בראש ארכיון המדינה עומד ה"ג נ ז". יש לו סמכויות גם בהתייחס לארכיונים ציבוריים וממשלתיים אחרים. נושא גנזך המדינה המרכזי וארכיונים ציבוריים אחרים מתנהל לפי חוק מיושן מ-1955. דרושה חקיקת ארכיונים מודרנית, ממלכתית וייחודית לגנזך המדינה, שתבדל אותו מהארכיונים האחרים. זה צריך להיות גם בזיקה ל"מאגרי-מידע" על-פי חוק הגנת הפרטיות.
בהתייחס להתנהלות ארכיונים ממשלתיים, עירוניים וציבוריים אחרים יש צורך בחקיקה עדכנית נפרדת. הדבר נכון גם לגבי ארכיונים תאגידיים במגזרים העסקי והשלישי וגם לגבי ארכיונים פרטיים מסוימים. החקיקה וההסדרה צריכות להגדיר את רמות השימור, החשיפה, והנגישות למידע. זה כולל גם התייחסות לרמת הסודיות ו/או השקיפות ו
חופש המידע הנחוצים להתנהלותם התקינה.
בגנזך המדינה וגם בארכיונים האחרים יש לבצע דיגיטציה סלקטיבית ולהעלות את התכנים האגורים בהם לסייבר ולענן עם חלוף תקופות ההתיישנות. כל זאת לפי קריטריונים מקצועיים וחוקיים שייקבעו בחקיקה ראשית ומשנית ובהוראות מינהל. נקודת המוצא צריכה להיות שהחומרים האגורים בגנזכים צריכים להיחשף בדיגיטציה בסייבר באופן תהליכי על רצפי זמן. זאת לפי עקרונות חופש המידע וזכות הציבור לדעת. כל זאת במידה שהדבר אינו פוגע בהגנת פרטיותו של מאן-דהוא ובהתחשב בצרכי הביטחון הלאומי ו"הדמוקרטיה המתגוננת". תפקיד ההסדרה החיקוקית והמינהלית הוא למנוע אי-בהירות ומצבי נפילה בין הכסאות.
בפועל, ארכיון המדינה הוא מעין יחידת סמך במשרד ראש הממשלה, שמפוזר במיקומים שונים בירושלים. אתר גניזה לאומי נמצא בתהליך הקמה בעיר ערד. יש צורך להגדיר את ארכיון המדינה בחקיקה כרשות אוטונומית סטטוטורית המתוקצבת במלואה על-ידי המדינה. הכל עם סמכויות ואחריויות כפי שייקבעו בחוק שיקים אותה. העובדים צריכים להיות עובדי מדינה/ציבור קבועים. על העובדים צריכה לחול חובת שמירת "סודות רשמיים" ו"צווי חיסיון" ממשלתיים לפי חוק העונשין וכן כללי אבטחת מידע הנוגעים לפרטיות האזרחים. זאת עקב רגישות החומרים בארכיון המדינה.
סמלי הריבונות
רצוי מאוד לא להעסיק עובדים בהעסקה בלתי ישירה, ולהימנע ככל שניתן מהפרטת פונקציות ומשאבי אנוש. יש לשחרר את גנזך המדינה מהחיבוק החונק של משרד ראש הממשלה. יש צורך במבנה גדול חדש, שישרת את כל הפונקציות של ארכיון המדינה. המיקום המתאים הוא בקריית הלאום בגבעת רם בירושלים. זאת, במקביל לספריה הלאומית והאקדמיה הישראלית ללשון העברית במיקומיהם החדשים בקריית הלאום. הגנזך צריך להיות אחד מסמלי הריבונות הישראלית. יש מקום להציג לציבור תצוגות קבע וכן תצוגות מתחלפות ומתחדשות במבנה החדש. מדובר בהצגת מסמכי יסוד מורשתיים, שישקפו את תולדות וציוני הדרך של היישות והריבונות הישראלית.
כיום מתנהל ארכיון המדינה ללא מערכת איזונים ובלמים ממשליים- ממלכתיים מספקים. לאור זאת מתבקש לבצע שינויים אירגוניים וחוקיים מאזנים בהתייחס לאמור במאמר זה.
בגנזך המדינה תכנים חשובים עד מאוד העשויים להוות מנופי שליטה משמעותיים במדינה. לכן, הטיפול בתכנים חייב להיות זהיר, מקצועי ובלתי תלוי. כל זאת בהתחשב בהצטלבות אינטרסים של הביטחון הלאומי והדמוקרטיה המתגוננת מול ערכי
חופש הביטוי והמידע, ו"זכות הציבור לדעת", שלעתים עלולים לעמוד בסתירה ביניהם. יש לציין שבתקופת כהונת
יצחק רבין כראש ממשלה, האיש המקורב אליו ביותר כאיש סוד היה הסמנכ"ל לתפקידים מיוחדים במשרד ראש הממשלה אלי מזרחי. איש זה הכיר את רזי הארכיון והמציא לידי רבין חומרים חשובים שהיו דרושים לניהול המדינה.
הרגישויות בחומרים גנוזים מסוימים גורמות לאי-חשיפתם במשך תקופות ארוכות לפי החלטות ממשלה. נושא רגיש מסוג זה הוא פרשת "ילדי- תימן", שחשיפות חלקיות של המסמכים הרלוונטיים הנוגעים אליה נעשות כיום לפני המועד המתוכנן ובמשורה כתוצאה מלחצים ציבוריים. לחצים אלה גורמים לשינויים בהחלטות ממשלה בכל הנוגע לשיעורי החיסיון ואורך תקופתו. גם פרקים רגישים וקריטיים בדוח אגרנט על מחדל מלחמת יום הכיפורים ב-1973 נשארו חסויים עד היום. לסיכום, המידע ההיסטורי האגור בגנזך המדינה הוא הקניין הרוחני המהותי של יישות מדינת ישראל הריבונית. הגנז צריך להיחשב לנאמן ממלכתי מקצועי של האינטרס הציבורי של אזרחי ישראל - אל מול מערכת הממשל הישראלי תוך שמירת איזונים ובלמים כפי שתואר במאמר זה.