מה צריך לקרות כדי ש-500 מיליון עסקים קטנים-בינוניים ברחבי העולם יעברו לענן?
כך נשאל אריק שמידט, לשעבר מנכ"ל גוגל, בוועידה שהתקיימה לפני שנה בסן-פרנסיסקו. שמידט ענה ללא היסוס שהאפליקציה שתאפשר לשלב את כל תהליכי המפתח בעסק, היא זו שתצליח להביא את כולם לענן. מדובר בחבילה אחת שיש בה הכל - מהנהלת חשבונות ועד ניהול קשרי לקוחות, רכש, מלאי וכו', עם ממשק ידידותי למשתמש, ומחיר שעסק קטן-בינוני יכול לעמוד בו.
קסם ה-ERP בענן
עם המעבר לניהול מבוסס מחשוב, לפני מספר עשורים, מקובל היה לכתוב תוכנה מיוחדת לכל מחלקה בנפרד. כך למשל, הייתה תוכנה מיוחדת למחלקת חשבונות, תוכנה אחרת למחלקת משאבי אנוש, תוכנה שלישית למחלקת רכש, וכן הלאה. ריבוי התוכנות השונות לא אפשר שיתוף ותקשורת בין המחלקות. כך למשל, אם מחלקת רכש רצתה להעביר נתונים למחלקת הנהלת חשבונות זה נעשה על-ידי קבצי אקסל, או ניירת שהכבידו מאוד על זרימת המידע. הצורך שכל המחלקות "ידברו" בשפה אחת הוליד את מערכת ה-ERP.
(Enterprise Resource Planning) ERP היא מערכת "לתכנון משאבי הארגון". למעשה, מדובר בתוכנה המאחדת את כל תוכנות הניהול הארגוניות השונות למערכת אחת, שפה אחת, ומאגר נתונים אחד. המערכת כוללת בדרך כלל מודולים (רכיבים) שונים כמו: מודול פיננסים, מודול ניהול רכש, ספקים, רצפת ייצור וכדומה. עם ERP כולם משתמשים באותו מאגר נתונים - מה שמונע חוסר התאמות ונתונים שנופלים בין הכיסאות.
רוב תוכנות ה - ERP תוכננו במקור לתאגידים גדולים, ולארגונים המורכבים ממחלקות רבות ומפעילויות מורכבות. במשך העשורים האחרונים עסקים השקיעו סכומי עתק ב-ERP, ואם לא די בכך ההיסטוריה של ERP רצופה בסיפורי אימה על הטמעות בקנה מידה גדול שנמשכו לאורך שנים - הפרויקטים היו סבוכים כמו כניסה למבוך שלא ברור איך ומתי יוצאים ממנו.
כיום, במציאות שבה תוכנה כשירות הופכת למרכיב סטנדרטי בתשתית ה-IT של חברות רבות, גם ל-ERP בענן יש שאיפות להפוך לטכנולוגיה מקובלת של הזרם המרכזי. תומכיה עומדים על כך שהיא מהווה תחליף להטמעות האינסופיות ומספקת מודל פשוט, אינטרנטי, בדמי מנוי חודשיים. זהו ללא ספק העתיד (וההווה) של עולם התוכנה, וגישה זו לניהול היקפי של העסק היא הכיוון הוודאי שאליו העולם הולך. לפי פול הרמן, אנליסט בכיר בחברת המחקר פורסטר, ERP כשירות בענן מקבל תשומת לב רבה בשוק "מפני שהיא מספקת הטמעה מהירה, יש לה עלויות צפויות, ועידכונים שוטפים".
גם לעסקים קטנים-בינוניים
עד לפני כ - 10 שנים נותרו עסקים קטנים-בינוניים בלי פתרונות תוכנה מתאימים ועם שיטות עבודה מסורבלות - הרבה פתקים, גיליונות אקסל, וטבלאות אינסופיות.
לעסקים קטנים-בינוניים יש דרישות ייחודיות משלהם מתוכנה לתכנון משאבים ארגוניים. הם זקוקים ליכולות מלאות אך לא מורכבות, ולהחזר מהיר של ההשקעה— לוח הזמנים הוא קריטי עבורם.
חברות התוכנה נחלצו לעזרה, וכיום יותר מתמיד, קיימות מגוון אפשרויות שהופכות זולות יותר. המערכות הללו מתחילות לשרת את העסק בתוך ימים או שבועות אחדים, ולא בתוך חודשים או שנים, כמו מערכות ERP לארגונים גדולים. סל המוצרים אף כולל גרסאות תוכנה שמתאימות לעסקים קטנים ביותר. כך לדוגמה, SAP מציעה מערכת ל-5 משתמשים — SAP Business One starter package. העיקרון זהה: יותר מידי גיליונות עבודה, מסמכים, ומערכות שאין ביניהן תקשורת מאטות את העסק בעולם שבו זמן הוא מצרך יקר ערך. החבילה החדשה מספקת את הערך המוסף של SAP כשירות ענן, יחד עם תהליך הטמעה מהיר יותר, וניתן להתחיל לעבוד איתה באופן שוטף תוך 3 - 10 ימים.
חבילה כזו מאפשרת גמישות - ניתן להגדיל את מספר המודולים, בהתאם לקצב צמיחת העסק, ולשדרג אותה בכל נקודת זמן. זוהי אופציה חסכונית— ללא עלויות נוספות, ללא צורך ברכישת שרת לעסק, ללא התמודדות עם טכנולוגיה חדשה, וללא עלויות הכשרה. כך שומר הלקוח על סביבת עבודה מוכרת (של (SAP, ומרוויח פונקציונאליות חדשה.
פתרון דומה מציעה תוכנת פריוריטי עם "זום", אשר פותחה על בסיס הטכנולוגיה של "פריוריטי", עם הפנים לעסקים קטנים, ומחירה כמובן בהתאם.
יום עבודה טיפוסי של חברה שכבר הטמיעה פתרון ERP בענן, נראה כך: הצעות מחיר נשלחות ללקוח על-ידי לחיצת כפתור במייל או בפקס. האישור מהלקוח מתקבל בחזרה למערכת, ואז ניתן להפוך את הצעת המחיר לחשבונית, שוב, בלחיצת כפתור אחת פשוטה. עוד לחיצת כפתור - והחשבונית משוגרת ללקוח הישר מתוך המערכת. ועל-ידי לחיצת כפתור נוספת, ניתן לקבל דוח גבייה מלא המאפשר למנהל שליטה מלאה. עובדי החברה יכולים לעבוד עם הנתונים בסינרגיה מכל מקום במהירות, והצוות מגיב ללקוחות עם שירות מהיר ואיכותי.
כשהצוות יעיל יותר, העסק ריווחי יותר. ועם כל האפשרויות הללו, אפשר לומר שזהו זמן טוב לעסקים קטנים-בינוניים לצאת לקניות של מערכת ERP.
מעולם לא היה זמן טוב יותר.
