משרד התיירותמפרסם נוהל-עבודה עם שדלנים ביחס לפעילות כלכלית הקשורה לפעילות המשרד. במשרד התיירות מציינים כי הקשר עם שדלנים עשוי לסייע ולטייב את פעילות הרשות המנהלית, ולעיתים, קשר זה אף נדרש כחלק מקיום חובות המוטלות על משרד התיירות במסגרת המשפט המנהלי. עם זאת, קשר של עובד ציבור עם שדלן טומן בחובו חשש למשוא פנים, לפגיעה בשוויון ולהשפעה פסולה, ועל כן מסדיר משרד התיירות את הקשר ודרכי הפעולה של המשרד למול שדלנים אלה. במסגרת הנהלים שנקבעו פגישה של עובד המשרד עם שדלן, תיערך רק בתיאום מראש של נושא הפגישה ומועדה, והפגישה תעסוק בנושא שתואם מראש בלבד. העובד יוודא טרם הפגישה מיהו הלקוח אותו מייצג השדלן לעניין פגישה זו. ככלל, פגישה של עובד עם שדלן, תהיה בנוכחות הלקוח. העובד יוכל לקיים את הפגישה עם השדלן, ללא נוכחות הלקוח, במקרים חריגים, נימוקים שירשמו ובאישור עובד בכיר רלוונטי. מיד לאחר הפגישה יעביר העובד לממונה עליו רישום המתעד את פרטי הפגישה, לרבות פרטים אלה: מועד הפגישה, מהות הפנייה לעובד והנושא שבו היא עסקה, זהות השדלן שהשתתף בה וזהות כלל הנוכחים בישיבה, זהות הלקוח של השדלן, וסיכום תמציתי של האמור בפגישה. במקרים שבהם מדובר בסדרת פגישות בעניין מסוים ולתקופה קצובה, הממונה רשאי להורות לעובד להעביר את הדיווח באופן תקופתי, ובלבד שתדירות הדיווח לא תפחת מפעם בחודש. אחת לרבעון יעביר כל סמנכ"ל דיווח מרוכז של כלל הפגישות עם שדלנים שהתקיימו באגף שלו. הדיווח יכלול את כל המידע הנדרש כמפורט לנוהל זה.

התחייבות כלפי שדלן או גורם חוץ

אם הפגישה כללה התחייבות של העובד כלפי השדלן, גורם חוץ או צד שלישי כלשהו,,על העובד לציין בדיווח גם את תוכן ההתחייבויות ויעביר את הדיווח אל הממונה עליו. במידת הצורך יעביר הממונה דיווח גם אל היועץ המשפטי של המשרד. נאסר על עובד להתחייב בשם המדינה או לשלם כספים מאוצר המדינה אלא אם הוסמך לכך כדין על-פי חוק נכסי המדינה.

מקום הפגישה

נקבע כי פגישות יתקיימו במשרד או במקום העבודה של גורם החוץ, הכל לפי העניין ולפיצורכי העבודה. פגישות עם שדלנים, לא יתקיימו במקום העבודה של השדלן, אלא באישור עובד בכיר רלוונטי. על עובד להימנע ככל האפשר מלקיים פגישות במסעדות, בתי קפה, בתי מלון ובמקומות ציבוריים אחרים בהם מוגשות ארוחות. אסור לעובד לקבל הזמנה לארוחות על חשבון המזמין אלא באישור מפורש של מנכ"לית המשרד.

הליך מנהלי שהחל בעקבות יוזמה של גורם חוץ

עובד המשרד יתחיל בעבודת מטה לצורך קבלת החלטה, אשר מתבססת על בקשה של שדלן, לרבות חומרים שהעביר השדלן, רק לאחר שקיבל אישור על כך ובכתב מעובד בכיררלוונטי. העובד הבכיר יידע את הלשכה המשפטית על החלטתו. על פגישה בין עובד לשדלן חל חוק חופש המידע, ועל כן המידע עשוי להתפרסם במענה לבקשת לפי החוק, ואף באופן יזום במקרים המתאימים.