמר לא בכדי.
10)
בדקו את שמו הטוב והמוניטין של המייצג – מייצג אשר שמו הטוב הולך לפניו נהנה מיחס של אמון אל מול הגורמים השונים ברשויות המס, מה שמקל על ההתנהלות מולם. יתר על כן, עסקים הנזקקים לאשראים מגופים שונים כגון בנקים נדרשים פעמים רבות להגיש דוחות על-מנת שהאשראי המוזרם לעסק יאושר. אין זה סוד, כי ככל ששמו של המייצג החתום על הדוח הכספי המועבר לבחינת הגורם המממן הוא מוכר ומקצועי יותר, כך יטה אותו גורם מממן להעניק לכם ביתר קלות אשראי כבקשתכם.
11)
בחרו מייצג בעל יחסי אנוש טובים - לסיום נציין, כי בנוסף למקצועיותו של המייצג ושמו הטוב, חשובה מאוד אף יכולתו הבין אישית, יחסי האנוש שלו. לשון אחרת, עליכם להרגיש בנוח למסור למייצגכם את כל הפרטים הרלוונטים.
