עולם התקשורת משתנה ומתחדש מיום ליום. עושר המכשירים ומבול התוכנות גורם לעתים למבוכה בקרב המשתמשים. בעולם העסקי המצב מעט יותר מורכב. נכון להיום, בארגונים קיימות 2 רשתות תקשורת נפרדות: רשת הטלפוניה, הכוללת טלפוניים אנלוגיים או דיגיטליים, ורשת המיחשוב והדואר האלקטרוני. במרבית הארגונים אין קשר בין הרשתות. מנגד, הצרכים של הארגונים המודרניים מאופיינים בעבודת צוות משותפת, כאשר הצוותים מפוזרים בסניפים שונים ובאזורים שונים ועובדים על אותו פרויקט, ולכן הצורך בקישוריות ובשיתוף משאבים הולך וגדל.
היצרנים השונים, הן יצרני הטלפוניה והן חברות תוכנה, נרתמים כדי לענות על צורך זה. המושג Unified Communication - UCׂ מגדיר את הטכנולוגיה, השירותים והמוצרים בתחום.
חברת המחקר גרטנר, דירגה את טכנולוגית ה-Unified Communication במקום השני מתוך 10 הטכנולוגיות החשובות בשנת 2008, תוך שהיא מציינת את חשיבות הקישוריות והשיתוף בארגונים. ואכן, ישנם מספר יצרנים המציעים מוצרים בתחום הזה.
חברת מיקרוסופט, כמובילה בשולחן העבודה של המשתמש, מציעה את הפתרון הכולל ל-UC, המשלב את מערכת ה-Unified Messaging ואת מערכת ה- OCS. להלן נסקור את שני המוצרים.
MS Unified Messaging
מערכת "איחוד מסרים" מגדירה את תיבת הדואר של המשתמש כאוגרת את כל סוגי ההודעות: מייל, פקס ודואר קולי. תכונה זו מסייעת למשתמש לשמור ולאחזר את כל ההודעות שלו, כולל הודעות קוליות, וגם להפיץ אותן לנמענים אחרים. מיקרוסופט פיתחה תכונה זו כחלק ממערכת Exchange 2007, אותה ניתן לשלב בפתרון מרכזיות אנלוגיות פשוטות או מרכזיות IP.
כאשר רוצים לשלב מרכזייה מדור קודם ללא IP, יש לשלב בפתרון Gateway, הממיר מפרטים אנלוגיים או PRI ל-IP. מרכזיה מתקדמת מבוססת IP מקושרת ישירות לרשת ובעזרת פרוטוקול SIP מתממשקת ל-Exchange.
תכונת מענה קולי
כאשר אין מענה בשלוחה של המרכזייה, עוברת השיחה באופן אוטומטי אל המענה הקולי, שהוא במקרה שלנו ה-Exchange. מכיוון שהשלוחה של המשתמש ידועה וישנו מיפוי בין השלוחה הטלפונית לכתובת המייל של המשתמש, ישלח ה-Voice mail ישירות לתא הדואר של המשתמש.
תכונת הפקס
ה-EX 07 מטפל בקבלת פקסים נכנסים לתא הדואר. כאשר שולחים פקס למשתמש, הפקס עובר למענה הקולי ה-UM, שבעזרת קופסת ההמרה ממיר את הפקס לקובץ, הנשלח לתא הדואר של המשתמש.
שמיעת הודעות קוליות וקריאת פקסים
ישנה גישה ל-Voice Mail מחוץ לארגון באמצעות חיוג ל-Exchange. במידה והמשתמש מחובר לדואר שלו, הוא מקבל התראה כאשר מגיעה הודעה קולית, כולל זיהוי המספר או השם. ניתן להאזין להודעות הקוליות ברמקולים או באוזניה או להעביר אותם לטלפון השולחני. בהאזנה להודעות של מענה קולי נפתחת תיבת טקסט ובה ניתן להכניס פרטים על השיחה לצורך אחזור הודעות קוליות בעתיד.
תכונות אלו, הכוללות הודעות קוליות ותמיכה בפקסים, מסייעות לחוויית המשתמש, יעילות, שומרות מידע אלקטרוני, חסכוניות בנייר ובטונר ועוד. בנוסף, ישנו יתרון מובהק באבטחת המידע, מכיוון שפקס הנשלח למשתמש מסוים יגיע רק אליו והמידע לא יהיה חשוף לאחר.
