כל מנהל טוב אמור כבר לדעת את חשיבות התכנון לטווח הארוך, לטווח הביניים ולטווח הקצר. התכנון לטווח הארוך מתמקד בסוגיות האסטרטגיות, בניתוח ברמה הגבוהה, 'מלמעלה', ובזיהוי והכרת הזירה העסקית שבה פועלת החברה, תוך בחינת השווקים אליהם היא פונה, או, אמורה לפנות.
תכנון לטווח הביניים מיועד לתקופה שבין 12-24 חודשים, בקירוב, כשהוא מגשר על הפער בין המצב של החברה כיום ובין המקום אליו היא שואפת להגיע בעתיד ואילו תכנון טקטי לטווח הקצר בוחן מקרוב את הפרטים הקטנים של התפעול היומיומי של החברה.
אכן, מלהיב וחשוב לנסות ולספק תכנון עבור הראייה האסטרטגית של העתיד, אבל, אין כל ספק שהתכנון הטקטי לטווח הקצר הוא הוא זה שיגרום לעלייתה או נפילתה של החברה. התכנון מהסוג הזה מתמקד בשאלות הבסיס הקיומיות והיומיומיות של החברה: איזה מוצר צריך לייצר היום? באיזו כמות? איזה ציוד להזמין? איזה כוח אדם נדרש? השלכות של מחסור בחומרי גלם על הפעילות השוטפת, באיזה מסלול צריכות לנסוע המשאיות המובילות את הסחורה לנמל, כך שיחסכו בדלק ובזמן, וכד'.
שימוש במנוע תכנון משוכלל דיו יכול בהחלט להפוך את התשובות לשאלות הנ"ל לזמינות כחומר גלם לטובת אסטרטגיית תכנון טקטי עבור העסק. לדוגמה, יצרן יכול לקבוע בדיוק כיצד להעמיס משאית הובלה, כך שהמוצרים שבה יוכלו להפרק מהרכב בסדר ההגעה ליעדים השונים.
הלוגיסטיקה של התכנון הטקטי
יש שלושה שלבים טכניים הקורים בעת ביצוע תהליך תכנון טקטי. בשלב א', חומר הגלם, המידע, נאסף במאגר נתונים רילציוני. הנתונים הנ"ל מוזנים לחומרה ייעודית המריצה תוכנה ליניארית, הלוקחת בחשבון מגבלות שונות, דוגמת זמן, אנרגיה, כוח אדם, חומרים זמינים וכד', כדי לייצר בסוף המסלול המלצות לתכנון הטקטי האפשרי הטוב ביותר עבור הפעילות העסקית, בין אם מדובר בייצור, הפצה או שיווק. לפני שהנתונים העולים מהשימוש בתוכנה מיושמים ב'שטח', מריצים אותם דרך מסד נתונים רילציוני שני.
באופן מסורתי, חברות רוכשות את החומרה הייעודית ואז מתקינות את מסדי הנתונים רק כדי לבצע את הצעדים של ה'לפני' וה'אחרי'. מסלול זה היה בעייתי בעת הניסיון לסנכרן בין נתוני הבסיס מכמה וכמה שרתים עצמאיים. השימוש במספר מסדי נתונים ובשלל 'פיסות' חומרה הופך למיותר בעת הפעלתו של מחסן נתונים ארגוני, שכחלק מפעילותו השוטפת יכול להכין את הנתונים המיועדים לעיבוד ולטפל בתוצאות.
מעבר לכך, מחסן נתונים ארגוני יכול להשלים כל מערכת תכנון מתקדמת (Advanced planning systems) דוגמת SAP ומערכות ארגוניות (ERP) אחרות.
