בשנים האחרונות אנו מבחינים במגמה בה המערכות המידע תופסות מקום הולך וגובר ככלי ניהול לבתי עסק, ארגונים וחברות.
עם התפתחות הטכנולוגית גודלת גם מורכבות של רשתות התקשורת, רשתות מחשבים ואבטחת מידע אשר דורשת כוח אדם מקצועי ומיומן, ובצד שני רצון לחסוך בהוצאות של כוח אדם מקצועי ויקר מביאים אותנו למסכנות של כדאיות שימוש בשירותי מיקור חוץ (Outsourcing ) מנגד לשימוש במשאבים פנים ארגוניים.
מיקור חוץ של שירותי מחשוב (ניהול רשתות, תחזוקת מחשבים, אבטחת מידע ופתרונות מחשוב למיניהם) הינו כלי ניהול מקצועי ויעיל המאפשר הורדת עלויות ואפשרות להגדלת רווחים.
התלות העסקית הגדלה והולכת במחשוב מציבה את ספק שירותי המחשוב כאחד מהגורמים הקריטיים לתפקוד העסק, שכן קריסת מערכת המחשבים או אפילו חוסר יעילות בהפעלתה יכולים לגרום נזק כספי מצטבר.
עם זאת, בתי עסק רבים אינם מייחסים חשיבות רבה לבחירת ספק שירותי המחשוב ויגדירו את השירות שהם מקבלים כ"סביר" כל עוד המחשבים בעסק מתפקדים.
הערכה זו יכולה להשתנות בקיצוניות ברגע שמתעוררת בעיה קריטית שפוגעת בעבודה השוטפת של העסק. במקרה כזה יימדד ספק השירות לזכות או לחובה בהתאם לאיכות ומהירות השירות שיחזירו את העסק לתפקוד מלא.
שירותי מיקור חוץ מתאימים במיוחד לארגונים בהם תפקוד החברה אינו אפשרי ללא מערכת המחשוב. כמו כן, השירות מתאים לחברות המעוניינות ליהנות מתמיכה של 24 שעות ביממה 7 ימים בשבוע.
לארגונים בינוניים וקטנים שירותי מיקור חוץ מאפשרים להתמקד בפעילות הליבה שלהם וליהנות מ"ראש שקט" בכל מה שנוגע לניהול הרשת על מורכבותה הרבה והשינויים הטכנולוגיים התקופתיים.
שירותי מיקור חוץ מציעים חבילת שירותים לניהול רשת המחשוב הארגונית בעלות קבועה מראש, תוך התחייבות לרמת שירות מינימאלית, דבר שמאפשר תכנון תקציב טוב יותר, תוך ביטחון מלא בפעולות רשת המחשוב.
האם ארגונך זקוק לשירותי מיקור חוץ?
הרצון להוריד עלויות, להבטיח את זמינות המידע ולהתרכז ביעדים לשמם הוקם הארגון, מביאים מנהלים לשאול את עצמם האם להשתמש בשירותי מיקור חוץ, או להשאיר את הניהול הרשתות ושירותי המחשוב בידי הצוות הזמין בחברה (ולאו דווקא צוות מקצועי בתחום המחשוב). על-מנת לענות על השאלה כל מנהל צריך לבדוק:
- כמה כסף מוציא הארגון על תחזוקת מערכת המחשוב שלו? שימוש בשירותי מיקור חוץ לא אחת גם מביא לקיצוץ בהוצאות.
- מול כמה ספקי מחשוב הארגון עובד? התקשות עם ספק של שרותי מיקור חוץ עשוי לאפשר לארגון לרכז את כל הפעילות תחת גג אחד, ולמנוע "בעיות של נפילה בין הכיסאות" עכב חוסר תיאום בין מספר ספקי שירות.
- מהי רמת השירות שארגונך מקבל כיום, האם היא משביעת רצון בשירותי מיקור חוץ מתחייב הספק לרמת שירות מוגדרת מראש. זמן התגובה עשוי להגיע לסדר גודל של דקות, לעומת זמן תגובה של שעות וימים בסוגי שירות אחרים.
- עד כמה פעילות הארגון תלויה בתפקוד מערכת המחשוב? במסגרת שירותי מיקור חוץ ניתן לבצע ניטור קבוע של הרשת למניעת תקלות ותיקונן בזמן קצר, דבר שמבטיח צמצום משמעותי בנפילות או תקלות במערכת המחשוב.
- האם ברשותך כוח אדם טכני מיומן? מכיוון שניהול המחשוב היא ליבת הפעילות של ספקי השירותים של מיקור חוץ, הם יכולים להבטיח כוח אדם מקצועי ומיומן לטיפול ברשתות הארגון.
מטרת השורות הבאות היא לספק לך כבעל העסק כלים לבדיקת רמת שירותי המחשוב שאתה מקבל מספק שירותי המחשוב שלך.
למרות שרמת השירות ולא המחיר, היא הבסיס להשוואה בין הפתרון הנוכחי לבין שירותי האוטסורסינג (מיקור חוץ), העלות היא ללא ספק אחד השיקולים החשובים בהתקשרות.
מאחר ושירותי מיקור חוץ (Outsourcing) מציעים רמת שירות מובטחת בעלות ידועה מראש, בבואך לבחון את עלויות הארגון הנוכחיות עבור שירותי המחשוב חשוב לראות ולהבין את התמונה הכוללת בשלמותה:
- אלו שירותים בדיוק ארגונך מקבל מספק השירותים הנוכחי (פנים ארגוני או חיצוני);
- האם קיימות עלויות נוספות ובלתי צפויות במהלך תקופת השירות;
- עליך לבדוק את השורה התחתונה וכמה באמת הוציא ארגונך על שירותי המחשוב.
