בשנת 2008 יעבדו 41.4 מיליון עובדים בארגונים ברחבי העולם לפחות יום אחד בשבוע מרחוק, אך עדיין קיימת התנגדות למגמה זו מאלה המעדיפים אינטרקציה פנים מול פנים. כך על-פי גרטנר, חברת הייעוץ והמחקר לתחומי טכנולוגיית מידע ותקשורת (ICT). כדי להבטיח יישום מוצלח, על הארגונים להכין תוכניות רשמיות שיסדירו את ההקמה והתחזוקה של המשרד הווירטואלי.
להכין תוכנית עסקית
למשרדים הווירטואליים תצורות מגוונות, אך המקרה המאפיין ביותר, הוא של אדם העובד מהבית במשך יום אחד בשבוע לפחות, ובשאר הימים בעמדה שהוקצתה לו במשרדי הארגון.
"לאחר שחברה מחליטה לעבור מסביבה מסורתית של משרדים פיזיים לסביבה וירטואלית, יש להכין תוכנית עסקית שתציג את היתרונות הפוטנציאליים הן לארגון והן לעובדיו", אמר אנדרו ווקר, מנהל מחקר ב-Gartner CIO Research Group. "במרבית הארגונים לא גובשה תוכנית רשמית לעבודה בסביבת משרד וירטואלי, והיא מתבצעת בצורה מאולתרת, ובעיקר על-פי שיקול דעתם של המנהלים. הסדרים בלתי רשמיים כאלה אינם מאפשרים למצות את היתרונות שיכול להעניק מעבר מתוכנן היטב, למשל ביחס לגיוס עובדים. תוכנית רשמית יותר יכולה להמחיש לעובדים חדשים שהחברה מוכנה להתחייב לאיזון ארוך טווח בין חיי העבודה לחיים האישיים - ולכך נודעת השפעה רבה על שביעות הרצון של העובדים ועל היכולת לשמרם".
כדי למסד את תהליך המעבר למשרד וירטואלי, יש לוודא בתוכנית העסקית שכל האפשרויות נלקחו בחשבון ושהמעבר נתמך היטב. יש לבטא את ההשלכות על התפוקה ואת החיסכון הצפוי בהוצאות. בביצוע יעיל יכולה העבודה הווירטואלית לשמש כמקור להגברת התפוקה, וגם בעלי המניות יכולים לצאת נשכרים מיתרונות אלה. כך ניתן לבצע יותר עבודה ולחסוך בהוצאות - למשל על תשתיות משרד.
להפעיל תוכנית ניסיונית
בסביבות שנמצאות בתקופה של מעבר, בהן התפיסה של העבודה הווירטואלית חדשה יחסית, אפשר להרגיע את החששות מפני אובדן שליטה באמצעות הפעלה של תוכנית ניסיונית. ניתן לשלב בתוכנית העסקית פרטים על האופן בו ייושם הניסוי על-מנת שהפעלתו תאושר ביחד עם התוכנית העסקית המלאה. במדיניות הרשמית לעבודה מרחוק יש להבהיר את הציפיות ביחס להתנהלות של העובדים מהבית ואת התמיכה שתוענק להם.
ניסוי מוצלח יכלול בדרך כלל את השלבים הבאים:
- שלב 1: יש לקבוע קריטריונים להצלחת הניסוי ולהחליט כיצד למדוד אותם, לדווח עליהם ולבדוק אותם
- שלב 2: יש לאתר סביבה תומכת, לא גדולה מדי, בה ניתן להתחיל בניסוי
- שלב 3: יש להקים ועדת היגוי שתכלול את מקבלי ההחלטות העיקריים ואת צוות הפרויקט כדי לתכנן את היישום
- שלב 4: יש לגייס מתנדבים שישתתפו בניסוי
- שלב 5: יש להסביר למתנדבים את הניסוי, תוך התמקדות בשינויים בתהליכים ובתפקידים
- שלב 6: תחילת הניסוי
"הניסוי יסייע להפחית את ההתנגדות למשרד הווירטואלי. אם התוצאות יהיו חיוביות, ולא יהיה צורך להרחיב את הניסוי כדי לספק הוכחות נוספות, הדבר עשוי להמחיש את היתרונות למתנגדים", אמר ווקר. "בתום הניסוי, ולאחר שהשלב הראשון של המעבר למשרד הווירטואלי יאושר, יובהר לכולם שהתפיסה של המשרד הווירטואלי אינה עומדת להיעלם. כך ניתן להחדיר את התפיסה של המשרד הווירטואלי אפילו בתנאים המאתגרים ביותר".