השלמת פרויקטים בזמן ובמסגרת התקציב מצריכה יכולת שליטה ובקרה מקסימלית של מנהלי הפרויקט, מנהלים בכירים ומשתמשי הקצה. בכדי לעמוד ביעדים האלה ולענות על הצרכים הארגוניים בעידן של משימות ופרויקטים רבים במקביל, מומלץ ליישם מערכת לניהול פרויקטים מולטי-דיסציפלינאריים, שיודעת לנהל מסמכים, עלויות עבודה, שימוש במשאבים ועוד. מערכת לניהול פרויקטים מאפשרת ליעל את העבודה, להאיץ את העבודות ובמקביל להפחית את רמת הסיכונים. להלן 5 טיפים, שיסייעו לכם לעשות סדר בניהול המסמכים והחוזים שבארגונכם ולקבל את ההחלטות הנכונות לכם:
- מערכת לניהול פרויקטים מתאימה לכל ארגון, המנהל מספר רב של פרויקטים בעת ובעונה אחת. כדאי לבחור כלי לניהול פרויקטים, שבו ניתן ליצור שיתופי פעולה בין דיסציפלינות שונות בתוך הארגון: מנהל פרויקט, מנהל אזור, קבלן, קבלני משנה, ספקים, מהנדסים וכו'.
- וודאו שמערכת ניהול הפרויקטים, אותה בחרתם מאפשרת למנהלים נגישות למידע מדויק ומעודכן, בכל זמן ומכל מקום. מערכת מתקדמת יודעת להציג דוחות ומסמכים עם אינדיקטורים מותאמים לצרכי המשתמש ולהציג סקירה של כל פרויקט או לערוך השוואה בין מספר פרויקטים במקביל.
- תנו חשיבות לדיווח בזמן אמת: מה או מי מעכב ביצוע של משימה מסוימת, האם לעיכוב יש השפעה על תקציב, לוחות הזמנים וכדומה. מערכת לניהול חוזים תורמת להשתית סדר בנושא החתימות, היא מתריעה מי הבא בתור לחתימה ומאפשרת מעקב. וודאו כי המערכת שומרת מסמכים בסביבה בטוחה ותומכת בכל סוגי הקבצים, השרטוטים והמפרטים על-מנת ליעל את התהליך ולסייע בהבאת הפרויקט לסיום ובזמן.
- וודאו כי אתם משתמשים במערכת ניהול פרויקטים ארגונית, בעלת ממשקים למערכותIT ארגוניות (PLM, CRM, ERP). הדבר חשוב ביותר כדי לעקוב אחרי המידע שלכם ולעיין במסמכים וחשבוניות. מומלץ לבחור מערכת שתאפשר לייצא מידע למערכות הארגוניות. ביצוע שינויים מאפשר להריץ את הפרויקט מתחילתו ועד סופו.
- באמצעות המערכת הנבחרת, ניתן לבצע מעקב על כל הגשה ועל כל הכנסה של מידע למערכת. כך ניתן לראות מי הכניס את השינוי. אפשרות זאת מסייעת למנהל לעקוב ולשלוט במידע ולהיות עם היד על הדופק. בחרו מערכת, המאפשרת שליטה ב-WorkFlow ובביצוע שינויים, על-מנת לאפשר זרימת עבודה המותאמת לארגון. בעבודה עם קבלני משנה וודאו כי ניתן לראות את החוזה של הקבלן ואת דרישות התשלום. המערכת הנכונה תתריע כאשר יגיע מועד התשלום.
לסיכום, בשוק קיימות מספר מערכות לניהול פרויקטים ופורטפוליו. לכל אחת היתרונות והערך המוסף אותן היא מביאה. למערכת פרימוורה מגוון רחב של כלים המספקים פתרונות עבור כלל המשתמשים בארגון על גבי פלטפורמה אחידה. המערכת מאפשרת קישוריות בין פרויקטים, שיתוף מידע ומספר רב של משתמשים בו זמנית. יכולות אלה מציבות אותה כפתרון האולטימטיבי לניהול חוזים בסביבה ארגונית מולטי פרויקטלית.