הנה כמה מצבים להמחשת תקלות מחשוב ומניעתם על-ידי טיפול שוטף ונכון, שישפיעו ישירות על תפקוד העסק ובעקיפין על רווחיותו:
מס' תקלות מחשוב נפוצות; טיפול שוטף מונע ונכון
1) המחשב שלך מושבת, המחשב של השותף מושבת, המחשב של הפקידה מושבת... זמן תגובה עד 4 שעות (הגעת טכנאי לבית עסק), עם הרחבה להסכם סטנדרטי בתוספת תשלום – עד 1 שעה;
2) השרת מושבת. זמן תגובה – עד שעתיים(הגעת טכנאי לבית עסק).
3) צריך לשחזר חומר מגיבוי ויש תקלה בשחזור. בדיקת תקינות מערכת גיבויים שבועית (בדיקת תקינות קבצי שיחזור).
4) הרשת איטית – התחנות עולות לאט, העברת חומר מתבצעת בצורה איטית. בדיקות תשתית מחשוב תקופתיות כולל בדיקת תקינות הכבלים. כמוכן ניתור שבועי של כל הרשת כולל שרת ותחנות (הגדרות רשת של תחנת עבודה אחד יכולה לגרום לאיטיות של כל רשת המחשוב).
5) דיסק קשיח של אחד המחשבים משמיע רעשים – בדרך כלל מסמן על תקלה פיזית שגורמת לאיבוד מידע ועלויות שחזור גבוהות בלתי צפויות. בדיקת תקינות חומרה שבועית וטיפול בעת הצורך מונע הוצאות בלתי צפויות מהשבתת הציוד ואיבוד החומר החשוב.
6) הכנסת ווירוס מהאינטרנט שהרס קבצים עסקיים חשובים. בדיקה שגרתית חד-שבועית הכוללת הורדת עידכונים למערכות ההפעלה ולאנטי וירוס, התקנת patch-ים ועידכוני אבטחה.
7) תקשורת האינטרנט לא תקינה ואתה לא מקבל דואר אלקטרוני חשוב. בדיקות שגרתיות של הגדרות ספק אינטרנט והתקשרות מול ספק בעת הצורך בזמן תקלה ומניעת תקלות מסוג זה ע"י גיבוי תקשורת ע"י נתב אחר מספק אינטרנט עם תשתית שונה.
8) הפאלם פיילוט שוב לא מסנכרן למחשב. בדיקת הגדרות סנכרון תקופתיות.
9) הפקידה לא מצליחה להדפיס מסמך חשוב לפגישה שמתחילה עוד שעה. בדיקת הגדרות מדפסות תקופתיות, התקנת הגדרות מדפסת משנית כגיבוי.
10) העכבר שוב לא מגיב. בדיקות שגרתיות של חומרה.
11) רשת המחשבים מיושנת או לא מתאימה לצרכי המשרד – העובדים מבזבזים זמן על פעולות מיותרות. החלפת ציוד לפי צורך ללא השקעה מיותרת.
המלצות תקופתיות לשיפור יעילות הרשת
12)2 אין אוטומציה לפעולות יומיומיות. למשל: שליחת פקס, הקלדת המסמך, הדפסתו על נייר ושליחתו לנמען במכונת פקס (לפעמים כמה פעמים עד שהוא עובר). כל זאת במקום להשתמש בתוכנת פקס ולקבוע בהינף עכבר מתי לשלוח את הפקס וכמה פעמים לנסות. הדרכת העובדים על כל התקנת תוכנה או מערכת שתותקן במסגרת הסכם השירות לפי דרישת לקוח.
ולהלן נפרט את חבילת שירותים הבסיסית לצורכי השוואה:
1) אתחול מערכת למצב אפס, משמע תיקון כל ציוד המחשב בעסק לרמה שבו אין תקלות והלקוח מרוצה מרמת הביצועים.
2) בדיקה שגרתית חד-שבועית הכוללת הורדת עידכונים למערכות ההפעלה ולאנטי וירוס, התקנת patch-ים ועידכוני אבטחה, הגדרת שימוש בציוד לפי דרישת הלקוח ובדיקת תקינותו כולל בדיקת מהירות רשת וציוד עמדות קצה.
3) השבחת ציוד ומכירת מחשבים במחירים הזולים בשוק לטובת העסק וכמו כן לעובדי העסק, לצרכים אישיים ביתיים, כולל מתן אחריות מורחבת על הציוד.
4) הדרכת העובדים על כל התקנת תוכנה או מערכת שתותקן במסגרת הסכם השירות לפי דרישת לקוח, בבית העסק או במכללה הטכנולוגית שברשות החברה.
5) זמן תגובה מהמהירים בשוק: ההתחייבות על שעות ספורות מזמן קריאה במשך 24 שעות ביממה.
6) התנהלות שרות על-ידי עובד קבוע הקשוב לבית העסק ולצרכיו.
7) תיעוד ציוד הרשת והתקלות שנתגלו לצורך שיפור השירות, ועל הקלת העברת השירות לגורם מוסמך אחר בעתיד לפי דרישת הלקוח.
8. אפשרות לגיבוי נתונים שבועי לפי דרישת הלקוח על אמצעי גיבוי חיצוני אשר ישמר אצל הלקוח.