נתונים 'טריים' החלטות חכמות
שימוש במחסן נתונים ארגוני כחלק מתהליך תכנון טקטי הופך להגיוני אף יותר באם מסתכלים עליו בהיבט המשאבים והפיננסים: מדוע לרכוש חומרה מיוחדת ומסד נתונים ייעודי רק בשביל להפעילם פעם בשבוע, או פעם בחודש? מדוע להכין עותקים חסרי ערך של הנתונים כאשר ניתן לעשות שימוש בנתונים שכבר ממילא נמצאים בתוך מחסן הנתונים הארגוני?
אם לחברה יש מחסן נתונים, מה שקורה ביותר ויותר מצבים, השימוש במחסן ככלי עזר לתכנון הטקטי מצמצם ביותר את הצורך ברכישת חומרה נוספת. בדרך זו, ניתן להוציא יותר מההשקעה הקיימת. אם בחברה אין עדיין מחסן נתונים פעיל, צריך לקחת בחשבון כי כלי שכזה הוא הרבה יותר פונקציונלי מכל מסד נתונים שקיים בחברה שתפקידו אך ורק הזנה בנתונים של מנוע התכנון.
היות וכל הנתונים נמצאים על מערכת אחת, מחסן נתונים ארגוני יכול לחסוך גם בזמן תהליך התכנון עצמו. בנוסף, אם עוברים לתוכנית טקטית תדירה יותר במחסן הנתונים, לדוגמה, פעמיים בשבוע, יש את היתרון של שימוש במידע 'טרי' יותר לטובת תכנון התפעול השוטף - מה שבהחלט מביא בסופו של דבר ליתרון תחרותי, כאשר מדובר בתוכניות טקטיות.
רגע האמת
לכל חברה יש את רגע האמת שלה. אותו רגע בו היא מגלה אם סיפקה את ה'סחורה' או נכשלה במשימה - בין אם מדובר באספקת מוצר או שירות. והרגעים האלה קורים כל הזמן. כל יום, כל שעה, ולעתים, כל דקה. זו גם הסיבה מדוע בחברות ובעיקר המובילות, מתבססים יותר ויותר על מידע בזמן אמת, המניע החלטות תפעוליות.
באופן טבעי, החלטות תפעוליות יותר מוגבלות בהיקפן מאשר ההחלטות האסטרטגיות המקושרות למחסן הנתונים הארגוני. כאשר אותו מחסן נתונים עובר לשלב האקטיבי, אותו מחסן יכול לתמוך בזן החדש של יישומים אנליטיים-אופרטיביים.
"מחסן הנתונים האקטיבי לא רק מספק תמיכה בקבלת החלטות אסטרטגיות, אלא גם, סימולטנית, דוחף את המידע העסקי היומיומי (BI) הנדרש לתפעולם של נותני השירות בארגון, או יישומים הדואגים לרווחתו של הלקוח", אומר מיכה רוזן, מנהל לקוחות נבחרים בחברת י.א. מיטווך ובניו, נציגת NCR בישראל. "כפלטפורמה, יכול המחסן לשרת מספר לא מוגבל של משתמשים עם עומסי עבודה מעורבים של שאילתות אופרטיביות ולתמוך בהעלאת נתונים בכמעט זמן אמת".
כמחסן אקטיבי הוא מתממשק עם אותם 'מנועים' המחוברים ליישומי ה- BI וכך מקבל התרעות כל אימת שקורה אירוע עסקי כלשהו. המערכת עצמה עובדת בזמן אמת כדי לענות על שאילתה כאשר היא נשאלת, אך גם עושה שימוש הן בנתונים העכשוויים והן בנתונים ההסטוריים כדי להתמקד על המטרות הארגוניות ולסייע להליכי קבלת ההחלטות.
