לעסקים קטנים ובינוניים (SMB - Small and Medium Businesses) של היום, יש מגוון רחב של טכנולוגיות זמינות כדי לעזור להם להתחרות בשוק הגלובלי והמהיר. אחד הכלים המשמעותיים ביותר שעומד לרשותם הוא הענן, המאפשר להם לנצל שירותי IT גמישים וחסכוניים. פתרונות מבוססי ענן ניתנים לפריסה במהירות ולכיול בהתאם לצורך, מאפיין שהינו שימושי במיוחד בשל צוותי ה-IT המוגבלים שלרוב קיימים בעסקי SMB.
מה שעסקים קטנים ובינוניים אולי אינם יודעים, הוא שפריסת ענן עלולה להיות כרוכה בעלויות נסתרות. לא מכבר פרסמה סימנטק (Symantec) את סקר Symantec’s 2013 Avoiding the Hidden Costs of Cloud Survey החושף ארבעה צעדים חשובים לפריסת ענן יעילה, אשר השימוש בהם ימנע עלויות נסתרות בעסקים קטנים ובינוניים:
1. להתמקד במדיניות על מידע ואנשים, ולא בטכנולוגיות ובפלטפורמות
למרות יתרונות הענן, עסקים אינם מנצלים עד תום את יכולותיו. ניתן לראות מספר רב של פריסות ענן ללא רשות, ובסקר נמצא כי שבעה מתוך עשרה עסקי SMB חוו בשנה האחרונה פריסת עננים בלתי נשלטים על-ידי ה-IT (מה שמכונה Rouge Clouds). כתוצאה מכך התקבלו דיווחים מ-40% מבעלי SMB, על בעיות כגון חשיפה של מידע רגיש. בנוסף, עסקים רוכשים יותר שטחי אחסון בענן מכפי שהם באמת צריכים, מה שמבטל את המטרה העיקרית של מודל מחשוב הענן כאמצעי לחיסכון בעלויות. למעשה, עסקי SMB עושים שימוש רק בחלק קטן ממה שהם רוכשים (ניצול האחסון עומד על 7% בלבד), והדבר מעיד על כך שמנהלים אינם מנצלים את המיטב מיתרונות מחשוב הענן. לכן, אנו ממליצים ליצור מדיניות שתאפשר לעובדים לקבל החלטות חכמות כגון ביסוס רכישות אחסון ענן על-פי הצורך העכשווי, ולוודא כי מיישמים את האבטחה בהתאם, לפני שמאחסנים את המידע הרגיש בענן.
2. להדריך, לפקח ולאכוף מדיניות
מאחר שעובדים הם המפתח ליישום מוצלח של הענן, רצוי להדריך אותם כדי להפיק את המרב מתהליך זה, תוך שמירה על אבטחה. כך, פיקוח על המערכות בזמן שהמידע העסקי מאוחסן בענן, יבטיח את מדיניות הארגון, ועל העובדים ללמוד ליישם התנהגות זו. עניין זה חשוב במיוחד, לאור העבודה כי אחד מתוך שישה נשאלים בסקר כלל לא ידע כי פריסת עננים בלתי נשלטים על-ידי ה-IT נאסרה על-ידי הארגון בו הם עובדים. ברוב המקרים, העובדים עקפו את ה-IT במטרה לחסוך זמן וכסף, אך בסופו של התהליך נגרם יותר נזק מאשר תועלת.
3. לאמץ כלים שהם בלתי תלויים בפלטפורמה
למרות גמישותו של הענן, הוא עשוי להפוך את תהליכי הגיבוי והשחזור למורכבים יותר. למעשה, הצורך בגיבוי מידע בסביבות פיסיות, וירטואליות ובסביבות ענן, יוצר מצב בו ארגונים משתמשים לפחות בשלושה פתרונות גיבוי שונים במקביל. בנוסף לעלויות מוגדלות של פתרונות אלו, יש צורך לדעת לעבוד עם פתרונות מרובים, כך שהסיכוי לטעות אנוש גדול יותר. מורכבות זו היא בעלת השפעה ישירה במיוחד על עסקי SMB, מכיוון שנמצא כי יותר משליש מהם איבדו נתונים בענן. כאשר זה קורה, שחזור הנתונים בענן הוא אתגר לא פשוט. מה גם שרוב עסקי ה-SMB חוו לפחות מקרה אחד של Recovery Failure בענן, נתון המדגיש את חשיבות הגישה הרב-שכבתית עבור גיבוי. לכן, רצוי שעסקי SMB ישמרו גם על גיבויים מקומיים עבור מצבים כמו שחזור של השרת כולו. כמו-כן, כדאי להיזהר בהערכת ספקי גיבוי פוטנציאלים כדי לראות מה הם מציעים במונחים של התאוששות של ערכות נתונים גדולות. כך, תוך יצירת מקור יחיד לצרכי התאוששות, פתרונות שאינם תלויים בפלטפורמה אחת מסוימת (Platform Agnostic) משפרים את הנראות ברשת.
4. שכפול נתונים וביטול כפילויות בענן
צעד חשוב בכל הקשור לשימוש יעיל בענן הוא ביטול כפילויות, אשר מבטל קבצים כפולים, מפחית צרכי אחסון ומוביל לעלויות נמוכות יותר. סקר סימנטק מצא כי 57% מעסקי ה-SMB מבצעים ביטול כפילויות של מיעוט המידע שלהם, אם בכלל. כאשר צריך לעבור על יותר מדי קבצים, קשה יותר לענות על בקשות eDiscovery, שהן רגישות בזמן ויש להן השלכות רציניות אם המידע המבוקש אינו בנמצא. קרוב לשליש מעסקי ה-SMB קיבלו בקשות eDiscovery עבור נתונים המאוחסנים בענן, ומעל לשני שלישים מהם החמיצו את המועד הנדרש ונקנסו בעקבות זאת. כמחצית (44%) מעסקי ה-SMB מודאגים מהיכולת לעמוד בדרישות תאימות (Compliance) בתעשיה שלהם ורק (47%) יכולים להוכיח תאימות זו למעשה.
בגדול, הענן מציע יתרונות משמעותיים על-פני מודלי IT המסורתיים, אך חשוב לתכנן אותו באופן אפקטיבי כדי להימנע מהמכשולים אותם הוא עלול להציג. על-ידי שילוב של אימון אפקטיבי עם טכנולוגיה עדכנית, עסקי SMB יכולים להרוויח מגמישות הענן בשוק העולמי, שבו תגובה מהירה לתנאים משתנים יכולה להיות ההבדל בין הצלחה לכישלון.