כאשר מגיע השלב בו אתם אמורים להוציא חשבונית, חכו עוד רגע, בידקו מהן המחוייבויות שלכם כלפי הלקוח, האם מלאתם אותן? האם יש מסמך כלשהו שיש לצרף לחשבונית? האם הלקוח צריך לחתום על משהו לפני הוצאת החשבונית (כמו מסמך קבלה לדוגמא)?
רק אחרי וידוא כי הכל תקין
הוציאו חשבונית בתיאום עם הלקוח. ודאו כי אתם מוציאים את החשבונית כמפורט בהסכם והוציאו את החשבונית מוקדם ככל האפשר (אין סיבה להמתין לסוף חודש אף אם התשלום הינו בשוטף +). זה ייתן לכם זמן לוודא כי התהליך תקין עוד במהלך החודש השוטף.
במידה שסיכמתם עם הלקוח שמניין הימים לתשלום מתחיל עם קבלת החשבונית על ידו ולא על-פי תאריך החשבונית,
שילחו את החשבונית בדואר רשום. בכל מקרה, מומלץ ללוות את משלוח החשבונית בדואר, במשלוח חשבונית סרוקה באי-מייל או בפקס.
ודאו טלפונית קבלה של החשבונית שנשלחה בדואר וגם את זו שנשלחה בפקס או באי-מייל. עדיף לקבל אישור בכתב על קבלת החשבונית במידת האפשר. במידה שהלקוח חדש,
בררו מה תהליך אישור החשבונית לתשלום אצל הלקוח. אצל לקוח קטן כנראה שתהיה התערבות של גורם מאשר אחד או שניים. אצל לקוח גדול החשבונית תעבור לעיתים הרבה ידיים לפני שיופק צ'ק או הוראה להעברה בנקאית.
כיתבו את התהליך ותייקו אותו בתיק הלקוח על-מנת שתוכלו לחזור על תהליך הגבייה בפעם הבאה. כמו-כן, תיעוד התהליך יאפשר לכל אחד לבצע את תהליך הגבייה. תפקידכם מעתה ועד לתשלום החשבונית הינו לעקוב אחר שרשרת האישורים ולדעת באיזה שלב החשבונית נמצאת או אם נפלה איזושהי תקלה בתהליך והחשבונית נתקעה.
זיכרו, כי בעיקר מול חברות גדולות, תפקידכם לרתום את האנשים להוציא את החשבונית שלכם מתחתית ערימת הניירות ולקדם אותה למאשר הבא.
רצוי לבנות מערכת יחסים אישית עם המאשרים. זה יעזור מאוד בחברות קטנות בהן לא פעם מנהלת החשבונות הינה קרובת משפחה של הבעלים, אולם זה עוזר גם בחברות גדולות. הדבר החשוב ביותר הוא להראות מעורבות בתהליך הגבייה. חברות רבות משאירות את הצ'קים של הספקים במגרה. "אם הספק לא מבקש את הצ'ק מדוע שאשלח לו?" גם אתם כבעלי עסקים דוחים לעיתים תשלומים למי שלא מבקש אותם, אבל מהנודניקים אתם ממהרים להיפטר.
התשלום יתבצע לרוב בצ'ק או בהעברה בנקאית. במידה שהתשלום מתבצע בצ'ק,
עשו מאמץ לקבל את הצ'ק מוקדם ככל הניתן. כאשר הצ'ק אצלכם, ניתן לנכות אותו בבנק, לתת אותו כביטחון (לעיתים גם אם הוא למוטב בלבד) וכיוצא בכך. אם התשלום מתבצע בהעברה בנקאית, ודאו טלפונית יומיים שלושה לפני ההעברה כי אכן היא מתוכננת להתבצע. עם לקוחות קטנים רצוי לעבוד עם צ'קים בשל חוסר הוודאות לגבי ביצוע ההעברה הבנקאית. רצוי צ'ק של החברה או בעלי החברה ולא צ'ק מוסב (למרות שבענפים מסויימים אין ברירה).
כלל חשוב הוא
כלל הרציפות - אם לקוח שילם בזמן זה מצוין, אולם זה לא אומר שבפעם הבאה ישלם בזמן. יש צורך לחזור על אותו התהליך כל פעם מחדש כאילו זו הפעם הראשונה. בחלק הבא והאחרון בסדרה נתאר את שלבי הגבייה מלקוחות בעייתיים שאינם משלמים בזמן.