חברות נוטות לאסוף כמויות אדירות של מידע, אומר רוזן. חלקו רלוונטי לחברות אבל רובו לא. על-פי רוב, במרבית החברות הכמויות הגדולות של המידע היומיומי נאגרו על-ידי כל חטיבה וחטיבה במאגר המידע הצמוד שלהן. "לרוע המזל, אין בדרך כלל קשר בין המאגרים וכמות המידע כה גדולה שקשה להפוך אותה לדבר מה שמיש בתהליך קבלת ההחלטות האופרטיביות. מחסן נתונים ארגוני, פותר בעיה זו על-ידי שילוב ואיחוד נתונים עם יכולות הניתוח לכל רוחבו של הארגון. המעבר ממידע סטטי למידע 'זורם' דומה לניסיון לאגור באמצעות דליים, מים היוצאים מצינור מכבי אש. אכן, ניתן לאסוף קצת מים, אבל, הרוב נשאר על הרצפה - מה שכמובן לא מביא תועלת לאף אחד".
במרבית החברות הגיעו כבר מזמן להכרה שיש צורך לעשות שימוש בנתונים שבידיהן לטובת ייעול הביצועים והגברת הרווחיות - תוך שימוש בכלים הנכונים. מחסן נתונים אקטיבי הוא אחד הכלים הללו.
תכנון לעתיד
השימוש במחסן נתונים למטרות תכנוניות מחליף את כל אותן פיסות מידע מוזרות ושאינן מחוברות בינן לבין עצמן במערכת חובקת ארגון אחת דרכה ניתן לתעל בקלות רבה את אופי וסוג התוכניות. כתוצאה, חברות יכולות לתכנן בקלות רבה יותר, לכל אורכו ורוחבו של הארגון בשקיפות גדולה יותר ובצורה טובה יותר של חלוקת מידע.
אופציה אחרת לשימוש במחסן נתונים היא העלאת רמת הפירוט במהלכו של תהליך התכנון. גם כאן טמון יתרון - במקום להכין תוכניות טקטיות רחבות היקף, מחסן הנתונים יכול לצמצם טווח ולהתמקד באסטרטגיה מפורטת יותר. הכח הרב יותר של המערכת מאפשר תכנון מפורט יותר לטווח הביניים ומציע את היכולת לשלב נתונים ממקורות מרובים וברמות שונות בתכנון ארוך הטווח. אבל, ההשפעה הגדולה ביותר והיתרון המיידי הוא לטווח הקצר של התכנון הטקטי.
שילוב מחסן נתונים, דוגמת ה- Teradata, בתהליך התכנון הטקטי, מאפשר לחברה לצמצם משמעותית את מורכבות ארכיטקטורת ה- IT שלה, מאפשר תכנון טקטי מפורט יותר ולעתים קרובות יותר ומציג בסופו של תהליך נקודת ראייה רחבה ואחידה של הסביבה התכנונית. כלים נוספים הנמצאים כעת על שולחן השרטוט ב-Teradata יספקו בעתיד הקרוב לחברות כלים נוספים ויכולות נוספות להגברת דיוק התוכניות הטקטיות.
על-פי ההערכות, מדובר בשתי קטגוריות ניהול: ניהול חריגים, המספק כלים המסוגלים לבחון את ההבדלים בין הביצועים המתוכננים לבין הביצועים בפועל וכלי ניהול פרמטרי, שיאפשרו למתכנן לשנות את הערכותיו הראשוניות תוך כדי התקדמות. השימוש בפונקציית ניהול החריגים מאפשר לבצע השוואה תדירה בין הביצועים בפועל לבין מקורם התכנוני - ברמת פירוט גבוהה ביותר.
דוגמה: ביח"ר התחייב לבנות 150 כסאות עד סוף יום שלישי. בתוכנית - בניית 100 כסאות ביום שני ו-50 כסאות ביום שלישי. בפועל - 150 הכסאות נבנו כבר ביום שלישי. בדיקה רגילה תגלה באותו יום שהמכסה הושגה, אבל, לא תגלה שיש הבדל בין התוכנית המקורית לביצועים בשטח. בעזרת ניהול חריגים יתעדכן המתכנן באשר להתקדמות הפרויקט, ישמע על השגת המטרה כבר ביום הראשון לעבודה ויוכל כעת לשבץ ביום השני לפעילות פרויקט חדש.