מערכת OCS - Office Communication Server
כפי שציינתי לעיל, צורת התקשורת בין אנשים משתנה וכבר אין טעם להתקשר למישהו, כאשר רואים בבירור שהוא לא במשרד או שהוא לא ליד המחשב. הרגל זה, שהגיע מתוכנות המסרים המיידיים, לימד אותנו מתי ניתן לפנות למשתמש, כך שנצליח ליצור עמו קשר. כבר כיום סטטיסטיקות מראות שכ-60 אחוזים מהניסיון הראשון להשיג מישהו נכשלים בשל אי זמינות.
אין להכניס מסנג'ר לארגון בגלל בעיות אבטחת מידע
בשל התכונות לעיל אנו רואים ניסיונות של משתמשים להכניס תוכנות מסרים מיידיים לארגון. עובדה זו יוצרת סיכוני אבטחת מידע גדולים וארגונים רבים מונעים זאת לחלוטין. MS OCS נותן מענה מאובטח למסנג'ר ארגוני.
תכונות MS OCS
מערכת ה- OCS מבוססת טכנולוגיה של Client Server, הכוללת את ממשק ה- Communicator ושרת ה- OCS. המערכת כוללת 5 פונקציות עיקריות:
Presence
תכונה זו מגדירה את הזמינות של המשתמש. מוגדרות 5 קטגוריות של זמינות, המופעלות אוטומטית או על-ידי פעולה ייזומה של המשתמש. כאשר משתמש נמצא בסטטוס Busy אין טעם להתקשר אליו, אבל יש טעם לשלוח לו IM לשאלה קצרה.
IM - Instant Messaging
תכונה זו מאפשרת לשלוח מסרים למשתמש או לקבוצת משתמשים.
Voice - Click To Call
המערכת מאפשרת יצירת קשר Voice (קולי) בין מחשבים או בין מחשב לטלפון. ה- Communicator מתממשק ל-Contact של המשתמש, וניתן להקליד את שם המשתמש מה- Communicator ולחייג אליו. (האם אפשר לומר את המילים בעברית?).
Video Conversation
ה-Communicator תומך בשיחות וידאו.
Collaboration
תכונה זו מאפשרת לבצע שיתוף יישומים עם המשתמש או המשתמשים בוועידה. ניתן לשלב יישומים, שולחן עבודה, שיתוף קבצים ועוד.
משתמשים ניידים
משתמשים ניידים יכולים להתחבר לארגון באמצעות Wireless וליהנות מה- Presence, IM, גישה לספר הטלפונים ועוד.
Web Conferencing
מערכת ה-Web Conferencing כוללת יכולת זימון והקמת שיחות ועידה מבוססות ווידאו עם מאות ויותר משתתפים. המערכת כוללת תכונות של זימון ועידה, הצגת המשתתפים בווידיאו, יכולת זיהוי המשתתפים, יכולת הצבעה ושאלת שאלות, שליטה של מדריך-תלמיד, יכולת שיתוף משאבים, וכן יכולת להקליט את הוועידה לצפייה חוזרת. משתתפי הוועידה אינם מחויבים בהתקנת ה-Communicator, אלא בהורדת קובץ התקנה חינמי. גם משתתפים מחוץ לארגון יכולים להשתתף בוועידה, אם הם מורשים לכך.
הסכם שיתוף הפעולה בין Nortel & Microsoft
החברות נורטל ומיקרוסופט חתמו על חוזה שיתוף-פעולה בנושא ה- UC. במסגרת החוזה צוותי פיתוח משותפים של החברות יעבדו על פיתוח מוצרים משותפים והתווית האסטרטגיה העתידית. כבר כיום האינטגרציה בין מרכזיית ה- IP של נורטל, CS1000, ומיקרוסופט היא מאוד הדוקה וכוללת תכונות ייחודיות, כגון תכונה המאפשרת לחייג לטלפון המשרדי- הטלפון והמחשב יצלצלו והמשתמש יבחר היכן הוא רוצה לענות לשיחה.
סיכום
מערכת ה- UC כוללת תכונות תקשורת מתקדמות, שיכולות לסייע לארגון המודרני לשפר את יעילות העובד, לשפר את יכולת העבודה המשותפת וכמובן הפחתת עלויות תקשורת. המערכת מאובטחת ועונה לדרישות האבטחה הארגוניות.