בדרך דומה, הניהול הפרמטרי מאפשר למתכנן, שתוכניותיו מבוססות על הנחות בסיס כלשהן, לשנות את הנחותיו תוך כדי ההתקדמות כדי להתאימן למציאות. בדוגמת מפעל הכסאות, היצרנים העריכו על 20 אחוז של מוצרי בלאי בהליך הייצור, אבל אם ההליך היה יעיל במיוחד והבלאי עמד רק על 10 אחוזים, פונקציית הניהול הפרמטרי יכולה בקלות רבה לעדכן את המידע כך שבסוף התהליך היא לא תשאר עם עודף ייצור.
"ככל שהטכנולוגיה תמשיך להשתפר, ההליך הטקטי יתקרב יותר למודל האידיאלי של מידע ופידבק דינמיים ובזמן אמת", מדגיש ומבטיח רוזן. "מערכות הייצור וההפצה ישוחחו האחת עם השניה בלופ מתמשך והמערכת התכנונית כגוף אחד תדע בכל דקה נתונה מה היא תכננה והיכן היא נמצאת באותו רגע נתון. חזון אוטופי? בהחלט לא. עם הכלים הנכונים הכל אפשרי".
עוד יום בעבודה...
7.00 - בדרך למשרדו, קיבל י.א., סמנכ"ל תפעול בספקית הטלקום הגדולה, הודעה במכשיר הטריאו שלו, כי צפויה בקרוב הפרעה פוטנציאלית בשירות, נושא שתהיה לו השפעה על השירות ללקוחות החברה.
7.30 - י.א. מגיע למשרד ועל מסך המחשב האישי כבר מחכה לו הודעה אוטומטית דחופה שהגיעה היישר ממחסן הנתונים האקטיבי של החברה האומרת שעבודות בכביש 44 פגעו בכבל תת-קרקעי.
7.33 - הודעה ממשה בחטיבת התפעול, מגלה כי מחסן הנתונים הארגוני כבר הסב את התקשורת ברשת מהמסלול המקורי וכי הלקוחות נהנים משירות ללא הפרעה.
10.30 - י.א. שולח מייל פנימי לחטיבת ההנדסה בשאלה מה קורה עם הפרויקט הדחוף עליו הם עובדים. האחראי עונה כי הוא מחכה לחבילה עם חלקי חילוף שצריכה להגיע מחו"ל. י.א. נכנס לאתר חברת השילוח ומאתר את מיקום החבילה באדיבות מחסן הנתונים של ספקית השירות שלו. הוא מבקש מהמערכת שהודעה על הגעת החבילה תשלח ישירות לחטיבת ההנדסה מייד עם הגעתה.
10.40 י.א זוכר שהיום יש יום הולדת לבנו וכי צריך מתנה. את המתנה שכבר קנה אשתו ביקשה שיחזיר לחנות. הוא נכנס לאתר של חנות הצעצועים ורוכש את משחק הגיימבוי שהבן ביקש. באותה הזדמנות הוא מציין שמדובר במתנה.
12.00 - י.א. מגיע לחנות הצעצועים, אבל, כמובן, שוכח להביא עימו את הקבלה. בקופה, המוכרת מזהה באמצעות מספר כרטיס האשראי את העסקה הקודמת, מבטל אותה ומחזיר לי.א. את הכסף. באותה הזדמנות אומר לי.א. שהמתנה החדשה כבר מחכה לו כשהיא ארוזה בסרט צבעוני - עם ברכת יום הולדת שמח.
12.50 - י.א. חוזר למשרד כשהוא מהרהר בדרך על הדרך החדשה בה מתנהלים העניינים. משבר בשירות לקוחות נמנע, כמו גם משבר משפחתי קטן. הכל עובד כמו שצריך.